Sistema digital de reclamaciones para la LkSG

Este sistema de quejas puede utilizarse para denunciar violaciones o riesgos para los derechos humanos y el medio ambiente. Las denuncias de violaciones de los derechos humanos y riesgos para el medio ambiente tienen alta prioridad y permiten a los responsables responder con rapidez. Sólo así pueden corregirse y evitarse abusos en el futuro. El sistema de denuncias ofrece a cualquier persona u organización directamente afectada o que represente los intereses de una persona o grupo directamente afectado, o que tenga conocimiento de un riesgo o violación, la oportunidad de denunciar quejas o violaciones a través de una plataforma online segura. Las denuncias recibidas se examinarán seriamente y se tratarán en consecuencia. A los denunciantes (personas u organizaciones) que actúen de buena fe y traten de contribuir al esclarecimiento de las quejas o violaciones, la ley les garantiza un alto nivel de protección y confidencialidad. Las quejas también pueden presentarse de forma anónima. La comunicación con la empresa también está garantizada para los denunciantes anónimos. Después de presentar la denuncia, cree su propio acceso anónimo a la denuncia con la opción de comunicarse con la empresa e intercambiar información o datos. Todas las quejas y denuncias se tramitan de forma neutral, objetiva, adecuada y respetando la presunción de inocencia.Cumplir con las normas legales siempre es una prioridad para nuestra empresa. Asimismo, queremos asegurarnos de garantizar el cumplimiento en el futuro. Por lo tanto, es importante que se nos comuniquen las infracciones y la mala conducta. Es la única manera de que podamos corregir dichas infracciones y prevenirlas en el futuro. Para permitir la denuncia de las infracciones y la emisión de avisos, utilizamos un sistema de denuncia de irregularidades. Este sistema ofrece a nuestros empleados, proveedores y otros socios relacionados con la empresa, la oportunidad de denunciar infracciones a través de una plataforma digital segura. Las denuncias recibidas se comprueban en detalle y se procesan en consecuencia. Garantizamos la mayor protección posible para los denunciantes que actúan de buena fe, procuran promocionar un comportamiento correcto y contribuyen a aclarar la mala conducta. Sin embargo, se pueden presentar avisos de forma anónima. En cuanto a las personas acusadas, siempre se aplica la presunción de inocencia hasta que se pueda demostrar la infracción.

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Sistema y Seguridad

La plataforma de denuncias utilizada por nuestra empresa es el sistema White Sparrow de MKM Compliance GmbH. El sistema garantiza que las denuncias presentadas sólo se transmitan de forma encriptada. Se procesan en un entorno altamente seguro y -si así lo solicita el denunciante- de forma anónima. Esto significa que, en el caso de las denuncias anónimas, no se registra ni almacena ninguna dirección de correo electrónico, número de teléfono u otros datos técnicos que puedan utilizarse para identificar al denunciante. Los metadatos necesarios para la transmisión se eliminan posteriormente. Los sistemas informáticos, servidores y centros de datos están certificados conforme a las normas DIN ISO 27001/2, ISO 22301 y 27018, están situados en Alemania y su mantenimiento corre a cargo exclusivamente de empresas alemanas. El tratamiento de todos los datos cumple naturalmente las disposiciones del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Los datos se almacenan en una base de datos a la que solo tienen acceso las personas designadas por la empresa. Con el sistema White Sparrow, los informes pueden presentarse en línea en varios idiomas las veinticuatro horas del día, los siete días de la semana, en cualquier lugar del mundo.

¿Por qué debería presentar una denuncia?

Las violaciones de los derechos humanos y las infracciones de la normativa de protección del medio ambiente deben detectarse, rastrearse y remediarse de forma específica. Al denunciar tales violaciones o infracciones, usted permite a la empresa responder a ellas con prontitud y de forma específica. La protección de los derechos humanos, la protección del medio ambiente, la integridad y el comportamiento conforme son valores fundamentales de las empresas que no sólo repercuten en el éxito económico sostenible, sino también en el bienestar de cada persona del equipo. Al utilizar la plataforma de denuncias, las empresas cumplen las condiciones marco exigidas legalmente de conformidad con la Ley de Diligencia Debida en la Cadena de Suministro y crean así un entorno confidencial y protegido que proporciona al denunciante control y transparencia. El denunciante es informado de las medidas adoptadas a través de la plataforma y puede entablar un diálogo con la empresa, de forma anónima si lo desea.

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FAQs ( Preguntas frecuentes)

¿Quién puede presentar una denuncia?

Cualquier persona u organización directamente afectada o que represente los intereses de una persona o grupo directamente afectado, o que tenga conocimiento de un riesgo o violación, puede presentar una denuncia. Independientemente de la posición del denunciante (persona u organización), todos estos colectivos gozan de la confidencialidad y protección que otorga la ley.

¿Mi denuncia realmente es confidencial?

