Portalul de raportare

Respectarea reglementărilor legale are întotdeauna prioritate maxima pentru compania noastră. Dorim să ne asigurăm că această conformitate este garantată și în viitor. În acest sens, este important ca încălcările și conduita necorespunzătoare să ne fie raportate. Doar așa putem corecta încălcările și le putem preveni în viitor. Pentru a permite raportarea încălcărilor și trimiterea de notificări, folosim un sistem de sesizare a neregulilor. Acest sistem oferă angajaților noștri, furnizorilor și altor parteneri sau persoane care au legătură cu compania posibilitatea de a raporta încălcări prin intermediul unei platforme online securizate. Rapoartele primite sunt examinate cu seriozitate și tratate în consecință. Garantăm cea mai mare protecție posibilă pentru avertizorii care acționează cu bună credință, încearcă să promoveze un comportament corect și ajută la clarificarea abaterilor. Cu toate acestea, sesizările pot fi transmise oricând și în mod anonim. Pentru persoanele acuzate, prezumția de nevinovăție se aplică întotdeauna până când încălcarea poate fi dovedită.

Trimiteți raportul Autentificare

Sistemul

Pentru a consolida încrederea în gestionarea raportărilor, ne bazăm pe transparență. Platforma de raportare pe care o folosim este Portalul de raportare al MKM. Acest sistem garantează că rapoartele transmise sunt întotdeauna procesate într-un mediu securizat și - dacă avertizorul solicită acest lucru - în mod anonim. Acest lucru înseamnă că, în cazul raportărilor anonime, nu se înregistrează și nu se stochează nicio adresă de e-mail, niciun număr de telefon sau alte date care ar permite formularea de concluzii despre avertizor. Sistemele informatice sunt certificate, printre altele, ISO 27001/2, iar prelucrarea tuturor datelor este conformă cu dispozițiile Regulamentului general privind protecția datelor (RGPD). Toate datele și mesajele sunt transmise în formă criptată și stocate într-o bază de date la care au acces doar persoanele desemnate de companie. Cu ajutorul Portalului de raportare White Sparrow, rapoartele pot fi transmise online non-stop, șapte zile pe săptămână, în întreaga lume și în mai multe limbi.

De ce ar trebui să trimit un raport?

Încălcarea legilor sau a codurilor de conduită dăunează companiei și, prin urmare, tuturor angajaților. Integritatea, respectul și responsabilitatea sunt valori de bază ale companiilor, care au un impact nu numai asupra succesului economic durabil, ci și asupra bunăstării fiecărui individ din echipă. În cazul în care conduita necorespunzătoare este recunoscută din timp, se pot lua măsuri în timp util împotriva acesteia. În acest fel, pot fi evitate daunele aduse companiei și angajaților săi. Prin urmare, companiile au nevoie de ajutorul fiecărei persoane pentru a evita daunele în timp util.

Trimiteți raportul

Întrebări frecvente

Cine poate trimite un raport?

Orice angajat poate raporta o încălcare, dar și stagiarii, colaboratorii independenți, furnizorii, foștii angajați sau candidații la un loc de muncă . În plus, și terții care au luat cunoștință de o încălcare în timpul unei colaborări de afaceri cu compania pot trimite un raport.

Este raportul meu cu adevărat confidențial?

Vom păstra confidențialitatea absolută cu privire la identitatea dumneavoastră și la încălcarea semnalată. Informațiile vor fi comunicate numai în cadrul companiei în scopul anchetei. Puteți alege dacă doriți să vă dezvăluiți identitatea sau să rămâneți anonim. Întrucât informațiile pe care ni le comunicați pot conduce la investigații și la consecințe (posibil penale) pentru cei implicați, informațiile raportate trebuie să fie veridice. Rapoartele false și suspiciunile false pot avea consecințe grave pentru persoana care denunță și pot fi raportate la poliție. În acest caz, dumneavoastră, în calitate de denunțător, nu sunteți protejat de lege. Cu toate acestea, nu vă veți confrunta cu nicio consecință dacă furnizați informațiile în cunoștință de cauză și cu bună credință, chiar dacă ulterior se dovedește că sunt false. Motivele pentru care raportați sunt irelevante, atâta timp cât acestea sunt adevărate. Vă rugăm să rețineți că, în calitate de avertizor, nu puteți divulga nicio informație dacă sunteți supus unei obligații profesionale de confidențialitate impuse prin lege, cum ar fi un cea de medic sau de consilier fiscal. În plus, cei care iau cunoștință de raport pot fi obligați, în anumite circumstanțe, prin lege, să comunice toate informațiile raportate în întregime agențiilor guvernamentale. Acesta poate fi cazul, de exemplu, dacă există constrângeri legale pentru a implica autoritățile din zonele afectate de informații. De asemenea, compania poate fi obligată să dezvăluie informații de către autoritățile de anchetă (de exemplu, în cursul unei percheziții) sau de către o instanță.

