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एलकेएसजी के लिए डिजिटल शिकायत प्रणाली

यह शिकायत प्रणाली आपको मानवाधिकार और पर्यावरणीय जोखिमों या उल्लंघनों की रिपोर्ट करने की अनुमति देती है। मानवाधिकार उल्लंघनों और पर्यावरणीय जोखिमों की रिपोर्टों को उच्च प्राथमिकता दी जाती है और इससे संबंधित अधिकारियों को त्वरित कार्रवाई करने में मदद मिलती है। दुर्व्यवहारों को सुधारने और उन्हें दोबारा होने से रोकने का यही एकमात्र तरीका है। शिकायत प्रणाली किसी भी व्यक्ति या संगठन को, जो प्रत्यक्ष रूप से प्रभावित है, प्रत्यक्ष रूप से प्रभावित व्यक्ति या समूह के हितों का प्रतिनिधित्व करता है, या किसी जोखिम या उल्लंघन से अवगत है, एक सुरक्षित ऑनलाइन प्लेटफॉर्म के माध्यम से दुर्व्यवहारों या उल्लंघनों की रिपोर्ट करने का अवसर प्रदान करती है। प्राप्त रिपोर्टों की गहन समीक्षा की जाती है और तदनुसार कार्रवाई की जाती है। दुर्व्यवहारों या उल्लंघनों की जांच में योगदान देने का प्रयास करने वाले सद्भावनापूर्ण शिकायतकर्ताओं (व्यक्तियों या संगठनों) के लिए, कानून उच्च स्तर की सुरक्षा और गोपनीयता की गारंटी देता है। शिकायतें गुमनाम रूप से भी दर्ज की जा सकती हैं। गुमनाम शिकायतकर्ताओं के लिए कंपनी के साथ संचार भी सुनिश्चित किया जाता है। ऐसा करने के लिए, अपनी रिपोर्ट जमा करने के बाद अपना एक गुमनाम खाता बनाएं, जो आपको कंपनी के साथ संवाद करने और जानकारी या डेटा का आदान-प्रदान करने की अनुमति देगा। यह प्रणाली आपको ऐसा करने में सहायता करने के लिए डिज़ाइन की गई है। सभी शिकायतों और रिपोर्टों पर निष्पक्ष, वस्तुनिष्ठ, उचित तरीके से और निर्दोषता की धारणा को ध्यान में रखते हुए कार्रवाई की जाएगी।


सिस्टम की सुरक्षा

हमारी कंपनी द्वारा उपयोग किया जाने वाला शिकायत मंच एमकेएम कंप्लायंस जीएमबीएच का व्हाइट स्पैरो सिस्टम है। यह सिस्टम सुनिश्चित करता है कि प्रस्तुत रिपोर्टें केवल एन्क्रिप्टेड रूप में ही भेजी जाएं। इन्हें अत्यंत सुरक्षित वातावरण में संसाधित किया जाता है और रिपोर्टर के अनुरोध पर गुमनाम रूप से भी भेजा जाता है। इसका अर्थ है कि गुमनाम रिपोर्टों के लिए, रिपोर्टर की पहचान करने वाला कोई भी ईमेल पता, टेलीफोन नंबर या अन्य तकनीकी डेटा एकत्र या संग्रहीत नहीं किया जाता है। ट्रांसमिशन के लिए आवश्यक मेटाडेटा बाद में हटा दिया जाता है। आईटी सिस्टम, सर्वर और डेटा सेंटर डीआईएन आईएसओ 27001/2, आईएसओ 22301 और 27018 के अनुसार प्रमाणित हैं, जर्मनी में स्थित हैं और इनका रखरखाव पूरी तरह से जर्मन कंपनियों द्वारा किया जाता है। सभी डेटा का प्रसंस्करण स्वाभाविक रूप से सामान्य डेटा संरक्षण विनियमन (जीडीपीआर) का अनुपालन करता है। डेटा एक डेटाबेस में संग्रहीत किया जाता है जिस तक केवल कंपनी द्वारा नामित व्यक्तियों की ही पहुंच होती है। व्हाइट स्पैरो सिस्टम के साथ, रिपोर्टें कई भाषाओं में 24/7 विश्व स्तर पर ऑनलाइन जमा की जा सकती हैं।

मुझे रिपोर्ट क्यों जमा करनी चाहिए?

