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एलकेएसजी के लिए डिजिटल शिकायत प्रणाली

यह शिकायत प्रणाली आपको मानवाधिकारों और पर्यावरणीय जोखिमों या उल्लंघनों की रिपोर्ट करने की सुविधा देती है। मानवाधिकारों के उल्लंघन और पर्यावरणीय जोखिमों की रिपोर्टों को उच्च प्राथमिकता दी जाती है और इससे ज़िम्मेदार लोगों को तुरंत कार्रवाई करने में मदद मिलती है। यही दुरुपयोगों को सुधारने और उन्हें दोबारा होने से रोकने का एकमात्र तरीका है। यह शिकायत प्रणाली किसी भी व्यक्ति या संगठन को, जो सीधे तौर पर प्रभावित है, किसी सीधे तौर पर प्रभावित व्यक्ति या समूह के हितों का प्रतिनिधित्व करता है, या किसी जोखिम या उल्लंघन के बारे में जानता है, एक सुरक्षित ऑनलाइन प्लेटफ़ॉर्म के माध्यम से दुरुपयोग या उल्लंघनों की रिपोर्ट करने का अवसर प्रदान करती है। आने वाली रिपोर्टों की गहन समीक्षा की जाती है और तदनुसार कार्रवाई की जाती है। शिकायतकर्ताओं (व्यक्तियों या संगठनों) के लिए जो सद्भावनापूर्वक कार्य करते हैं और दुरुपयोग या उल्लंघनों की जाँच में योगदान देने का प्रयास करते हैं, कानून उच्च स्तर की सुरक्षा और गोपनीयता की गारंटी देता है। शिकायतें गुमनाम रूप से भी प्रस्तुत की जा सकती हैं। गुमनाम शिकायतकर्ताओं के लिए कंपनी के साथ संचार भी सुनिश्चित किया जाता है। ऐसा करने के लिए, अपनी रिपोर्ट प्रस्तुत करने के बाद अपना स्वयं का अनाम पहुँच खाता बनाएँ, जिससे आप कंपनी के साथ संवाद कर सकेंगे और जानकारी या डेटा का आदान-प्रदान कर सकेंगे। यह प्रणाली आपको ऐसा करने में मदद करने के लिए डिज़ाइन की गई है। सभी शिकायतों और रिपोर्टों पर निष्पक्ष, वस्तुनिष्ठ, उचित तरीके से तथा निर्दोषता की धारणा को ध्यान में रखते हुए कार्रवाई की जाएगी।


सिस्टम की सुरक्षा

हमारी कंपनी द्वारा उपयोग किया जाने वाला शिकायत प्लेटफ़ॉर्म MKM Compliance GmbH का व्हाइट स्पैरो सिस्टम है। यह सिस्टम यह सुनिश्चित करता है कि प्रस्तुत रिपोर्ट पूरी तरह से एन्क्रिप्टेड रूप में प्रेषित की जाएँ। इनका प्रसंस्करण अत्यधिक सुरक्षित वातावरण में और - यदि रिपोर्टर द्वारा अनुरोध किया जाता है - गुमनाम रूप से किया जाता है। इसका अर्थ है कि गुमनाम रिपोर्टों के लिए, कोई भी ईमेल पता, टेलीफ़ोन नंबर या अन्य तकनीकी डेटा, जिससे रिपोर्टर की पहचान हो सके, एकत्र या संग्रहीत नहीं किया जाता है। प्रसारण के लिए आवश्यक मेटाडेटा बाद में हटा दिया जाता है। आईटी सिस्टम, सर्वर और डेटा सेंटर DIN ISO 27001/2, ISO 22301 और 27018 के अनुसार प्रमाणित हैं, जर्मनी में स्थित हैं और इनका रखरखाव विशेष रूप से जर्मन कंपनियों द्वारा किया जाता है। सभी डेटा का प्रसंस्करण स्वाभाविक रूप से सामान्य डेटा संरक्षण विनियमन (GDPR) का अनुपालन करता है। डेटा एक डेटाबेस में संग्रहीत किया जाता है, जिस तक केवल कंपनी द्वारा निर्दिष्ट व्यक्तियों की ही पहुँच होती है। व्हाइट स्पैरो सिस्टम के साथ, रिपोर्ट दुनिया भर में 24/7 कई भाषाओं में ऑनलाइन प्रस्तुत की जा सकती हैं।

मुझे रिपोर्ट क्यों प्रस्तुत करनी चाहिए?