Cum pot să trimit un raport?

Pentru ca un raport să fie analizat și procesat corect, este important să furnizați informații specifice și să descrieți încălcarea cât mai exact posibil. În cel mai bun caz, ar trebui să răspundeți la întrebările cine - ce - unde - cum și când? Pentru a asigura o clarificare rapidă, ar fi util dacă ați fi disponibil pentru întrebări suplimentare. Depinde de dumneavoastră dacă ne contactați prin telefon sau prin e-mail. Bineînțeles, puteți rămâne anonim și puteți deschide un cont anonim după ce trimiteți raportul (veți avea această posibilitate după ce trimiteți raportul). Acest cont poate fi utilizat și pentru comunicarea bidirecțională cu compania. De asemenea, trebuie să țineți cont de faptul că raportul va fi verificat de persoane care s-ar putea să nu aibă nicio experiență în domeniul dumneavoastră. Prin urmare, vă rugăm să încercați să descrieți faptele cazului cât mai clar și mai concret posibil. Dacă aveți întrebări suplimentare cu privire la procedură sau la sistemul de raportare a neregulilor White Sparrow, puteți trimite un e-mail la adresa incident@mkm-compliance.de cu întrebările dumneavoastră. Vom fi bucuroși să vă oferim în mod confidențial informațiile necesare cu privire la procesul de raportare.

Cum funcționează procesul de raportare?

În paginile următoare, vi se va cere mai întâi să descrieți încălcarea cât mai detaliat posibil și să ne furnizați informații importante. Informații precum numele sau funcția dumneavoastră nu sunt obligatorii. Dacă ne comunicați numele dvs. și o modalitate de a vă contacta, veți primi o confirmare de primire din partea noastră în termen de șapte zile. Vă rugăm să rețineți că este nevoie de un anumit timp pentru a procesa cererea dumneavoastră. Luăm în serios cererea dumneavoastră și dorim să o examinăm cu atenția cuvenită. Cu toate acestea, este posibil să avem întrebări sau să avem nevoie de informații suplimentare pentru a investiga încălcarea raportată. După primirea raportului, acesta va fi procesat și analizat pentru a se stabili dacă este necesară o investigație suplimentară. Persoanele care au comis o presupusă încălcare vor avea, de obicei, posibilitatea de a face observații, deoarece și ele merită protecție până la proba contrarie. Dacă este necesar, incidentul raportat va fi transmis autorităților sau agențiilor guvernamentale.

Ce standarde de siguranță sunt respectate?

Portalul de raportare White Sparrow este furnizat de MKM Compliance GmbH în calitate de partener independent. Informațiile sunt înregistrate cu ajutorul unui software dezvoltat în mediul bancar și sunt stocate în centre de date foarte bine securizate din punct de vedere tehnic. Informațiile raportate sunt stocate exclusiv pe servere în centre de date certificate în conformitate cu DIN ISO 27001/27002, SOC 1, SOC 2 și SOC 3. Pe aceste servere, metadatele care sunt absolut necesare pentru transmisie, cum ar fi adresele IP sau specificațiile rețelei și ale dispozitivului, sunt stocate doar pentru o perioadă extrem de scurtă de timp și apoi sunt șterse fără ca clienții sau angajații MKM Compliance să aibă acces la ele. Un grup foarte restrâns de administratori ai dezvoltatorilor de sistem ar putea avea acces la acestea dacă ar fi necesar, dar acest lucru este interzis din motive organizatorice. În plus, sistemul este configurat în așa fel încât o adresă IP nu poate fi asociată cu un raport transmis. Astfel, chiar și prin accesul la aceste date nu mai este posibilă atribuirea raportului unei persoane anume. Dumneavoastră decideți dacă doriți să rămâneți anonim sau să furnizați informații personale. Indiferent de situație, conținutul mesajului este transmis în siguranță, în formă criptată.

Ce alte canale de raportare există?

Raportarea poate fi făcută pe această platformă sau prin e-mail la incident@mkm-compliance.de. Informațiile primite prin e-mail sunt introduse manual ca un raport nou în sistemul de raportare al companiei în cauză de către angajații MKM Compliance GmbH care sunt obligați să păstreze secretul. În cazul în care compania în cauză oferă alte opțiuni pentru transmiterea unui raport, este posibil ca acestea să fie publicate de companie.