Digitaal klachtensysteem voor de LkSG

Dit klachtensysteem kan worden gebruikt om risico's of schendingen van mensenrechten en het milieu te melden. Meldingen over schendingen van mensenrechten en risico's voor het milieu hebben een hoge prioriteit en stellen de verantwoordelijken in staat om snel te reageren. Alleen op deze manier kunnen misstanden worden gecorrigeerd en in de toekomst worden voorkomen. Het klachtensysteem biedt elke persoon of organisatie die direct is getroffen of de belangen van een direct getroffen persoon of groep vertegenwoordigt, of die kennis heeft van een risico of schending, de mogelijkheid om grieven of schendingen te melden via een beveiligd online platform. Binnenkomende meldingen worden serieus onderzocht en dienovereenkomstig behandeld. Voor klagers (personen of organisaties) die te goeder trouw handelen en proberen bij te dragen aan het ophelderen van grieven of schendingen, garandeert de wet een hoog niveau van bescherming en vertrouwelijkheid. Klachten kunnen ook anoniem worden ingediend. Communicatie met het bedrijf is ook gegarandeerd voor anonieme klagers. Na het indienen van de melding kun je een eigen anonieme toegang tot de melding creëren met de mogelijkheid om met het bedrijf te communiceren en informatie of gegevens uit te wisselen. Alle klachten en meldingen worden neutraal, objectief, gepast en in overeenstemming met het vermoeden van onschuld behandeld.

Bericht verzenden Log in

Het Systeem

Het klachtenplatform dat door ons bedrijf wordt gebruikt is het White Sparrow-systeem van MKM Compliance GmbH. Het systeem zorgt ervoor dat ingediende meldingen alleen gecodeerd worden verzonden. Ze worden verwerkt in een zeer veilige omgeving en - op verzoek van de melder - anoniem. Dit betekent dat bij anonieme meldingen geen e-mailadres, telefoonnummer of andere technische gegevens waarmee de melder kan worden geïdentificeerd, worden geregistreerd en opgeslagen. De metadata die nodig zijn voor de transmissie worden vervolgens gewist. De IT-systemen, servers en datacenters zijn gecertificeerd volgens DIN ISO 27001/2, ISO 22301 en 27018, bevinden zich in Duitsland en worden uitsluitend onderhouden door Duitse bedrijven. De verwerking van alle gegevens voldoet uiteraard aan de bepalingen van de General Data Protection Regulation (GDPR). De gegevens worden opgeslagen in een database waarin alleen de door het bedrijf aangewezen personen toegang hebben tot de gegevens. Met het White Sparrow-systeem kunnen rapporten online worden ingediend in verschillende talen, 24 uur per dag, zeven dagen per week, overal ter wereld.

Waarom moet ik een melding indienen?

Schendingen van mensenrechten en overtredingen van milieubeschermingsregels moeten worden opgespoord, getraceerd en doelgericht worden verholpen. Door dergelijke schendingen of overtredingen te melden, stel je het bedrijf in staat om hier snel en gericht op te reageren. De bescherming van mensenrechten, milieubescherming, integriteit en compliant gedrag zijn fundamentele waarden van bedrijven die niet alleen een impact hebben op duurzaam economisch succes, maar ook op het welzijn van elk individu in het team. Door gebruik te maken van het klachtenplatform voldoen bedrijven aan de wettelijk vereiste randvoorwaarden volgens de Supply Chain Due Diligence Act en creëren zo een vertrouwelijke en beschermde omgeving die de klager controle en transparantie biedt. De klager wordt via het platform geïnformeerd over de genomen maatregelen en kan - desgewenst anoniem - een dialoog aangaan met het bedrijf.

Bericht verzenden

Veel gestelde vragen

Wie kan een verslag indienen?

Elke persoon of organisatie die rechtstreeks betrokken is of de belangen van een rechtstreeks betrokken persoon of groep vertegenwoordigt, of die kennis heeft van een risico of schending, kan een klacht indienen. Ongeacht de positie van de klager (persoon of organisatie), genieten al deze groepen de vertrouwelijkheid en bescherming die de wet biedt.

Is mijn rapport echt vertrouwelijk?

De bedrijven moeten je identiteit en het gerapporteerde misdrijf vertrouwelijk behandelen. De informatie wordt alleen gedeeld met een kleine groep mensen om de feiten op te helderen. Je kunt kiezen of je je identiteit bekend wilt maken of anoniem wilt blijven. Afhankelijk van de juridische situatie is het mogelijk dat anonieme meldingen niet wettelijk verwerkt hoeven te worden. Ernstige meldingen worden echter over het algemeen altijd in aanmerking genomen. Aangezien de informatie die u bekendmaakt kan leiden tot onderzoeken en (mogelijk strafrechtelijke) gevolgen voor de betrokken personen, moet u ervan overtuigd zijn dat de informatie die u meldt waar is. Het opzettelijk vermelden van onjuiste feiten of valse vermoedens kan strafrechtelijke gevolgen hebben voor de klager. In dit geval bent u als klager niet beschermd. Je zult echter geen gevolgen ondervinden als je je informatie naar eer en geweten en te goeder trouw verstrekt, zelfs als de informatie later vals blijkt te zijn. De redenen voor je melding zijn irrelevant zolang je gelooft dat ze waarheidsgetrouw zijn. Houd er rekening mee dat u als klager geen informatie mag vrijgeven als u zelf onderworpen bent aan een wettelijke professionele geheimhoudingsplicht, bijvoorbeeld als arts of belastingadviseur. Daarnaast kunnen degenen die op de hoogte zijn van het rapport onder bepaalde omstandigheden wettelijk verplicht zijn om alle gerapporteerde informatie bekend te maken aan overheidsinstanties. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als er wettelijke verplichtingen zijn om de autoriteiten te betrekken in gebieden waar een melding betrekking op heeft. Het bedrijf kan ook door onderzoeksinstanties (bijvoorbeeld als onderdeel van een huiszoeking) of een rechtbank worden gedwongen om informatie en de identiteit van de klokkenluider vrij te geven.

