Cyfrowy system reklamacji dla LkSG

Ten system skarg może być wykorzystywany do zgłaszania naruszeń praw człowieka i zagrożeń dla środowiska. Zgłoszenia dotyczące naruszeń praw człowieka i zagrożeń dla środowiska mają wysoki priorytet i umożliwiają osobom odpowiedzialnym szybką reakcję. Tylko w ten sposób można skorygować nadużycia i zapobiegać im w przyszłości. System skarg oferuje każdej osobie lub organizacji, która jest bezpośrednio dotknięta lub reprezentuje interesy bezpośrednio dotkniętej osoby lub grupy, lub posiada wiedzę o ryzyku lub naruszeniu, możliwość zgłaszania skarg lub naruszeń za pośrednictwem bezpiecznej platformy internetowej. Napływające zgłoszenia będą poważnie analizowane i odpowiednio rozpatrywane. Skarżącym (osobom lub organizacjom), którzy działają w dobrej wierze i starają się przyczynić do wyjaśnienia skarg lub naruszeń, prawo gwarantuje wysoki poziom ochrony i poufności. Skargi można również składać anonimowo. Komunikacja z firmą jest również gwarantowana dla anonimowych skarżących. Po przesłaniu zgłoszenia można utworzyć własny anonimowy dostęp do zgłoszenia z opcją komunikacji z firmą i wymiany informacji lub danych. Wszystkie skargi i zgłoszenia są przetwarzane w sposób neutralny, obiektywny, odpowiedni i zgodnie z zasadą domniemania niewinności.

Prześlij wiadomość Zaloguj się

system

Platformą reklamacyjną wykorzystywaną przez naszą firmę jest White Sparrow System firmy MKM Compliance GmbH. System zapewnia, że przesłane zgłoszenia są przesyłane wyłącznie w formie zaszyfrowanej. Są one przetwarzane w wysoce bezpiecznym środowisku i - na życzenie zgłaszającego - anonimowo. Oznacza to, że w przypadku zgłoszeń anonimowych nie jest rejestrowany i przechowywany żaden adres e-mail, numer telefonu ani inne dane techniczne, które mogłyby posłużyć do identyfikacji zgłaszającego. Metadane wymagane do transmisji są następnie usuwane. Systemy informatyczne, serwery i centra danych są certyfikowane zgodnie z normami DIN ISO 27001/2, ISO 22301 i 27018, znajdują się w Niemczech i są obsługiwane wyłącznie przez niemieckie firmy. Przetwarzanie wszystkich danych jest oczywiście zgodne z przepisami ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO). Dane są przechowywane w bazie danych, do której dostęp mają wyłącznie osoby wyznaczone przez firmę. Dzięki systemowi White Sparrow raporty można składać online w kilku językach przez całą dobę, siedem dni w tygodniu, w dowolnym miejscu na świecie.

Dlaczego należy złożyć zgłoszenie?

Naruszenia praw człowieka i przepisów dotyczących ochrony środowiska muszą być wykrywane, śledzone i naprawiane w ukierunkowany sposób. Zgłaszając takie naruszenia lub wykroczenia, umożliwiasz firmie szybkie i konkretne reagowanie na nie. Ochrona praw człowieka, ochrona środowiska, uczciwość i postępowanie zgodne z przepisami to podstawowe wartości firm, które mają wpływ nie tylko na zrównoważony sukces gospodarczy, ale także na dobre samopoczucie każdej osoby w zespole. Korzystając z platformy skargowej, firmy spełniają wymagane prawem warunki ramowe zgodnie z ustawą o należytej staranności w łańcuchu dostaw, a tym samym tworzą poufne i chronione środowisko, które zapewnia skarżącemu kontrolę i przejrzystość. Skarżący jest informowany o środkach podjętych za pośrednictwem platformy i może nawiązać dialog z firmą - w razie potrzeby anonimowo.

Prześlij wiadomość

Najczęściej zadawane pytania

Kto może dodać zgłoszenie-?

Skargę może złożyć każda osoba lub organizacja, która jest bezpośrednio dotknięta lub reprezentuje interesy osoby lub grupy bezpośrednio dotkniętej, lub posiada wiedzę o ryzyku lub naruszeniu. Niezależnie od pozycji skarżącego (osoby lub organizacji), wszystkie te grupy korzystają z poufności i ochrony zapewnianej przez prawo.

Jak bardzo poufne jest to przesłanie?

Firmy muszą traktować tożsamość użytkownika i zgłoszone wykroczenie jako poufne. Informacje będą udostępniane tylko niewielkiej grupie osób w celu wyjaśnienia faktów. Użytkownik może zdecydować, czy chce ujawnić swoją tożsamość, czy pozostać anonimowy. W zależności od sytuacji prawnej anonimowe zgłoszenia mogą nie być przetwarzane zgodnie z prawem. Poważne informacje będą jednak zawsze brane pod uwagę. Ponieważ ujawnione informacje mogą prowadzić do dochodzeń i (ewentualnie) konsekwencji karnych dla osób, których dotyczą, musisz być przekonany, że zgłaszane informacje są prawdziwe. Celowe podawanie nieprawdziwych faktów lub fałszywych podejrzeń może skutkować wszczęciem postępowania karnego wobec osoby składającej skargę. W takim przypadku osoba składająca skargę nie jest chroniona. Nie poniesiesz jednak żadnych konsekwencji, jeśli przekażesz informacje zgodnie ze swoją najlepszą wiedzą i przekonaniem oraz w dobrej wierze, nawet jeśli informacje te okażą się później fałszywe. Powody zgłoszenia są nieistotne, o ile uważasz, że są one zgodne z prawdą. Należy pamiętać, że jako skarżący nie możesz ujawniać żadnych informacji, jeśli sam podlegasz ustawowemu obowiązkowi zachowania poufności, np. jako lekarz lub doradca podatkowy. Ponadto osoby, które dowiedziały się o raporcie, mogą w pewnych okolicznościach być prawnie zobowiązane do ujawnienia wszystkich zgłoszonych informacji agencjom rządowym. Może tak być na przykład w przypadku, gdy istnieją prawne zobowiązania do zaangażowania władz w obszarach, których dotyczy raport. Spółka może również zostać zmuszona przez organy śledcze (np. w ramach przeszukania) lub sąd do ujawnienia informacji i tożsamości sygnalisty.

