شکایت پورٹل

سسٹم اور سیکیورٹی

ہماری کمپنی کے ذریعہ استعمال کیا جانے والا شکایتی پلیٹ فارم MKM کمپلائنس GmbH کا وائٹ اسپرو سسٹم ہے۔ یہ سسٹم اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ جمع کرائی گئی رپورٹس کو خصوصی طور پر انکرپٹڈ شکل میں منتقل کیا جائے۔ ان پر انتہائی محفوظ ماحول میں کارروائی کی جاتی ہے اور – اگر رپورٹر کی طرف سے درخواست کی جائے تو – گمنام طور پر۔ اس کا مطلب یہ ہے کہ گمنام رپورٹس کے لیے، کوئی ای میل پتہ، ٹیلی فون نمبر، یا کوئی دوسرا تکنیکی ڈیٹا جو رپورٹر کی شناخت کر سکے جمع یا ذخیرہ نہیں کیا جاتا ہے۔ ٹرانسمیشن کے لیے درکار میٹا ڈیٹا کو بعد میں حذف کر دیا جاتا ہے۔ IT سسٹمز، سرورز، اور ڈیٹا سینٹرز DIN ISO 27001/2، ISO 22301، اور 27018 کے مطابق تصدیق شدہ ہیں، جرمنی میں واقع ہیں، اور ان کی دیکھ بھال خصوصی طور پر جرمن کمپنیاں کرتی ہیں۔ تمام ڈیٹا کی پروسیسنگ قدرتی طور پر جنرل ڈیٹا پروٹیکشن ریگولیشن (GDPR) کی تعمیل کرتی ہے۔ ڈیٹا کو ایک ڈیٹا بیس میں محفوظ کیا جاتا ہے جس تک صرف کمپنی کے نامزد کردہ افراد تک رسائی حاصل ہوتی ہے۔ وائٹ اسپیرو سسٹم کے ساتھ، دنیا بھر میں متعدد زبانوں میں رپورٹیں 24/7 آن لائن جمع کی جا سکتی ہیں۔

میں رپورٹ کیوں پیش کروں؟

انسانی حقوق کی خلاف ورزیوں اور ماحولیاتی ضوابط کی خلاف ورزیوں کی منظم طریقے سے نشاندہی، تفتیش اور ان کا ازالہ کیا جانا چاہیے۔ ایسی خلاف ورزیوں کی اطلاع دے کر، آپ کمپنی کو فوری اور مؤثر طریقے سے جواب دینے کے قابل بناتے ہیں۔ انسانی حقوق کا تحفظ، ماحولیاتی تحفظ، سالمیت اور تعمیل بنیادی کارپوریٹ اقدار ہیں جو نہ صرف پائیدار اقتصادی کامیابی بلکہ ٹیم کے ہر فرد کی فلاح و بہبود کو بھی متاثر کرتی ہیں۔ شکایت کے پلیٹ فارم کا استعمال کرتے ہوئے، کمپنیاں سپلائی چین ڈیو ڈیلیجنس ایکٹ کے تحت قانونی طور پر مطلوبہ فریم ورک کی تعمیل کرتی ہیں اور ایک رازدارانہ اور محفوظ ماحول تخلیق کرتی ہیں جو شکایت کنندگان کو نگرانی اور شفافیت فراہم کرتا ہے۔ شکایت کنندہ کو پلیٹ فارم کے ذریعے اٹھائے گئے اقدامات کے بارے میں مطلع کیا جاتا ہے اور وہ کمپنی کے ساتھ بات چیت کر سکتا ہے - یہاں تک کہ گمنام بھی۔

رپورٹ پیش کریں۔

اکثر پوچھے گئے سوالات

کون رپورٹ پیش کر سکتا ہے؟

کوئی بھی شخص یا تنظیم جو براہ راست متاثر ہو، براہ راست متاثرہ فرد یا گروہ کے مفادات کی نمائندگی کرتا ہو، یا کسی خطرے یا خلاف ورزی کا علم رکھتا ہو، شکایت درج کرا سکتا ہے۔ شکایت کنندہ کی حیثیت (شخص یا تنظیم) سے قطع نظر، یہ تمام گروہ قانون کے ذریعہ فراہم کردہ رازداری اور تحفظ کے حقدار ہیں۔