Hoe dien ik een verslag in?

Om een aangifte goed te kunnen controleren en verwerken, is het belangrijk dat je zoveel mogelijk specifieke informatie geeft en de overtreding zo nauwkeurig mogelijk beschrijft. De beste manier om dit te doen is door antwoord te geven op de vragen “Wie”, “Wat”, “Waar”, “Hoe” en “Wanneer”. - Om ervoor te zorgen dat de feiten van de zaak snel worden opgehelderd, zou het handig zijn als u beschikbaar bent om eventuele vragen te beantwoorden. Of dit direct via het klachtensysteem, telefonisch of via een e-mailadres is, is aan u. Bij communicatie via het digitale klachtensysteem blijft u anoniem. Hiervoor maakt u na het indienen van de melding zelf een anoniem account aan. Na het indienen van de klacht krijg je automatisch een instructie om dit te doen. Via dit account kan vervolgens in twee richtingen met het bedrijf worden gecommuniceerd. Je moet je er ook van bewust zijn dat je melding wordt beoordeeld door mensen die mogelijk geen expertise hebben op jouw gebied. Probeer daarom de feiten zo duidelijk en objectief mogelijk te beschrijven. Als u nog vragen heeft over de procedure of het klachtensysteem van White Sparrow, kunt u een e-mail sturen naar het team van White Sparrow op incident@mkm-compliance.de met uw vragen. Wij voorzien u graag van niet-bindende en vertrouwelijke informatie over de meldingsprocedure.

Hoe werkt de verslaglegging?

1. Op de volgende paginas wordt u eerst gevraagd het misdrijf zo gedetailleerd mogelijk te beschrijven en belangrijke informatie te geven. Informatie zoals uw naam of functie is niet verplicht. 2. Als u uw naam en een contactoptie opgeeft, ontvangt u na een redelijke termijn een reactie van het bedrijf. 3. Begrijp alstublieft dat de verwerking enige tijd in beslag kan nemen, afhankelijk van de omvang van de klacht. We nemen uw bezorgdheid serieus en willen deze met de nodige zorgvuldigheid onderzoeken. U kunt echter ook van tevoren vragen stellen. Deze kunnen rechtstreeks via het systeem aan u worden gericht zonder dat uw identiteit bekend hoeft te worden gemaakt. 4. De klacht wordt onderzocht en verwerkt in overeenstemming met de wettelijke vereisten en rekening houdend met de BAFA richtlijnen en instructies. De gemelde feiten zullen door het bedrijf worden onderzocht. 5. Als de klacht gegrond blijkt te zijn, wordt op basis van de vastgestelde feiten een voorstel voor een oplossing opgesteld. Het bedrijf bepaalt de noodzakelijke corrigerende maatregelen en volgt de uitvoering daarvan consequent op. De klager wordt hiervan op de hoogte gesteld.

Aan welke veiligheidseisen wordt voldaan?

Het White Sparrow-klachtensysteem wordt geleverd door MKM Compliance GmbH als onafhankelijke partner. De meldingen worden geregistreerd met behulp van software die is ontwikkeld in een zeer veilige bankomgeving en opgeslagen in technisch zeer veilige datacenters in Duitsland zonder toegang vanuit het buitenland. De gerapporteerde informatie wordt uitsluitend opgeslagen op servers in datacenters die zijn gecertificeerd conform DIN ISO 27001/27002, ISO 22301 en 27018, SOC 1, SOC 2 en SOC 3. De metadata die nodig zijn voor de transmissie, zoals IP-adressen of netwerk- en apparaatspecificaties, worden slechts voor een korte periode op deze servers opgeslagen en vervolgens verwijderd zonder dat de bedrijven of medewerkers van MKM Compliance hier toegang toe hebben. Bovendien is het systeem zo opgezet dat een IP-adres niet kan worden gekoppeld aan een ingediende melding. Dit betekent dat zelfs als de gegevens worden ingezien, het niet meer mogelijk is deze te koppelen aan een melding. U beslist zelf of u anoniem wilt blijven of persoonlijke gegevens wilt verstrekken. In elk geval wordt de inhoud van de melding veilig en gecodeerd verzonden.

Welke andere rapportagekanalen zijn er?

Hier in het klachtensysteem kan een melding worden gedaan in tekstvorm. Als het bedrijf dit heeft ingesteld, kunnen meldingen ook per e-mail of per telefoon worden gedaan. Bezoek eventueel de website van het betreffende bedrijf. Alle binnenkomende meldingen worden in dit digitale klachtensysteem ingevoerd en daar in een afgeschermde omgeving verwerkt. Als het betreffende bedrijf andere mogelijkheden biedt om een melding in te dienen, kan het dit zelf bekend hebben gemaakt.