Jak zgłosić naruszenie?

Aby zgłoszenie zostało poprawnie sprawdzone i przetworzone, ważne jest, aby podać jak najwięcej szczegółowych informacji i jak najdokładniej opisać wykroczenie. Najlepszym sposobem na to jest udzielenie odpowiedzi na pytania „Kto”, „Co”, „Gdzie”, „Jak” i „Kiedy”. - Aby zapewnić szybkie wyjaśnienie faktów sprawy, pomocne byłoby, gdybyś był dostępny, aby odpowiedzieć na wszelkie pytania. Można to zrobić bezpośrednio za pośrednictwem systemu składania skarg, telefonicznie lub za pośrednictwem adresu e-mail. Komunikując się za pośrednictwem cyfrowego systemu składania skarg, zachowujesz anonimowość. W tym celu po przesłaniu zgłoszenia należy samodzielnie utworzyć anonimowe konto. Zostaniesz o tym automatycznie poinstruowany po złożeniu skargi. Dwukierunkowa komunikacja z firmą może odbywać się za pośrednictwem tego konta. Należy również pamiętać, że zgłoszenie zostanie zweryfikowane przez osoby, które mogą nie mieć wiedzy specjalistycznej w danej dziedzinie. Dlatego też należy starać się opisywać fakty w sposób jak najbardziej jasny i obiektywny. W przypadku dalszych pytań dotyczących procedury lub systemu składania skarg White Sparrow, można je kierować do zespołu White Sparrow na adres incident@mkm-compliance.de. Chętnie udzielimy niewiążących i poufnych informacji na temat procesu zgłaszania.

Jak działa powiadomienie?

1. Na następnych stronach zostaniesz najpierw poproszony o opisanie wykroczenia tak szczegółowo, jak to możliwe, oraz o podanie ważnych informacji. Informacje takie jak imię i nazwisko lub stanowisko nie są obowiązkowe. 2. Jeśli podasz swoje imię i nazwisko oraz opcję kontaktu, otrzymasz odpowiedź od firmy po upływie rozsądnego okresu czasu. 3. Prosimy o zrozumienie, że przetwarzanie może zająć trochę czasu w zależności od zakresu skargi. Traktujemy Twoje obawy poważnie i chcielibyśmy je zbadać z należytą starannością. Jednak zapytania mogą być również wysyłane z wyprzedzeniem. Można je kierować bezpośrednio do użytkownika za pośrednictwem systemu bez konieczności ujawniania jego tożsamości. 4. Skarga zostanie zbadana i rozpatrzona zgodnie z wymogami prawnymi oraz z uwzględnieniem wytycznych i instrukcji BAFA. Zgłoszone fakty zostaną zbadane przez firmę. 5. Jeśli skarga okaże się uzasadniona, na podstawie ustalonych faktów zostanie opracowane proponowane rozwiązanie. Spółka określi niezbędne środki zaradcze i będzie konsekwentnie śledzić ich wdrażanie. Skarżący zostanie odpowiednio poinformowany.

Jakie normy bezpieczeństwa są spełnione?

System reklamacji White Sparrow jest dostarczany przez MKM Compliance GmbH jako niezależnego partnera. Zgłoszenia są rejestrowane za pomocą oprogramowania opracowanego w wysoce bezpiecznym środowisku bankowym i przechowywane w wysoce bezpiecznych technicznie centrach danych w Niemczech bez dostępu z zagranicy. Zgłoszone informacje są przechowywane wyłącznie na serwerach w centrach danych certyfikowanych zgodnie z normami DIN ISO 27001/27002, ISO 22301 i 27018, SOC 1, SOC 2 i SOC 3. Metadane wymagane do transmisji, takie jak adresy IP lub specyfikacje sieci i urządzeń, są przechowywane na tych serwerach tylko przez krótki czas, a następnie usuwane bez dostępu do nich przez firmy lub pracowników MKM Compliance. Ponadto system jest skonfigurowany w taki sposób, że adres IP nie może być powiązany z przesłanym raportem. Oznacza to, że nawet w przypadku uzyskania dostępu do danych nie jest już możliwe powiązanie ich ze zgłoszeniem. Użytkownik decyduje, czy chce pozostać anonimowy, czy podać swoje dane osobowe. W każdym przypadku treść raportu jest bezpiecznie przesyłana w postaci zaszyfrowanej.

Jakie są pozostałe kanały sprawozdawcze?

Zgłoszenia można dokonać w formie tekstowej w systemie reklamacji. Jeśli firma tak skonfigurowała, zgłoszenia można również przesyłać pocztą elektroniczną lub głosowo za pośrednictwem skrzynki telefonicznej. W razie potrzeby należy odwiedzić stronę internetową danej spółki. Wszystkie przychodzące zgłoszenia są wprowadzane do tego cyfrowego systemu skarg i przetwarzane w chronionym środowisku. Jeśli dana spółka oferuje dalsze opcje składania zgłoszeń, może sama o tym poinformować.