मानवाधिकारों के उल्लंघन और पर्यावरणीय नियमों के उल्लंघन की व्यवस्थित रूप से पहचान, जाँच और समाधान किया जाना चाहिए। ऐसे उल्लंघनों की रिपोर्ट करके, आप कंपनी को शीघ्र और प्रभावी ढंग से प्रतिक्रिया देने में सक्षम बनाते हैं। मानवाधिकारों की सुरक्षा, पर्यावरण संरक्षण, अखंडता और अनुपालन मूलभूत कॉर्पोरेट मूल्य हैं जो न केवल स्थायी आर्थिक सफलता को प्रभावित करते हैं, बल्कि टीम के प्रत्येक व्यक्ति के कल्याण को भी प्रभावित करते हैं। शिकायत प्लेटफ़ॉर्म का उपयोग करके, कंपनियाँ आपूर्ति श्रृंखला उचित परिश्रम अधिनियम के तहत कानूनी रूप से आवश्यक ढाँचे का अनुपालन करती हैं और एक गोपनीय और सुरक्षित वातावरण बनाती हैं जो शिकायतकर्ताओं को निगरानी और पारदर्शिता प्रदान करता है। शिकायतकर्ता को प्लेटफ़ॉर्म के माध्यम से उठाए गए कदमों के बारे में सूचित किया जाता है और वह कंपनी के साथ संवाद कर सकता है—यहाँ तक कि गुमनाम रूप से भी।

एक सूचना प्रस्तुत करें

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों

रिपोर्ट कौन प्रस्तुत कर सकता है?

कोई भी व्यक्ति या संगठन जो सीधे प्रभावित होता है, सीधे प्रभावित व्यक्ति या समूह के हितों का प्रतिनिधित्व करता है, या किसी जोखिम या उल्लंघन की जानकारी रखता है, शिकायत दर्ज कर सकता है। शिकायतकर्ता की स्थिति (व्यक्ति या संगठन) चाहे जो भी हो, ये सभी समूह कानून द्वारा प्रदत्त गोपनीयता और सुरक्षा के हकदार हैं।

रिपोर्ट वास्तव में कितनी गोपनीय है?

कंपनियों का दायित्व है कि वे आपकी पहचान और रिपोर्ट किए गए उल्लंघन को गोपनीय रखें। जानकारी केवल मामले की जाँच के उद्देश्य से कुछ ही लोगों के साथ साझा की जाएगी। आप चुन सकते हैं कि अपनी पहचान उजागर करें या गुमनाम रहें। कानूनी स्थिति के आधार पर, गुमनाम रिपोर्टों पर कार्रवाई करना कानूनी रूप से आवश्यक नहीं हो सकता है। हालाँकि, गंभीर रिपोर्टों पर आमतौर पर हमेशा विचार किया जाएगा। चूँकि आपके द्वारा प्रकट की गई जानकारी जाँच का कारण बन सकती है और प्रभावित लोगों के लिए (संभावित रूप से आपराधिक) परिणाम हो सकते हैं, इसलिए रिपोर्ट की गई जानकारी आपकी जानकारी के अनुसार सत्य होनी चाहिए। जानबूझकर गलत जानकारी देने या झूठे आरोप लगाने से शिकायतकर्ता के लिए कानूनी परिणाम हो सकते हैं। इस मामले में, शिकायतकर्ता के रूप में आप सुरक्षित नहीं हैं। हालाँकि, यदि आप अपनी जानकारी अपनी सर्वोत्तम जानकारी और विश्वास के अनुसार और सद्भावनापूर्वक प्रदान करते हैं, तो आपको किसी भी परिणाम का सामना नहीं करना पड़ेगा, भले ही बाद में वह जानकारी झूठी निकले। रिपोर्ट करने के आपके कारण अप्रासंगिक हैं, बशर्ते वे आपके आकलन में सत्य हों। कृपया ध्यान दें कि शिकायतकर्ता के रूप में, यदि आप डॉक्टर या कर सलाहकार होने जैसे कानूनी रूप से अनिवार्य गोपनीयता के पेशेवर कर्तव्य के अधीन हैं, तो आपको कोई भी जानकारी प्रकट करने से प्रतिबंधित किया गया है। इसके अलावा, जिन लोगों को रिपोर्ट के बारे में पता चलता है, वे कुछ परिस्थितियों में, रिपोर्ट की गई जानकारी को सरकारी एजेंसियों को पूरी तरह से प्रकट करने के लिए कानूनी रूप से बाध्य हो सकते हैं। उदाहरण के लिए, ऐसा तब हो सकता है जब किसी सूचना से प्रभावित क्षेत्रों में अधिकारियों को शामिल करने की कानूनी आवश्यकता हो। इसी प्रकार, कंपनी को कानून प्रवर्तन (जैसे, तलाशी के दौरान) या अदालत द्वारा जानकारी और व्हिसलब्लोअर की पहचान प्रकट करने के लिए बाध्य किया जा सकता है।