رپورٹ واقعی کتنی خفیہ ہے؟

کمپنیاں آپ کی شناخت اور رپورٹ کردہ خلاف ورزی کو رازداری کے ساتھ پیش کرنے کی پابند ہیں۔ اس معاملے کی چھان بین کے مقصد سے معلومات صرف لوگوں کے ایک چھوٹے گروپ کے ساتھ شیئر کی جائیں گی۔ آپ اپنی شناخت ظاہر کرنے یا گمنام رہنے کا انتخاب کر سکتے ہیں۔ قانونی صورت حال پر منحصر ہے، گمنام رپورٹس پر قانونی طور پر کارروائی کی ضرورت نہیں ہو سکتی۔ تاہم، سنجیدہ رپورٹس کو عام طور پر ہمیشہ دھیان میں رکھا جائے گا۔ چونکہ آپ جو معلومات ظاہر کرتے ہیں اس سے متاثرہ افراد کے لیے تحقیقات اور (ممکنہ طور پر مجرمانہ) نتائج ہو سکتے ہیں، اس لیے اطلاع دی گئی معلومات آپ کے علم کے مطابق درست ہونی چاہیے۔ جان بوجھ کر غلط معلومات فراہم کرنے یا جھوٹے الزامات لگانے کے شکایت کنندہ کے لیے قانونی نتائج ہو سکتے ہیں۔ اس صورت میں، آپ بطور شکایت کنندہ محفوظ نہیں ہیں۔ تاہم، اگر آپ اپنی معلومات اپنے بہترین علم اور یقین اور نیک نیتی کے ساتھ فراہم کرتے ہیں تو آپ کو کسی بھی قسم کے نتائج کا سامنا نہیں کرنا پڑے گا، چاہے وہ معلومات بعد میں غلط ثابت ہوں۔ رپورٹنگ کی آپ کی وجوہات غیر متعلقہ ہیں، بشرطیکہ وہ آپ کے جائزے میں سچائی پر ہوں۔ براہ کرم نوٹ کریں کہ شکایت کنندہ کے طور پر، اگر آپ قانونی طور پر رازداری کی پیشہ ورانہ ذمہ داری کے تابع ہیں، جیسا کہ ڈاکٹر یا ٹیکس مشیر ہونا، تو آپ کو کوئی بھی معلومات ظاہر کرنے سے منع کیا گیا ہے۔ مزید برآں، جو لوگ رپورٹ کے بارے میں جانتے ہیں، وہ کچھ خاص حالات میں، قانونی طور پر سرکاری اداروں کو اطلاع دی گئی معلومات کو مکمل طور پر ظاہر کرنے کے پابند ہو سکتے ہیں۔ یہ معاملہ ہو سکتا ہے، مثال کے طور پر، اگر کسی ٹپ سے متاثرہ علاقوں میں حکام کو شامل کرنے کے لیے قانونی تقاضے ہوں۔ اسی طرح، کمپنی قانون نافذ کرنے والے اداروں (مثلاً تلاش کے دوران) یا عدالت سے معلومات اور سیٹی بلور کی شناخت کو ظاہر کرنے پر مجبور ہو سکتی ہے۔

میں خلاف ورزی کی اطلاع کیسے دوں؟

اس بات کو یقینی بنانے کے لیے کہ آپ کی رپورٹ کا صحیح طریقے سے جائزہ لیا گیا ہے اور اس پر کارروائی کی گئی ہے، یہ ضروری ہے کہ آپ زیادہ سے زیادہ مخصوص معلومات فراہم کریں اور خلاف ورزی کو جتنی درست طریقے سے بیان کر سکیں بیان کریں۔ ایسا کرنے کے لیے، براہ کرم سوالات کا جواب دیں: کون؟ - کیا؟ - کہاں؟ - کیسے؟ - کب؟ - فوری حل کو یقینی بنانے کے لیے، اگر آپ فالو اپ سوالات کے لیے دستیاب ہوں تو یہ مددگار ثابت ہوگا۔ آپ شکایت کے نظام کے ذریعے، فون کے ذریعے، یا ای میل کے ذریعے ہم سے براہ راست رابطہ کر سکتے ہیں۔ ڈیجیٹل شکایتی نظام کے ذریعے بات چیت کرتے وقت، آپ گمنام رہتے ہیں۔ اپنی رپورٹ جمع کرانے کے بعد آپ خود ایک گمنام اکاؤنٹ بنائیں گے۔ آپ کی شکایت جمع کروانے کے بعد آپ کو خود بخود اس عمل میں رہنمائی ملے گی۔ اس کے بعد یہ اکاؤنٹ کمپنی کے ساتھ دو طرفہ مواصلت کی اجازت دے گا۔ براہ کرم یہ بھی نوٹ کریں کہ آپ کی رپورٹ کا جائزہ ان افراد کے ذریعے لیا جائے گا جن کو آپ کے مخصوص علاقے میں مہارت نہیں ہو سکتی۔ لہٰذا، براہ کرم کوشش کریں کہ صورتحال کو واضح اور معروضی طور پر بیان کریں۔ براہ کرم یہ بھی جان لیں کہ آپ کی رپورٹ کا جائزہ ایسے افراد کے ذریعے لیا جائے گا جن کے پاس آپ کے شعبے میں خصوصی معلومات نہیں ہیں۔ اگر آپ کے طریقہ کار یا وائٹ اسپرو شکایات کے نظام کے بارے میں مزید سوالات ہیں، تو آپ واقعہ@mkm-compliance.de پر White Sparrow ٹیم کو ای میل کر سکتے ہیں۔ ہمیں بلا معاوضہ اور رازداری کے ساتھ رپورٹنگ کے عمل کے بارے میں معلومات فراہم کرنے میں خوشی ہوگی۔

