Portal das queixas

Sistema & Segurança

A plataforma de reclamações utilizada pela nossa empresa é o sistema White Sparrow da MKM Compliance GmbH. O sistema garante que as denúncias apresentadas são transmitidas apenas de forma encriptada. São processadas num ambiente altamente seguro e - se solicitado pelo denunciante - de forma anónima. Isto significa que, no caso de denúncias anónimas, não é registado e armazenado qualquer endereço de correio eletrónico, número de telefone ou outros dados técnicos que possam ser utilizados para identificar o denunciante. Os metadados necessários para a transmissão são posteriormente eliminados. Os sistemas de TI, os servidores e os centros de dados estão certificados de acordo com as normas DIN ISO 27001/2, ISO 22301 e 27018, estão localizados na Alemanha e são mantidos exclusivamente por empresas alemãs. O tratamento de todos os dados está naturalmente em conformidade com as disposições do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD). Os dados são armazenados numa base de dados em que apenas as pessoas designadas pela empresa têm acesso aos dados. Com o sistema White Sparrow, os relatórios podem ser submetidos online em várias línguas, 24 horas por dia, sete dias por semana, em qualquer parte do mundo.

Porque devo fazer uma denúncia?

As violações dos direitos humanos e das normas de proteção do ambiente devem ser detectadas, acompanhadas e corrigidas de forma orientada. Ao comunicar tais violações ou infracções, permite que a empresa lhes dê uma resposta rápida e específica. A proteção dos direitos humanos, a proteção do ambiente, a integridade e o comportamento conforme são valores fundamentais das empresas que têm impacto não só no sucesso económico sustentável, mas também no bem-estar de cada indivíduo da equipa. Ao utilizar a plataforma de queixas, as empresas cumprem as condições de enquadramento legalmente exigidas, de acordo com a Lei da Diligência Devida da Cadeia de Abastecimento, criando assim um ambiente confidencial e protegido que garante ao queixoso controlo e transparência. O queixoso é informado sobre as medidas tomadas através da plataforma e pode entrar em diálogo com a empresa - anonimamente, se assim o desejar.

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Perguntas mais frequentes

Quem pode fazer uma denúncia?

Qualquer pessoa ou organização que seja diretamente afetada ou represente os interesses de uma pessoa ou grupo diretamente afetado, ou que tenha conhecimento de um risco ou violação, pode apresentar uma queixa. Independentemente da posição do queixoso (pessoa ou organização), todos estes grupos gozam da confidencialidade e da proteção previstas na lei.

Será que a denúncia é realmente confidencial?

As empresas devem tratar a sua identidade e a infração comunicada de forma confidencial. As informações só serão partilhadas com um pequeno grupo de pessoas com o objetivo de esclarecer os factos. Pode optar por revelar a sua identidade ou manter o anonimato. Dependendo da situação jurídica, as denúncias anónimas podem não ter de ser tratadas legalmente. No entanto, as informações graves serão sempre tidas em conta. Uma vez que as informações que divulga podem conduzir a investigações e a consequências (eventualmente penais) para as pessoas em causa, deve estar convicto de que as informações que comunica são verdadeiras. A declaração deliberada de factos falsos ou de falsas suspeitas pode dar origem a um processo penal contra o autor da denúncia. Neste caso, o queixoso não está protegido. No entanto, não sofrerá quaisquer consequências se fornecer as suas informações de acordo com os seus conhecimentos e convicções e de boa fé, mesmo que mais tarde se venha a verificar que as informações são falsas. As razões da sua denúncia são irrelevantes, desde que as considere verdadeiras. Note-se que, na qualidade de queixoso, não pode divulgar qualquer informação se estiver sujeito a uma obrigação legal de confidencialidade profissional, por exemplo, como médico ou contabilista. Além disso, em determinadas circunstâncias, as pessoas que tomam conhecimento do relatório podem ser legalmente obrigadas a divulgar todas as informações comunicadas às agências governamentais. Este pode ser o caso, por exemplo, se houver obrigações legais de envolver as autoridades nas áreas afectadas por uma denúncia. A empresa pode também ser forçada pelas autoridades de investigação (por exemplo, no âmbito de uma busca) ou por um tribunal a divulgar informações e a identidade do denunciante.

