Sistem digital de reclamații pentru LkSG

Acest sistem de reclamații poate fi utilizat pentru a raporta riscurile sau încălcările drepturilor omului și ale mediului. Rapoartele privind încălcările drepturilor omului și riscurile pentru mediu au o prioritate ridicată și permit celor responsabili să răspundă rapid. Numai în acest fel abuzurile pot fi corectate și prevenite în viitor. Sistemul de reclamații oferă oricărei persoane sau organizații care este direct afectată sau care reprezintă interesele unei persoane sau ale unui grup direct afectat, sau care are cunoștință de un risc sau de o încălcare, posibilitatea de a raporta nemulțumiri sau încălcări prin intermediul unei platforme online securizate. Rapoartele primite vor fi examinate cu seriozitate și tratate în consecință. Pentru reclamanții (persoane sau organizații) care acționează cu bună credință și încearcă să contribuie la clarificarea plângerilor sau a încălcărilor, legea garantează un nivel ridicat de protecție și confidențialitate. De asemenea, plângerile pot fi depuse anonim. Comunicarea cu societatea este garantată și pentru reclamanții anonimi. După depunerea raportului, creați-vă propriul acces anonim la raport, cu opțiunea de a comunica cu societatea și de a face schimb de informații sau date. Toate plângerile și rapoartele sunt prelucrate în mod neutru, obiectiv, adecvat și în conformitate cu prezumția de nevinovăție.

Trimiteți mesajul Autentificare

Sistem & Securitate

Platforma de reclamații utilizată de compania noastră este sistemul White Sparrow de la MKM Compliance GmbH. Sistemul asigură faptul că rapoartele depuse sunt transmise numai în formă criptată. Acestea sunt prelucrate într-un mediu extrem de sigur și - dacă este solicitat de către raportor - anonim. Aceasta înseamnă că, în cazul rapoartelor anonime, nu este înregistrată și stocată nicio adresă de e-mail, număr de telefon sau alte date tehnice care ar putea fi utilizate pentru identificarea raportorului. Metadatele necesare pentru transmitere sunt șterse ulterior. Sistemele IT, serverele și centrele de date sunt certificate în conformitate cu DIN ISO 27001/2, ISO 22301 și 27018, sunt situate în Germania și sunt întreținute exclusiv de societăți germane. Prelucrarea tuturor datelor respectă în mod natural dispozițiile Regulamentului general privind protecția datelor (GDPR). Datele sunt stocate într-o bază de date în care doar persoanele desemnate de companie au acces la date. Cu ajutorul sistemului White Sparrow, rapoartele pot fi transmise online în mai multe limbi, 24 de ore din 24, șapte zile pe săptămână, oriunde în lume.

De ce ar trebui să trimit un raport?

Încălcările drepturilor omului și încălcările reglementărilor privind protecția mediului trebuie să fie detectate, urmărite și remediate în mod specific. Prin raportarea unor astfel de încălcări sau infracțiuni, permiteți companiei să răspundă prompt și specific la acestea. Protecția drepturilor omului, protecția mediului, integritatea și comportamentul conform sunt valori fundamentale ale companiilor care au un impact nu numai asupra succesului economic durabil, ci și asupra bunăstării fiecărei persoane din echipă. Prin utilizarea platformei de reclamații, întreprinderile îndeplinesc condițiile-cadru impuse de lege în conformitate cu Legea privind diligența în lanțul de aprovizionare și creează astfel un mediu confidențial și protejat care garantează reclamantului control și transparență. Reclamantul este informat cu privire la măsurile luate prin intermediul platformei și poate intra în dialog cu întreprinderea - anonim, dacă dorește.

Trimiteți mesajul

Întrebări frecvente

Cine poate trimite un raport?

Orice persoană sau organizație care este direct afectată sau care reprezintă interesele unei persoane sau ale unui grup direct afectat, sau care are cunoștință de un risc sau de o încălcare, poate depune o plângere. Indiferent de poziția reclamantului (persoană sau organizație), toate aceste grupuri beneficiază de confidențialitatea și protecția oferite de lege.

Este raportul meu cu adevărat confidențial?

Societățile trebuie să trateze confidențialitatea identității dumneavoastră și a infracțiunii raportate. Informațiile vor fi împărtășite doar unui grup restrâns de persoane în scopul clarificării faptelor. Puteți alege dacă să vă dezvăluiți identitatea sau să rămâneți anonim. În funcție de situația juridică, este posibil ca rapoartele anonime să nu trebuiască să fie prelucrate legal. Cu toate acestea, rapoartele serioase vor fi, în general, întotdeauna luate în considerare. Deoarece informațiile pe care le divulgați pot conduce la investigații și consecințe (eventual penale) pentru persoanele în cauză, trebuie să fiți convins că informațiile pe care le raportați sunt adevărate. Declararea deliberată a unor fapte sau suspiciuni false poate avea consecințe penale pentru reclamant. În acest caz, dumneavoastră, în calitate de reclamant, nu sunteți protejat. Cu toate acestea, nu vă veți confrunta cu nicio consecință dacă furnizați informațiile în cunoștință de cauză și cu bună credință, chiar dacă informațiile se dovedesc ulterior a fi false. Motivele raportului dvs. sunt irelevante atâta timp cât le considerați veridice. Vă rugăm să rețineți că, în calitate de reclamant, nu puteți dezvălui nicio informație dacă sunteți supus unei obligații legale de confidențialitate profesională, de exemplu, în calitate de medic sau consultant fiscal. În plus, cei care iau cunoștință de raport pot, în anumite circumstanțe, să fie obligați prin lege să divulge toate informațiile raportate agențiilor guvernamentale. Acesta poate fi cazul, de exemplu, dacă există obligații legale de a implica autoritățile din zonele afectate de un raport. De asemenea, societatea poate fi obligată de autoritățile de investigare (de exemplu, ca parte a unei percheziții) sau de o instanță să divulge informații și identitatea avertizorului.

