Sistema di reclami digitali per la LkSG

Questo sistema di reclami può essere utilizzato per segnalare rischi o violazioni dei diritti umani e dell'ambiente. Le segnalazioni di violazioni dei diritti umani e di rischi per l'ambiente hanno un'alta priorità e consentono ai responsabili di rispondere rapidamente. Solo in questo modo è possibile correggere e prevenire gli abusi in futuro. Il sistema di reclami offre a qualsiasi persona o organizzazione che sia direttamente interessata o che rappresenti gli interessi di una persona o di un gruppo direttamente interessato, o che sia a conoscenza di un rischio o di una violazione, l'opportunità di segnalare lamentele o violazioni attraverso una piattaforma online sicura. Le segnalazioni in arrivo saranno esaminate seriamente e trattate di conseguenza. Ai denuncianti (persone o organizzazioni) che agiscono in buona fede e cercano di contribuire al chiarimento di lamentele o violazioni, la legge garantisce un elevato livello di protezione e riservatezza. I reclami possono essere presentati anche in forma anonima. La comunicazione con l'azienda è garantita anche per i denuncianti anonimi. Dopo aver inviato la segnalazione, è possibile creare un proprio accesso anonimo alla segnalazione con la possibilità di comunicare con l'azienda e scambiare informazioni o dati. Tutti i reclami e le segnalazioni sono trattati in modo neutrale, obiettivo, appropriato e nel rispetto della presunzione di innocenza.

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Sistema e sicurezza

La piattaforma per i reclami utilizzata dalla nostra azienda è il sistema White Sparrow di MKM Compliance GmbH. Il sistema garantisce che le segnalazioni inviate siano trasmesse solo in forma criptata. Vengono elaborate in un ambiente altamente sicuro e, se richiesto dal segnalante, in forma anonima. Ciò significa che, nel caso di segnalazioni anonime, non vengono registrati e memorizzati indirizzo e-mail, numero di telefono o altri dati tecnici che potrebbero essere utilizzati per identificare il segnalante. I metadati necessari per la trasmissione vengono successivamente cancellati. I sistemi informatici, i server e i centri dati sono certificati secondo le norme DIN ISO 27001/2, ISO 22301 e 27018, si trovano in Germania e sono gestiti esclusivamente da aziende tedesche. Il trattamento di tutti i dati è naturalmente conforme alle disposizioni del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR). I dati sono archiviati in un database al quale hanno accesso solo le persone designate dallazienda. Con il sistema White Sparrow, le segnalazioni possono essere inviate online in diverse lingue 24 ore su 24, sette giorni su sette, ovunque nel mondo.

Perché dovrei inviare una segnalazione?

Le violazioni dei diritti umani e delle norme di tutela ambientale devono essere individuate, monitorate e sanate in modo mirato. Segnalando tali violazioni o infrazioni, consentite allazienda di reagire in modo tempestivo e mirato. La tutela dei diritti umani, la protezione dellambiente, lintegrità e il comportamento conforme sono valori fondamentali delle aziende che hanno un impatto non solo sul successo economico sostenibile, ma anche sul benessere di ogni individuo del team. Utilizzando la piattaforma per i reclami, le aziende soddisfano le condizioni quadro richieste dalla legge in conformità con la legge sulla due diligence della catena di fornitura, creando così un ambiente riservato e protetto che garantisce al denunciante controllo e trasparenza. Il reclamante viene informato delle misure adottate tramite la piattaforma e può entrare in dialogo con lazienda, se lo desidera in forma anonima.

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Domande frequenti

Chi può inviare una segnalazione?

Ogni persona o organizzazione che abbia un interesse diretto o che rappresenti gli interessi di una persona o di un gruppo direttamente interessato, o che sia a conoscenza di un rischio o di una violazione, può presentare un reclamo. Indipendentemente dalla posizione del denunciante (persona o organizzazione), tutti questi gruppi godono della riservatezza e della protezione previste dalla legge.

Quanto è davvero confidenziale la segnalazione?

Le società devono trattare la vostra identità e il reato segnalato in modo confidenziale. Le informazioni saranno condivise solo con un gruppo ristretto di persone allo scopo di chiarire i fatti. Potete scegliere se rivelare la vostra identità o rimanere anonimi. A seconda della situazione legale, le segnalazioni anonime potrebbero non essere trattate legalmente. Tuttavia, le informazioni serie saranno sempre prese in considerazione. Poiché le informazioni divulgate possono portare a indagini e conseguenze (eventualmente penali) per le persone interessate, dovete essere convinti che le informazioni che segnalate siano vere. Lindicazione deliberata di fatti o sospetti falsi può comportare unazione penale per il denunciante. In questo caso, il denunciante non è tutelato. Tuttavia, non subirete alcuna conseguenza se fornirete le informazioni al meglio delle vostre conoscenze e convinzioni e in buona fede, anche se le informazioni si riveleranno poi false. Le ragioni della vostra segnalazione sono irrilevanti, purché le riteniate veritiere. Si noti che, in qualità di denunciante, non è possibile divulgare alcuna informazione se si è soggetti a un obbligo di riservatezza professionale, ad esempio in qualità di medico o di consulente fiscale. Inoltre, coloro che vengono a conoscenza della segnalazione possono, in determinate circostanze, essere obbligati per legge a divulgare tutte le informazioni riportate alle agenzie governative. Ciò può accadere, ad esempio, se vi sono obblighi legali di coinvolgimento delle autorità nelle aree interessate da una segnalazione. Lazienda può anche essere costretta dalle autorità investigative (ad esempio, nellambito di una perquisizione) o da un tribunale a divulgare le informazioni e lidentità dellinformatore.