رپورٹ کا عمل کیسے کام کرتا ہے؟

1. مندرجہ ذیل صفحات پر، آپ سے کہا جائے گا کہ وہ خلاف ورزی کو زیادہ سے زیادہ تفصیل سے بیان کریں اور ایک فارم میں اہم معلومات فراہم کریں۔ آپ کا نام یا پوزیشن جیسی معلومات لازمی نہیں ہے۔ 2. اگر آپ اپنا نام اور رابطے کی معلومات فراہم کرتے ہیں، تو آپ کو مناسب وقت کے بعد کمپنی کی طرف سے جواب موصول ہوگا۔ 3. براہ کرم سمجھیں کہ آپ کی شکایت پر کارروائی کرنے میں اس کی پیچیدگی کے لحاظ سے وقت لگ سکتا ہے۔ ہم آپ کے خدشات کو سنجیدگی سے لیتے ہیں اور ان کا مکمل جائزہ لینا چاہتے ہیں۔ آپ سے فالو اپ سوالات کے ساتھ پہلے بھی رابطہ کیا جا سکتا ہے۔ آپ کو اپنی شناخت ظاہر کرنے کی ضرورت کے بغیر یہ سسٹم کے ذریعے آپ کو براہ راست بھیجا جا سکتا ہے۔ 4. آپ کی شکایت کا جائزہ اور کارروائی قانونی تقاضوں کے مطابق اور وفاقی دفتر برائے اقتصادی امور اور برآمدی کنٹرول (BAFA) کے رہنما خطوط اور ہدایات کو مدنظر رکھتے ہوئے کی جائے گی۔ رپورٹ کردہ مسئلے کی کمپنی کی طرف سے تحقیقات کی جائیں گی۔ 5. اگر شکایت درست پائی جاتی ہے، تو ثابت شدہ حقائق کی بنیاد پر ایک مجوزہ حل تیار کیا جائے گا۔ کمپنی ضروری اصلاحی اقدامات کی وضاحت کرے گی اور ان کے نفاذ کی سختی سے نگرانی کرے گی۔ شکایت کنندہ کو متعلقہ معلومات ملیں گی۔

کون سے حفاظتی معیارات پورے کیے جاتے ہیں؟

وائٹ اسپیرو شکایت کا نظام ایم کے ایم کمپلائنس جی ایم بی ایچ ایک آزاد پارٹنر کے طور پر فراہم کرتا ہے۔ رپورٹیں انتہائی محفوظ بینکنگ ماحول کے لیے تیار کردہ سافٹ ویئر کا استعمال کرتے ہوئے جمع کی جاتی ہیں اور جرمنی میں تکنیکی طور پر مضبوط ڈیٹا سینٹرز میں محفوظ کی جاتی ہیں، جو بیرون ملک سے ناقابل رسائی ہیں۔ رپورٹ کردہ معلومات کو صرف DIN ISO 27001/27002، ISO 22301 اور 27018، SOC 1، SOC 2، اور SOC 3 کے مطابق تصدیق شدہ ڈیٹا سینٹرز کے سرورز پر محفوظ کیا جاتا ہے۔ ان سرورز پر، ٹرانسمیشن کے لیے بالکل ضروری میٹا ڈیٹا، جیسے کہ IP پتوں کے بغیر مخصوص ڈیوائس کو حذف کیا جاتا ہے اور پھر نیٹ ورک کے ذریعے مختصر طور پر رسائی حاصل کی جاتی ہے۔ ایم کے ایم کمپلائنس کمپنیاں یا ملازمین۔ مزید برآں، سسٹم کو اس طرح ڈیزائن کیا گیا ہے کہ آئی پی ایڈریس کو پیش کردہ رپورٹ سے منسلک نہیں کیا جا سکتا۔ یہاں تک کہ اگر ڈیٹا تک رسائی حاصل کی جاتی ہے، تو اسے کسی مخصوص رپورٹ کے ساتھ منسلک کرنا ناممکن ہے۔ آپ فیصلہ کرتے ہیں کہ گمنام رہنا ہے یا ذاتی معلومات فراہم کرنا ہے۔ کسی بھی صورت میں، پیغام کے مواد کو محفوظ طریقے سے خفیہ کردہ منتقل کیا جاتا ہے۔

اور کون سے رپورٹنگ چینلز ہیں؟

شکایت کے نظام میں یہاں ٹیکسٹ فارم میں رپورٹ جمع کرائی جا سکتی ہے۔ اگر کمپنی نے اسے ترتیب دیا ہے تو، رپورٹیں ای میل یا وائس میل کے ذریعے ٹیلی فون کے وائس میل باکس میں بھی جمع کی جا سکتی ہیں۔ تفصیلات کے لیے براہ کرم کمپنی کی ویب سائٹ ملاحظہ کریں۔ تمام آنے والی رپورٹس کو اس ڈیجیٹل شکایات کے نظام میں داخل کیا جاتا ہے اور وہاں ایک محفوظ ماحول میں کارروائی کی جاتی ہے۔ اگر کمپنی رپورٹ پیش کرنے کے دوسرے طریقے پیش کرتی ہے، تو ہو سکتا ہے اس نے یہ معلومات خود شائع کی ہوں۔

LkSG کے لیے ڈیجیٹل شکایت کا نظام