मैं उल्लंघन की रिपोर्ट कैसे करूँ?

यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपकी रिपोर्ट की उचित समीक्षा और प्रक्रिया हो, यह ज़रूरी है कि आप यथासंभव विशिष्ट जानकारी प्रदान करें और उल्लंघन का यथासंभव सटीक वर्णन करें। ऐसा करने के लिए, कृपया इन प्रश्नों के उत्तर दें: कौन? – क्या? – कहाँ? – कैसे? – कब? – शीघ्र समाधान सुनिश्चित करने के लिए, अनुवर्ती प्रश्नों के लिए उपलब्ध रहना उपयोगी होगा। आप शिकायत प्रणाली के माध्यम से, फ़ोन या ईमेल के ज़रिए हमसे सीधे संपर्क कर सकते हैं। डिजिटल शिकायत प्रणाली के माध्यम से संवाद करते समय, आप गुमनाम रहते हैं। अपनी रिपोर्ट जमा करने के बाद आप स्वयं एक गुमनाम खाता बनाएँगे। शिकायत जमा करने के बाद आपको पूरी प्रक्रिया के दौरान स्वचालित रूप से मार्गदर्शन किया जाएगा। यह खाता कंपनी के साथ दो-तरफ़ा संचार की सुविधा प्रदान करेगा। कृपया यह भी ध्यान रखें कि आपकी रिपोर्ट की समीक्षा ऐसे व्यक्तियों द्वारा की जाएगी जिनके पास आपके विशिष्ट क्षेत्र में विशेषज्ञता नहीं हो सकती है। इसलिए, कृपया स्थिति का यथासंभव स्पष्ट और निष्पक्ष वर्णन करने का प्रयास करें। कृपया यह भी ध्यान रखें कि आपकी रिपोर्ट की समीक्षा ऐसे व्यक्तियों द्वारा की जाएगी जिनके पास आपके क्षेत्र में विशेष ज्ञान नहीं हो सकता है। यदि आपके पास प्रक्रिया या व्हाइट स्पैरो शिकायत प्रणाली के बारे में कोई और प्रश्न हैं, तो आप व्हाइट स्पैरो टीम को incident@mkm-compliance.de पर ईमेल कर सकते हैं। हमें आपको रिपोर्टिंग प्रक्रिया के बारे में निःशुल्क और गोपनीय जानकारी प्रदान करने में खुशी होगी।

रिपोर्ट प्रक्रिया कैसे काम करती है?