Come faccio a segnalare una violazione?

Affinché la denuncia venga controllata ed elaborata correttamente, è importante fornire il maggior numero possibile di informazioni specifiche e descrivere il reato nel modo più preciso possibile. Il modo migliore per farlo è rispondere alle domande “Chi”, “Cosa”, “Dove”, “Come” e “Quando”. - Per garantire che i fatti del caso vengano chiariti rapidamente, sarebbe utile che foste disponibili a rispondere a qualsiasi domanda. Potete scegliere se comunicare direttamente tramite il sistema di reclami, per telefono o tramite un indirizzo e-mail. Quando si comunica tramite il sistema di reclamo digitale, si mantiene l'anonimato. A tal fine, dopo aver inviato la segnalazione, dovrete creare un account anonimo. L'utente riceverà automaticamente un'istruzione in tal senso dopo aver presentato il reclamo. Attraverso questo account è possibile comunicare con l'azienda in modo bidirezionale. Dovete anche sapere che la vostra segnalazione sarà esaminata da persone che potrebbero non avere alcuna competenza nel vostro settore. Pertanto, cercate di descrivere i fatti nel modo più chiaro e obiettivo possibile. Se avete ulteriori domande sulla procedura o sul sistema di reclami White Sparrow, potete inviare un'e-mail al team White Sparrow all'indirizzo incident@mkm-compliance.de. Saremo lieti di fornirvi informazioni non vincolanti e riservate sul processo di segnalazione.

Come si svolge il processo di segnalazione?

1. Nelle pagine seguenti vi verrà chiesto di descrivere il reato nel modo più dettagliato possibile e di fornire informazioni importanti. Informazioni come il vostro nome o la vostra posizione non sono obbligatorie. 2. se fornite il vostro nome e unopzione di contatto, riceverete una risposta dallazienda dopo un periodo di tempo ragionevole. 3. si prega di comprendere che lelaborazione potrebbe richiedere del tempo a seconda dellentità del reclamo. Prendiamo sul serio la vostra preoccupazione e desideriamo esaminarla con la dovuta attenzione. Tuttavia, le richieste possono essere inviate anche in anticipo. Queste possono essere indirizzate direttamente a voi tramite il sistema senza dover rivelare la vostra identità. 4. Il reclamo sarà esaminato ed elaborato in conformità con i requisiti legali e tenendo conto delle linee guida e delle istruzioni BAFA. I fatti segnalati saranno esaminati dallazienda. 5. Se il reclamo risulta giustificato, verrà elaborata una proposta di soluzione sulla base dei fatti accertati. Lazienda stabilirà le misure correttive necessarie e ne seguirà coerentemente lattuazione. Il reclamante viene informato di conseguenza.

Quali standard di sicurezza sono soddisfatti?

Il sistema di reclami White Sparrow è fornito da MKM Compliance GmbH come partner indipendente. Le segnalazioni vengono registrate con lausilio di un software sviluppato in un ambiente bancario altamente sicuro e conservate in centri dati tecnicamente molto sicuri in Germania, senza accesso dallestero. Le informazioni riportate sono archiviate esclusivamente su server in centri dati certificati secondo le norme DIN ISO 27001/27002, ISO 22301 e 27018, SOC 1, SOC 2 e SOC 3. I metadati necessari per la trasmissione, come gli indirizzi IP o le specifiche di rete e dei dispositivi, vengono memorizzati su questi server solo per un breve periodo di tempo e poi cancellati senza che le società o i dipendenti di MKM Compliance possano accedervi. Inoltre, il sistema è impostato in modo tale che un indirizzo IP non possa essere collegato a una segnalazione inviata. Ciò significa che anche se i dati vengono consultati, non è più possibile collegarli a una segnalazione. Siete voi a decidere se volete rimanere anonimi o fornire i vostri dati personali. In ogni caso, il contenuto della segnalazione viene trasmesso in modo sicuro e criptato.

Quali altri canali di segnalazione ci sono?

La segnalazione può essere fatta in forma di testo qui nel sistema di reclami. Se l'azienda lo ha predisposto, le segnalazioni possono essere inviate anche via e-mail o a voce tramite una casella telefonica. Se necessario, visitate il sito web dell'azienda interessata. Tutte le segnalazioni in arrivo vengono inserite in questo sistema digitale di reclami ed elaborate in un ambiente protetto. Se l'azienda in questione offre altre opzioni per l'invio di una segnalazione, potrebbe averne dato pubblicità.