मानवाधिकार उल्लंघन और पर्यावरण नियमों के उल्लंघन की व्यवस्थित रूप से पहचान, जांच और समाधान किया जाना चाहिए। ऐसे उल्लंघनों की रिपोर्ट करके, आप कंपनी को तुरंत और प्रभावी ढंग से कार्रवाई करने में सक्षम बनाते हैं। मानवाधिकारों की सुरक्षा, पर्यावरण संरक्षण, ईमानदारी और अनुपालन मूलभूत कॉर्पोरेट मूल्य हैं जो न केवल सतत आर्थिक सफलता बल्कि टीम के प्रत्येक सदस्य के कल्याण को भी प्रभावित करते हैं। शिकायत मंच का उपयोग करके, कंपनियां आपूर्ति श्रृंखला उचित परिश्रम अधिनियम के तहत कानूनी रूप से आवश्यक ढांचे का अनुपालन करती हैं और एक गोपनीय और सुरक्षित वातावरण बनाती हैं जो शिकायतकर्ताओं को निगरानी और पारदर्शिता प्रदान करता है। शिकायतकर्ता को मंच के माध्यम से उठाए गए कदमों के बारे में सूचित किया जाता है और वे कंपनी से गुमनाम रूप से भी संवाद कर सकते हैं।

एक सूचना प्रस्तुत करें

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों

रिपोर्ट कौन प्रस्तुत कर सकता है?

कोई भी व्यक्ति या संगठन जो प्रत्यक्ष रूप से प्रभावित है, प्रत्यक्ष रूप से प्रभावित व्यक्ति या समूह के हितों का प्रतिनिधित्व करता है, या किसी जोखिम या उल्लंघन की जानकारी रखता है, शिकायत दर्ज कर सकता है। शिकायतकर्ता की स्थिति (व्यक्ति या संगठन) चाहे जो भी हो, इन सभी समूहों को कानून द्वारा प्रदत्त गोपनीयता और संरक्षण का अधिकार है।

यह रिपोर्ट वास्तव में कितनी गोपनीय है?

कंपनियों को आपकी पहचान और रिपोर्ट किए गए उल्लंघन को गोपनीय रखना अनिवार्य है। जानकारी केवल मामले की जांच के उद्देश्य से कुछ चुनिंदा लोगों के साथ साझा की जाएगी। आप अपनी पहचान प्रकट करना या गुमनाम रहना चुन सकते हैं। कानूनी स्थिति के आधार पर, गुमनाम रिपोर्टों पर कार्रवाई करना कानूनी रूप से अनिवार्य नहीं हो सकता है। हालांकि, गंभीर रिपोर्टों पर आमतौर पर हमेशा विचार किया जाएगा। चूंकि आपके द्वारा दी गई जानकारी से प्रभावित लोगों के लिए जांच और (संभावित रूप से आपराधिक) परिणाम हो सकते हैं, इसलिए दी गई जानकारी आपकी जानकारी के अनुसार सत्य होनी चाहिए। जानबूझकर गलत जानकारी देना या झूठे आरोप लगाना शिकायतकर्ता के लिए कानूनी परिणाम हो सकते हैं। इस मामले में, शिकायतकर्ता के रूप में आपको सुरक्षा प्राप्त नहीं है। हालांकि, यदि आप अपनी जानकारी अपनी सर्वोत्तम जानकारी और विश्वास के अनुसार और सद्भावना से प्रदान करते हैं, तो आपको किसी भी परिणाम का सामना नहीं करना पड़ेगा, भले ही बाद में जानकारी गलत साबित हो जाए। आपके रिपोर्ट करने के कारण अप्रासंगिक हैं, बशर्ते कि वे आपके आकलन में सत्य हों। कृपया ध्यान दें कि शिकायतकर्ता के रूप में, यदि आप गोपनीयता के कानूनी रूप से अनिवार्य पेशेवर कर्तव्य के अधीन हैं, जैसे कि डॉक्टर या कर सलाहकार, तो आपको कोई भी जानकारी प्रकट करने से मना किया गया है। इसके अलावा, जिन लोगों को इस रिपोर्ट की जानकारी मिलती है, वे कुछ परिस्थितियों में कानूनी रूप से सरकारी एजेंसियों को पूरी जानकारी देने के लिए बाध्य हो सकते हैं। उदाहरण के लिए, ऐसा तब हो सकता है जब सूचना से प्रभावित क्षेत्रों में अधिकारियों को शामिल करना कानूनी रूप से अनिवार्य हो। इसी तरह, कंपनी को कानून प्रवर्तन एजेंसियों (जैसे तलाशी के दौरान) या अदालत द्वारा जानकारी और सूचना देने वाले की पहचान का खुलासा करने के लिए बाध्य किया जा सकता है।