Cum pot să trimit un raport?

Pentru ca un raport să fie verificat și prelucrat corect, este important să furnizați cât mai multe informații specifice și să descrieți infracțiunea cât mai exact posibil. Cel mai bun mod de a face acest lucru este să răspundeți la întrebările „Cine”, „Ce”, „Unde”, „Cum” și „Când”. - Pentru a asigura clarificarea rapidă a faptelor cazului, ar fi util să fiți disponibil pentru a răspunde la orice întrebări. Depinde de dumneavoastră dacă vă adresați direct prin intermediul sistemului de reclamații, prin telefon sau prin intermediul unei adrese de e-mail. Atunci când comunicați prin intermediul sistemului digital de reclamații, rămâneți anonim. Pentru a face acest lucru, vă creați singur un cont anonim după trimiterea raportului. Veți fi instruit automat să faceți acest lucru după depunerea plângerii. Comunicarea bidirecțională cu societatea poate avea loc apoi prin intermediul acestui cont. De asemenea, trebuie să fiți conștient de faptul că raportul dvs. va fi analizat de persoane care s-ar putea să nu aibă nicio expertiză în domeniul dvs. Prin urmare, vă rugăm să vă străduiți să descrieți faptele cât mai clar și obiectiv posibil. Dacă aveți întrebări suplimentare cu privire la procedură sau la sistemul de reclamații White Sparrow, puteți trimite un e-mail echipei White Sparrow la incident@mkm-compliance.de cu întrebările dumneavoastră. Vom fi bucuroși să vă oferim informații confidențiale și fără caracter obligatoriu cu privire la procesul de raportare.

Cum funcționează procesul de raportare?

1. Pe paginile următoare, vi se va cere mai întâi să descrieți infracțiunea cât mai detaliat posibil și să furnizați informații importante. Informații precum numele sau funcția dumneavoastră nu sunt obligatorii. 2. dacă vă furnizați numele și o opțiune de contact, veți primi un răspuns din partea societății după o perioadă rezonabilă de timp. 3. vă rugăm să înțelegeți că procesarea poate dura ceva timp, în funcție de amploarea plângerii. Luăm în serios îngrijorarea dumneavoastră și am dori să o examinăm cu diligența necesară. Cu toate acestea, întrebările vă pot fi, de asemenea, trimise în avans. Acestea vă pot fi adresate direct prin intermediul sistemului, fără a fi necesar să vă dezvăluiți identitatea. 4. Plângerea va fi examinată și prelucrată în conformitate cu cerințele legale și ținând cont de orientările și instrucțiunile BAFA. Faptele semnalate vor fi examinate de societate. 5. Dacă reclamația se dovedește a fi justificată, se va elabora o propunere de soluție pe baza faptelor constatate. Compania va stabili măsurile de remediere necesare și va urmări în mod consecvent punerea lor în aplicare. Reclamantul este informat în consecință.

Ce standarde de siguranță sunt respectate?

Sistemul de reclamații White Sparrow este furnizat de MKM Compliance GmbH în calitate de partener independent. Rapoartele sunt înregistrate cu ajutorul unui software dezvoltat într-un mediu bancar extrem de sigur și stocate în centre de date de înaltă securitate tehnică din Germania, fără acces din străinătate. Informațiile raportate sunt stocate exclusiv pe servere în centre de date care sunt certificate în conformitate cu DIN ISO 27001/27002, ISO 22301 și 27018, SOC 1, SOC 2 și SOC 3. Metadatele necesare pentru transmitere, cum ar fi adresele IP sau specificațiile rețelei și dispozitivului, sunt stocate pe aceste servere doar pentru o perioadă scurtă de timp și apoi șterse, fără ca societățile sau angajații MKM Compliance să aibă acces la acestea. În plus, sistemul este configurat astfel încât o adresă IP să nu poată fi legată de un raport transmis. Aceasta înseamnă că, chiar dacă datele sunt accesate, nu mai este posibilă asocierea lor cu un raport. Dumneavoastră decideți dacă doriți să rămâneți anonim sau să furnizați detalii personale. În orice caz, conținutul raportului este transmis în mod securizat în formă criptată.

Ce alte canale de raportare există?

Un raport poate fi făcut sub formă de text aici, în sistemul de reclamații. În cazul în care societatea a stabilit acest lucru, rapoartele pot fi transmise și prin e-mail sau vocal prin intermediul unei căsuțe telefonice. Dacă este necesar, vă rugăm să vizitați site-ul web al societății în cauză. Toate rapoartele primite sunt introduse în acest sistem digital de reclamații și prelucrate acolo într-un mediu protejat. În cazul în care societatea în cauză oferă alte opțiuni pentru depunerea unui raport, este posibil ca aceasta să fi făcut public acest lucru.