Système de plainte numérique concernant la LkSG

Ce système de plaintes permet de signaler les risques ou les violations des droits de l'homme et de l'environnement. Les informations sur les violations des droits de l'homme et les risques pour l'environnement ont une priorité élevée et permettent aux responsables de réagir rapidement. C'est la seule façon de corriger les abus et de les empêcher à l'avenir. Le système de plaintes offre à toute personne ou organisation directement concernée ou représentant les intérêts d'une personne ou d'un groupe directement concerné, ou ayant connaissance d'un risque ou d'une violation, la possibilité de signaler des abus ou des violations via une plateforme en ligne sécurisée. Les signalements reçus seront examinés sérieusement et traités en conséquence. Pour les plaignants (personnes ou organisations) qui agissent de bonne foi et tentent de contribuer à la résolution de dysfonctionnements ou de violations, la loi garantit un niveau élevé de protection et de confidentialité. Les plaintes peuvent également être déposées de manière anonyme. Une communication avec l'entreprise est également assurée pour les plaignants anonymes. Créez pour cela, après avoir déposé votre rapport, votre propre accès anonyme au rapport avec la possibilité de communiquer avec l'entreprise et d'échanger des informations ou des données. Toutes les plaintes ou signalements sont traités de manière neutre, objective, appropriée et dans le respect de la présomption d'innocence.

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Système et sécurité

La plateforme de plaintes utilisée par notre entreprise est le système White Sparrow de MKM Compliance GmbH. Le système garantit que les notifications déposées sont transportées exclusivement sous forme cryptée. Ils sont traités dans un environnement hautement sécurisé et - si lauteur du signalement le souhaite - de manière anonyme. Cela signifie quaucune adresse e-mail, numéro de téléphone ou autre donnée technique permettant didentifier lauteur du signalement nest saisie et enregistrée pour les signalements anonymes. Les métadonnées nécessaires à la transmission sont supprimées ultérieurement. Les systèmes informatiques, les serveurs et les centres de calcul sont certifiés selon les normes DIN ISO 27001/2, ISO 22301 et 27018, se trouvent en Allemagne et sont entretenus exclusivement par des entreprises allemandes. Le traitement de toutes les données est bien entendu conforme aux dispositions du règlement général sur la protection des données (RGPD). Les données sont stockées dans une base de données dans laquelle seules les personnes désignées par lentreprise ont accès aux données. Le système White Sparrow permet deffectuer des déclarations en ligne 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, dans le monde entier et en plusieurs esues.

Pourquoi dois-je déposer une plainte?

Les violations des droits de lhomme et de la protection de lenvironnement doivent être détectées, poursuivies et corrigées de manière ciblée. En signalant ces violations, vous permettez à lentreprise de réagir rapidement et concrètement. La protection des droits de lhomme, la protection de lenvironnement, lintégrité et le respect des règles sont des valeurs fondamentales des entreprises qui ont un impact non seulement sur le succès économique durable, mais aussi sur le bien-être de chaque membre de léquipe. En utilisant la plate-forme de réclamation, les entreprises se conforment aux conditions générales exigées par la loi sur le devoir de vigilance de la chaîne dapprovisionnement et créent ainsi un environnement confidentiel et protégé qui garantit au plaignant contrôle et transparence. Le plaignant est informé via la plateforme des mesures prises et peut - même de manière anonyme - échanger avec lentreprise.

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Foire aux questions

Qui peut déposer une plainte?

Toute personne ou organisation directement concernée ou représentant les intérêts d'une personne ou d'un groupe directement concerné, ou ayant connaissance d'un risque ou d'une violation, peut déposer une plainte. Quel que soit le statut du plaignant (personne ou organisation), tous ces groupes bénéficient de la confidentialité et de la protection accordées par la loi.

Ma plainte est-elle vraiment confidentielle ?

Les entreprises doivent préserver la confidentialité de votre identité et de linfraction signalée. Les informations ne sont partagées quavec un petit groupe de personnes dans le but de clarifier les faits. Vous pouvez choisir de révéler votre identité ou de rester anonyme. Selon la situation juridique, il se peut que les dénonciations anonymes ne doivent pas être traitées sur le plan juridique. Cependant, les informations sérieuses seront généralement toujours prises en compte. Étant donné que les informations que vous révélez peuvent donner lieu à des enquêtes et à des conséquences (pénales le cas échéant) pour les personnes concernées, vous devez être convaincu que les informations signalées sont vraies. La déclaration délibérée de faits erronés ou de faux soupçons peut entraîner des conséquences pénales pour le plaignant. Dans ce cas, vous nêtes pas protégé en tant que plaignant. Vous ne risquez toutefois aucune conséquence si vous faites vos déclarations en toute conscience et en toute bonne foi, même si les informations se révèlent fausses par la suite. Vos motivations ne sont pas importantes, tant que vous estimez quelles sont véridiques. Veuillez noter quen tant que plaignant, vous nêtes pas autorisé à divulguer des informations si vous êtes vous-même soumis à une obligation de secret professionnel imposée par la loi, par exemple en tant que médecin ou conseiller fiscal. En outre, dans certaines circonstances, les personnes qui ont connaissance dun signalement peuvent être légalement tenues de transmettre lintégralité des informations signalées aux autorités publiques. Cela peut être le cas, par exemple, lorsquil existe des contraintes légales à lintervention des autorités dans les domaines concernés par un signalement. De même, lentreprise peut être contrainte par les autorités denquête (par exemple dans le cadre dune perquisition) ou par un tribunal de divulguer des informations et lidentité du lanceur dalerte.