मैं उल्लंघन की रिपोर्ट कैसे करूं?

आपकी रिपोर्ट की उचित समीक्षा और प्रक्रिया सुनिश्चित करने के लिए, यह महत्वपूर्ण है कि आप यथासंभव अधिक से अधिक विशिष्ट जानकारी प्रदान करें और उल्लंघन का यथासंभव सटीक वर्णन करें। इसके लिए, कृपया निम्नलिखित प्रश्नों के उत्तर दें: कौन? – क्या? – कहाँ? – कैसे? – कब? – शीघ्र समाधान सुनिश्चित करने के लिए, यदि आप अनुवर्ती प्रश्नों के लिए उपलब्ध हों तो यह सहायक होगा। आप शिकायत प्रणाली, फोन या ईमेल के माध्यम से सीधे हमसे संपर्क कर सकते हैं। डिजिटल शिकायत प्रणाली के माध्यम से संवाद करते समय, आपकी पहचान गुप्त रखी जाएगी। रिपोर्ट जमा करने के बाद आप स्वयं एक गुमनाम खाता बनाएंगे। शिकायत जमा करने के बाद आपको प्रक्रिया के माध्यम से स्वचालित रूप से निर्देशित किया जाएगा। यह खाता कंपनी के साथ दो-तरफ़ा संचार की अनुमति देगा। कृपया यह भी ध्यान दें कि आपकी रिपोर्ट की समीक्षा ऐसे व्यक्तियों द्वारा की जाएगी जिनके पास आपके विशिष्ट क्षेत्र में विशेषज्ञता नहीं हो सकती है। इसलिए, कृपया स्थिति का यथासंभव स्पष्ट और निष्पक्ष रूप से वर्णन करने का प्रयास करें। कृपया यह भी ध्यान रखें कि आपकी रिपोर्ट की समीक्षा ऐसे व्यक्तियों द्वारा की जाएगी जिनके पास आपके क्षेत्र में विशेष ज्ञान नहीं हो सकता है। यदि प्रक्रिया या व्हाइट स्पैरो शिकायत प्रणाली के बारे में आपके कोई और प्रश्न हैं, तो आप incident@mkm-compliance.de पर व्हाइट स्पैरो टीम को ईमेल कर सकते हैं। हमें आपको रिपोर्टिंग प्रक्रिया के बारे में निःशुल्क और गोपनीय रूप से जानकारी प्रदान करने में खुशी होगी।

रिपोर्ट तैयार करने की प्रक्रिया कैसे काम करती है?