Las empresas deben tratar confidencialmente su identidad y la infracción denunciada. La información sólo se compartirá con un grupo reducido de personas con el fin de esclarecer los hechos. Puede elegir entre revelar su identidad o permanecer en el anonimato. Dependiendo de la situación legal, puede que las denuncias anónimas no tengan que tramitarse legalmente. Sin embargo, por lo general siempre se tendrán en cuenta las informaciones graves. Dado que la información que reveles puede dar lugar a investigaciones y consecuencias (posiblemente penales) para las personas afectadas, debes estar convencido de que la información que comunicas es cierta. Declarar deliberadamente hechos falsos o sospechas falsas puede dar lugar a acciones penales para el denunciante. En este caso, usted como denunciante no está protegido. Sin embargo, no se enfrentará a ninguna consecuencia si facilita su información según su leal saber y entender y de buena fe, incluso si la información resulta ser falsa posteriormente. Los motivos de su denuncia son irrelevantes siempre que los considere veraces. Tenga en cuenta que, como denunciante, no puede revelar ninguna información si usted mismo está sujeto a un deber legal de confidencialidad profesional, por ejemplo, como médico o asesor fiscal. Además, en determinadas circunstancias, quienes tengan conocimiento del informe pueden estar legalmente obligados a revelar íntegramente la información denunciada a los organismos gubernamentales. Este puede ser el caso, por ejemplo, si existe la obligación legal de implicar a las autoridades en las zonas afectadas por un informe. La empresa también puede verse obligada por las autoridades investigadoras (por ejemplo, en el marco de un registro) o por un tribunal a revelar la información y la identidad del denunciante.

¿Cómo presento una denuncia?

Para que una denuncia se compruebe y tramite correctamente, es importante que facilite la mayor cantidad posible de información específica y describa la infracción con la mayor precisión posible. La mejor manera de hacerlo es responder a las preguntas «Quién», «Qué», «Dónde», «Cómo» y «Cuándo». - Para que los hechos del caso se aclaren rápidamente, sería útil que estuviera disponible para responder a cualquier pregunta. Puede hacerlo directamente a través del sistema de reclamaciones, por teléfono o por correo electrónico. Cuando se comunique a través del sistema digital de reclamaciones, permanecerá en el anonimato. Para ello, cree usted mismo una cuenta anónima después de enviar la denuncia. Se le indicará automáticamente que lo haga después de presentar la denuncia. La comunicación bidireccional con la empresa puede tener lugar a través de esta cuenta. También debe tener en cuenta que su denuncia será revisada por personas que pueden no tener experiencia en su área. Por lo tanto, procure describir los hechos de la forma más clara y objetiva posible. Si tiene más preguntas sobre el procedimiento o el sistema de quejas de White Sparrow, puede enviar un correo electrónico al equipo de White Sparrow a incident@mkm-compliance.de con sus preguntas. Estaremos encantados de facilitarle información no vinculante y confidencial sobre el proceso de denuncia.

¿Cómo funciona el proceso de la denuncia?

1. En las páginas siguientes se le pedirá en primer lugar que describa el delito con el mayor detalle posible y que facilite información importante. Datos como su nombre o cargo no son obligatorios. 2. Si facilita su nombre y una opción de contacto, recibirá una respuesta de la empresa transcurrido un plazo razonable. 3. Por favor, comprenda que la tramitación puede llevar algún tiempo dependiendo del alcance de la queja. Nos tomamos muy en serio su preocupación y nos gustaría examinarla con la debida diligencia. No obstante, también podemos enviarle consultas por adelantado. Estas pueden dirigirse directamente a usted a través del sistema sin tener que revelar su identidad. 4. La reclamación se examinará y tramitará conforme a los requisitos legales y teniendo en cuenta las directrices e instrucciones de la BAFA. Los hechos denunciados serán examinados por la empresa. 5. Si la reclamación resulta justificada, se elaborará una propuesta de solución sobre la base de los hechos constatados. La empresa determinará las medidas correctoras necesarias y hará un seguimiento coherente de su aplicación. Se informará de ello al denunciante.

¿Qué normas de seguridad se cumplen?

El sistema de denuncias White Sparrow es suministrado por MKM Compliance GmbH como socio independiente. Las denuncias se registran con ayuda de un software desarrollado en un entorno bancario de alta seguridad y se almacenan en centros de datos de alta seguridad técnica en Alemania sin acceso desde el extranjero. La información comunicada se almacena exclusivamente en servidores de centros de datos certificados conforme a las normas DIN ISO 27001/27002, ISO 22301 y 27018, SOC 1, SOC 2 y SOC 3. Los metadatos necesarios para la transmisión, como direcciones IP o especificaciones de redes y dispositivos, sólo se almacenan en estos servidores durante un breve periodo de tiempo y después se eliminan sin que las empresas o empleados de MKM Compliance tengan acceso a ellos. Además, el sistema está configurado de tal manera que una dirección IP no puede vincularse a un informe enviado. Esto significa que aunque se acceda a los datos, ya no es posible vincularlos a un informe. Usted decide si desea permanecer en el anonimato o proporcionar datos personales. En cualquier caso, el contenido del informe se transmite de forma encriptada y segura.

¿Qué otros canales de denuncia hay?

Aquí, en el sistema de reclamaciones, se puede presentar una denuncia en forma de texto. Si la empresa lo ha establecido, las denuncias también pueden presentarse por correo electrónico o de viva voz a través de un buzón telefónico. En caso necesario, visite el sitio web de la empresa en cuestión. Todas las denuncias recibidas se introducen en este sistema digital de denuncias y se procesan allí en un entorno protegido. Si la empresa en cuestión ofrece otras opciones para presentar una denuncia, es posible que ella misma lo haya hecho público.