Comment déposer une réclamation ?

Pour qu'une notification puisse être correctement examinée et traitée, il est important que vous fournissiez des informations aussi concrètes que possible et que vous décriviez l'infraction de manière aussi précise que possible. Pour ce faire, nous vous conseillons de répondre aux questions « qui », « quoi », « où », « comment » et « quand ». - Afin de garantir une clarification rapide des faits, il serait utile que vous soyez disponible pour répondre aux questions. C'est à vous de décider si vous souhaitez utiliser le système de réclamation directement, par téléphone ou via une adresse e-mail. Si vous communiquez via le système de plainte numérique, vous restez anonyme. Pour ce faire, vous créez vous-même un compte anonyme après avoir déposé votre plainte. Vous serez automatiquement guidé dans cette démarche après avoir déposé votre plainte. Ce compte permet ensuite d'établir une communication bidirectionnelle avec l'entreprise. En outre, vous devez savoir que votre rapport sera examiné par des personnes qui ne sont peut-être pas spécialisées dans votre domaine. Veuillez donc vous efforcer de décrire les faits de la manière la plus claire et la plus objective possible. Si vous avez d'autres questions sur la procédure ou sur le système de plaintes de White Sparrow, vous pouvez envoyer un e-mail à l'équipe de White Sparrow à l'adresse incident@mkm-compliance.de avec vos questions. Nous vous informerons volontiers, sans engagement et en toute confidentialité, sur la procédure de signalement.

Comment fonctionne la procédure de réclamation?

1) Dans les pages suivantes, un formulaire vous demandera tout dabord de décrire linfraction de manière aussi détaillée que possible et de fournir des informations importantes. Des informations telles que votre nom ou votre fonction ne sont pas obligatoires. 2) Si vous indiquez votre nom et un moyen de contact, vous recevrez une réponse de lentreprise après un délai raisonnable. 3) Nous vous prions de bien vouloir comprendre que le traitement de la plainte peut prendre du temps en fonction de son ampleur. Nous prenons votre demande au sérieux et souhaitons lexaminer avec le soin qui simpose. Il est toutefois possible de vous adresser des questions avant cela. Celles-ci peuvent vous être adressées directement par le biais du système, sans quil soit nécessaire de révéler votre identité. 4) Lexamen et le traitement de la plainte sont effectués conformément aux dispositions légales et en tenant compte des instructions et des conseils du BAFA. Les faits signalés sont examinés par lentreprise. 5) Si la plainte savère fondée, une proposition de solution est élaborée sur la base des faits établis. Lentreprise définit les mesures correctives nécessaires et assure le suivi de leur mise en œuvre. Le plaignant reçoit des informations à ce sujet.

Quelles sont les normes de sécurité respectées ?

Le système de plaintes White Sparrow est mis à disposition par MKM Compliance GmbH en tant que partenaire indépendant. Les signalements sont enregistrés à laide dun logiciel développé dans un environnement bancaire hautement sécurisé et stockés dans des centres de données techniquement très sécurisés en Allemagne, sans accès depuis létranger. Les informations déclarées sont exclusivement stockées sur des serveurs situés dans des centres informatiques certifiés DIN ISO 27001/27002, ISO 22301 et 27018, SOC 1, SOC 2 et SOC 3. Sur ces serveurs, les métadonnées absolument nécessaires à la transmission, telles que les adresses IP ou les spécifications du réseau et des appareils, ne sont stockées que pour une courte durée, puis effacées sans que les entreprises ou les collaborateurs de MKM Compliance ny aient accès. En outre, le système est conçu de manière à ce quune adresse IP ne puisse pas être associée à une déclaration soumise. Ainsi, même un accès aux données a pour conséquence quune attribution à un avis nest plus possible. Vous décidez vous-même si vous souhaitez rester anonyme ou fournir des informations sur votre personne. Dans tous les cas, les contenus des avis sont transmis de manière sécurisée et cryptée.

Quels sont les autres canaux de réclamation ?

Un rapport peut être envoyé sous forme de texte ici dans le système de plaintes. Si l'entreprise l'a mis en place, les signalements peuvent également être effectués par e-mail ou par téléphone via une boîte vocale. Le cas échéant, consultez le site Internet de l'entreprise concernée. Tous les messages reçus sont intégrés dans ce système de plainte numérique et y sont traités dans un environnement protégé. Si l'entreprise concernée offre d'autres possibilités de déposer une plainte, il se peut qu'elle l'ait elle-même publiée.