Como faço uma denúncia?

Para que um relatório seja verificado e processado corretamente, é importante que forneça o maior número possível de informações específicas e descreva a infração com a maior precisão possível. A melhor maneira de o fazer é responder às perguntas “Quem”, “O quê”, “Onde”, “Como” e “Quando”. - Para que os factos do caso sejam rapidamente esclarecidos, seria útil que estivesse disponível para responder a quaisquer perguntas. A resposta pode ser dada diretamente através do sistema de queixas, por telefone ou através de um endereço eletrónico. Ao comunicar através do sistema digital de queixas, mantém o anonimato. Para tal, deve criar uma conta anónima depois de apresentar a denúncia. Será automaticamente instruído para o fazer após a apresentação da queixa. A comunicação bidirecional com a empresa pode então ser feita através desta conta. Deve também ter em conta que a sua denúncia será analisada por pessoas que poderão não ter conhecimentos especializados na sua área. Por conseguinte, esforce-se por descrever os factos da forma mais clara e objetiva possível. Se tiver mais questões sobre o procedimento ou o sistema de queixas da White Sparrow, pode enviar um e-mail à equipa da White Sparrow para incident@mkm-compliance.de com as suas questões. Teremos todo o gosto em fornecer-lhe informações não vinculativas e confidenciais sobre o processo de denúncia.

Qual é o procedimento de uma denúncia?

1. Nas páginas seguintes, ser-lhe-á pedido que comece por descrever a infração o mais pormenorizadamente possível e que forneça informações importantes. Informações como o seu nome ou cargo não são obrigatórias. 2. Se fornecer o seu nome e uma opção de contacto, receberá uma resposta da empresa após um período de tempo razoável. 3. Tenha em atenção que o processamento pode demorar algum tempo, dependendo da extensão da queixa. Levamos a sua preocupação a sério e gostaríamos de a examinar com a devida diligência. No entanto, as questões também podem ser-lhe enviadas antecipadamente. Estas podem ser-lhe dirigidas diretamente através do sistema sem que seja necessário revelar a sua identidade. 4. A queixa será analisada e processada de acordo com os requisitos legais e tendo em conta as diretrizes e instruções da BAFA. Os factos comunicados serão examinados pela empresa. 5. Se a queixa se revelar justificada, será elaborada uma proposta de solução com base nos factos apurados. A empresa determinará as medidas corretivas necessárias e acompanhará sistematicamente a sua aplicação. O queixoso é informado em conformidade.

Que normas de segurança são cumpridas?

O sistema de queixas da White Sparrow é fornecido pela MKM Compliance GmbH na qualidade de parceiro independente. Os relatórios são registados com a ajuda de software desenvolvido num ambiente bancário altamente seguro e armazenados em centros de dados tecnicamente altamente seguros na Alemanha, sem acesso do estrangeiro. As informações comunicadas são armazenadas exclusivamente em servidores de centros de dados certificados em conformidade com as normas DIN ISO 27001/27002, ISO 22301 e 27018, SOC 1, SOC 2 e SOC 3. Os metadados necessários para a transmissão, como os endereços IP ou as especificações da rede e dos aparelhos, só são armazenados nestes servidores durante um curto período de tempo e depois são eliminados sem que as empresas ou os funcionários da MKM Compliance tenham acesso aos mesmos. Para além disso, o sistema está configurado de forma a que um endereço IP não possa ser associado a um relatório apresentado. Isto significa que, mesmo que os dados sejam acedidos, já não é possível associá-los a um relatório. O utilizador decide se pretende manter o anonimato ou fornecer dados pessoais. Em qualquer caso, o conteúdo do relatório é transmitido de forma segura e encriptada.

Que outros canais de denúncia existem?

As denúncias podem ser feitas em forma de texto aqui no sistema de reclamações. Se a empresa o tiver configurado, as denúncias também podem ser apresentadas por correio eletrónico ou por voz através de uma caixa postal telefónica. Se necessário, visite o sítio Web da empresa em causa. Todas as denúncias recebidas são introduzidas neste sistema digital de denúncias e aí processadas num ambiente protegido. Se a empresa em causa oferecer outras possibilidades de apresentação de denúncias, é possível que ela própria o tenha publicitado.

Sistema digital de reclamações para o LkSG