1. अगले पृष्ठों पर, आपसे उल्लंघन का यथासंभव विस्तृत विवरण देने और एक फ़ॉर्म में महत्वपूर्ण जानकारी प्रदान करने के लिए कहा जाएगा। आपका नाम या पद जैसी जानकारी अनिवार्य नहीं है। 2. यदि आप अपना नाम और संपर्क जानकारी प्रदान करते हैं, तो आपको कंपनी से उचित समय के बाद जवाब मिलेगा। 3. कृपया ध्यान रखें कि आपकी शिकायत पर कार्रवाई करने में, उसकी जटिलता के आधार पर, समय लग सकता है। हम आपकी चिंताओं को गंभीरता से लेते हैं और उनकी गहन समीक्षा करना चाहते हैं। आपसे पहले से अनुवर्ती प्रश्नों के लिए भी संपर्क किया जा सकता है। ये प्रश्न आपको सिस्टम के माध्यम से सीधे भेजे जा सकते हैं, बिना आपकी पहचान बताए। 4. आपकी शिकायत की समीक्षा और कार्रवाई कानूनी आवश्यकताओं के अनुसार और आर्थिक मामलों और निर्यात नियंत्रण के संघीय कार्यालय (BAFA) के दिशानिर्देशों और निर्देशों को ध्यान में रखते हुए की जाएगी। कंपनी द्वारा रिपोर्ट की गई समस्या की जाँच की जाएगी। 5. यदि शिकायत उचित पाई जाती है, तो स्थापित तथ्यों के आधार पर एक प्रस्तावित समाधान विकसित किया जाएगा। कंपनी आवश्यक सुधारात्मक उपायों को परिभाषित करेगी और उनके कार्यान्वयन की कड़ी निगरानी करेगी। शिकायतकर्ता को संबंधित जानकारी प्राप्त होगी।

कौन से सुरक्षा मानक पूरे किये गए हैं?

व्हाइट स्पैरो शिकायत प्रणाली MKM कंप्लायंस GmbH द्वारा एक स्वतंत्र भागीदार के रूप में प्रदान की जाती है। रिपोर्ट अत्यधिक सुरक्षित बैंकिंग वातावरण के लिए विकसित सॉफ़्टवेयर का उपयोग करके एकत्र की जाती हैं और जर्मनी में तकनीकी रूप से मजबूत डेटा केंद्रों में संग्रहीत की जाती हैं, जो विदेशों से दुर्गम हैं। रिपोर्ट की गई जानकारी विशेष रूप से DIN ISO 27001/27002, ISO 22301 और 27018, SOC 1, SOC 2, और SOC 3 के अनुसार प्रमाणित डेटा केंद्रों के सर्वरों पर संग्रहीत की जाती है। इन सर्वरों पर, ट्रांसमिशन के लिए बिल्कुल आवश्यक मेटाडेटा, जैसे कि IP पते या नेटवर्क और डिवाइस विनिर्देश, केवल थोड़े समय के लिए संग्रहीत किए जाते हैं और फिर MKM कंप्लायंस कंपनियों या कर्मचारियों की पहुँच के बिना हटा दिए जाते हैं। इसके अलावा, सिस्टम को इस तरह से डिज़ाइन किया गया है कि किसी IP पते को सबमिट की गई रिपोर्ट से लिंक नहीं किया जा सकता है। भले ही डेटा एक्सेस किया गया हो, इसे किसी विशिष्ट रिपोर्ट के साथ जोड़ना असंभव है। आप तय करते हैं कि गुमनाम रहना है या व्यक्तिगत जानकारी प्रदान करना है। किसी भी स्थिति में, संदेश की सामग्री सुरक्षित रूप से एन्क्रिप्टेड रूप से प्रेषित की जाती है।

अन्य रिपोर्टिंग चैनल क्या हैं?

शिकायत प्रणाली में रिपोर्ट टेक्स्ट के रूप में प्रस्तुत की जा सकती है। यदि कंपनी ने इसे स्थापित किया है, तो रिपोर्ट ईमेल या वॉइसमेल के माध्यम से टेलीफ़ोन वॉइसमेल बॉक्स पर भी प्रस्तुत की जा सकती हैं। कृपया विवरण के लिए कंपनी की वेबसाइट देखें। सभी आने वाली रिपोर्टें इस डिजिटल शिकायत प्रणाली में दर्ज की जाती हैं और एक सुरक्षित वातावरण में संसाधित की जाती हैं। यदि कंपनी रिपोर्ट प्रस्तुत करने के अन्य तरीके प्रदान करती है, तो हो सकता है कि उसने स्वयं यह जानकारी प्रकाशित की हो।