1. अगले पृष्ठों पर, आपसे उल्लंघन का यथासंभव विस्तृत विवरण देने और एक फॉर्म में महत्वपूर्ण जानकारी प्रदान करने का अनुरोध किया जाएगा। आपका नाम या पद जैसी जानकारी देना अनिवार्य नहीं है। 2. यदि आप अपना नाम और संपर्क जानकारी प्रदान करते हैं, तो आपको उचित समय के बाद कंपनी से जवाब प्राप्त होगा। 3. कृपया समझें कि आपकी शिकायत पर कार्रवाई में समय लग सकता है, जो इसकी जटिलता पर निर्भर करता है। हम आपकी चिंताओं को गंभीरता से लेते हैं और उनकी पूरी तरह से समीक्षा करना चाहते हैं। आपसे पहले भी कुछ अनुवर्ती प्रश्न पूछे जा सकते हैं। ये प्रश्न सीधे सिस्टम के माध्यम से आपको भेजे जा सकते हैं, इसके लिए आपको अपनी पहचान बताने की आवश्यकता नहीं होगी। 4. आपकी शिकायत की समीक्षा और कार्रवाई कानूनी आवश्यकताओं के अनुसार और संघीय आर्थिक मामलों और निर्यात नियंत्रण कार्यालय (BAFA) के दिशानिर्देशों और निर्देशों को ध्यान में रखते हुए की जाएगी। कंपनी द्वारा रिपोर्ट किए गए मुद्दे की जांच की जाएगी। 5. यदि शिकायत उचित पाई जाती है, तो स्थापित तथ्यों के आधार पर एक प्रस्तावित समाधान विकसित किया जाएगा। कंपनी आवश्यक सुधारात्मक उपायों को परिभाषित करेगी और उनके कार्यान्वयन की कड़ी निगरानी करेगी। शिकायतकर्ता को संबंधित जानकारी प्राप्त होगी।

किन सुरक्षा मानकों का पालन किया जाता है?

व्हाइट स्पैरो शिकायत प्रणाली एमकेएम कंप्लायंस जीएमबीएच द्वारा एक स्वतंत्र भागीदार के रूप में प्रदान की जाती है। रिपोर्टें एक अत्यंत सुरक्षित बैंकिंग वातावरण के लिए विकसित सॉफ़्टवेयर का उपयोग करके एकत्र की जाती हैं और जर्मनी में स्थित तकनीकी रूप से सुदृढ़ डेटा केंद्रों में संग्रहीत की जाती हैं, जहाँ से विदेश से उन तक पहुँच संभव नहीं है। रिपोर्ट की गई जानकारी केवल डीआईएन आईएसओ 27001/27002, आईएसओ 22301 और 27018, एसओसी 1, एसओसी 2 और एसओसी 3 के अनुसार प्रमाणित डेटा केंद्रों में स्थित सर्वरों पर ही संग्रहीत की जाती है। इन सर्वरों पर, संचरण के लिए अत्यंत आवश्यक मेटाडेटा, जैसे कि आईपी पते या नेटवर्क और डिवाइस विनिर्देश, केवल थोड़े समय के लिए संग्रहीत किए जाते हैं और फिर एमकेएम कंप्लायंस कंपनियों या कर्मचारियों की पहुँच के बिना हटा दिए जाते हैं। इसके अलावा, सिस्टम को इस तरह से डिज़ाइन किया गया है कि किसी आईपी पते को प्रस्तुत रिपोर्ट से लिंक नहीं किया जा सकता है। यदि डेटा तक पहुँच भी प्राप्त हो जाती है, तो भी इसे किसी विशिष्ट रिपोर्ट से जोड़ना असंभव है। आप यह तय कर सकते हैं कि आप गुमनाम रहना चाहते हैं या व्यक्तिगत जानकारी प्रदान करना चाहते हैं। किसी भी स्थिति में, संदेश की सामग्री सुरक्षित रूप से एन्क्रिप्टेड रूप में प्रेषित की जाती है।

रिपोर्टिंग के अन्य कौन-कौन से चैनल हैं?

शिकायत प्रणाली में आप लिखित रूप में रिपोर्ट जमा कर सकते हैं। यदि कंपनी ने यह सुविधा उपलब्ध कराई है, तो ईमेल या टेलीफोन वॉइसमेल बॉक्स के माध्यम से भी रिपोर्ट जमा की जा सकती है। अधिक जानकारी के लिए कृपया कंपनी की वेबसाइट देखें। सभी प्राप्त शिकायतें इस डिजिटल शिकायत प्रणाली में दर्ज की जाती हैं और सुरक्षित वातावरण में संसाधित की जाती हैं। यदि कंपनी शिकायत जमा करने के अन्य तरीके प्रदान करती है, तो उसने यह जानकारी स्वयं प्रकाशित की होगी।