Sistema de denúncias

O cumprimento dos regulamentos legais é uma prioridade máxima para a nossa empresa. Queremos assegurar que o cumprimento seja garantido no futuro. Para este fim, é importante que infracções e comportamento incorrecto nos sejam comunicados. Esta é a única forma de o podermos corrigir e prevenir no futuro. Para permitir a denúncia de infracções e comportamente incorrecto, utilizamos um sistema de denúncias. Este sistema oferece aos nossos empregados, fornecedores e outros parceiros ou pessoas relacionadas com a empresa, a oportunidade de denunciar de forma segura infracções através de uma plataforma online. Os casos recebidos são investigados e tratados em concordância. A denunciantes que tentam promover comportamento correcto e actuam em boa fé, garantimos a maior protecção possível. A denúncia pode também ser feita de forma anónima. A presunção de inocência aplica-se sempre a todas as pessoas envolvidas até que a infração tenha sido provada.

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O sistema

A fim de reforçar a confiança no processamento de denúncias, confiamos na transparência. A plataforma de denúncias que utilizamos é o sistema de denúncia White Sparrow. Este sistema assegura que as denúncias apresentadas serão sempre processadas de forma segura e, se solicitado pelo denunciante, de forma anónima. Isto significa que no caso de denúncias anónimas, nenhum endereço de correio electrónico, número de telefone ou outros dados técnicos que permitam tirar conclusões sobre o denunciante, são registados e guardados. O sistema é certificados pela ISO 27001/2 e o processamento de todos os dados está em conformidade com as disposições do Regulamento Geral de Protecção de Dados (RGPD). Todos os dados e mensagens são transmitidas de forma codificada e guardada numa base de dados onde apenas as pessoas designadas pela empresa têm acesso. Com o sistema de denúncia do White Sparrow, denúncias podem ser entergues online 24 horas por dia, sete dias por semana, em todo o mundo, em várias línguas.

Porque devo fazer uma denúncia?

Violações de leis ou códigos de conduta prejudicam a empresa e, portanto, todos os seus empregados. Integridade, respeito e responsabilidade são valores básicos. Estes valors não só têm um impacto no sucesso das emprases, como também no bem-estar de cada indivíduo da equipa. Se a má conduta for reconhecida numa fase inicial, podem ser tomadas contramedidas rápidamente. Desta forma, podem ser evitados danos à empresa e aos seus empregados. Por conseguinte, as empresas precisam da ajuda de cada um para evitar estes danos.

Fazer denúncia

Perguntas mais frequentes

Quem pode fazer uma denúncia?

Qualquer funcionário, assim como estagiários, freelancers, fornecedores, antigos funcionários ou candidatos a emprego podem abrir casos e fazer uma denúncia. Além disso, terceiros que tenham tido conhecimento de uma violação durante um contacto profissional com a empresa, também podem fazer uma denúncia.

Será que a denúncia é realmente confidencial?

Mantemos a sua identidade e o caso absolutamente confidenciais. A informação só será partilhada dentro da empresa com um pequeno grupo de pessoas para efeitos de investigação. Pode optar por revelar a sua identidade ou permanecer anónimo. Como a informação que partilha connosco pode levar a investigações e consequências (possivelmente criminais) para os envolvidos, a informação comunicada deve ser verdadeira. Relatórios falsos e suspeitas falsas podem resultar em consequências graves para o denunciante e podem ser entregues às autoridades. Neste caso o denunciante não está protegido pela lei. No entanto, não enfrentará quaisquer consequências se fornecer as suas informações com o melhor dos seus conhecimentos e de boa fé, mesmo que as informações mais tarde se revelem erradas. Os seus motivos para fazer a denúncia, desde que sejam verdadeiros, não importam. Note que, como denunciante, não pode revelar informações se estiver sujeito a um dever profissional de confidencialidade legal, tal como um médico ou contabilista. Além disso, pessoas que têm conhecimento do caso podem, em determinadas circunstâncias, ser legalmente obrigadas a divulgar a informação relatada às autoridades. Tal pode ser o caso, por exemplo, se existirem obrigações legais de envolver as autoridades em áreas afectadas por uma denúncia. A empresa pode também ser obrigada pelas autoridades ou um tribunal a revelar informações de investigação.

Como faço uma denúncia?

Para que um caso seja correctamente verificado e processado, é importante que forneça informações concretas e descreva a violação com a maior precisão possível. Na melhor das hipóteses, deve responder às perguntas: Quem? - O quê? - Onde? - Como? e Quando? A fim de assegurar um esclarecimento rápido, seria útil se estivesse disponível para mais perguntas. Pode indicar o seu e-mail ou número de telefone para esclarecimento. É claro que também pode permanecer anónimo e abrir uma conta anónima depois de submeter a denúncia. Esta conta pode também ser utilizada para comunicação entre si e a empresa. Além disso, deve ter em conta que o relatório será revisto por pessoas que poderão não ter experiência na sua área. Assim, pedimos que tente descrever os factos do caso da forma mais clara e factual possível. Se tiver mais alguma questão sobre o procedimento ou sobre o sistema de denúncia do White Sparrow, pode enviar um e-mail à equipa White Sparrow em incident@mkm-compliance.de com as suas perguntas. Iremos sempre responder ás suas perguntas de forma confidencial.

Qual é o procedimento de uma denúncia?

Nas páginas seguintes, ser-lhe-á pedido primeiro que descreva o problema com o maior detalhe possível e que nos forneça as informações mais importantes. Informações como o seu nome ou cargo, não são obrigatórias. Se nos indicar o seu nome e um meio de contacto, receberá uma notificação de recepção do caso no prazo de sete dias. O processamento do seu caso pode demorar alguns dias. Levamos o seu caso a sério e iremos examiná-lo com a devida diligência. Contudo, é possível que tenhamos dúvidas ou necessitemos de informações adicionais a fim de investigar o problema denunciado. Depois de receber o seu caso, este será processado e revisto para determinar se será necessário uma investigação mais aprofundada. As pessoas que cometeram a alegada violação terão normalmente a oportunidade de a comentar, uma vez que também elas são dignas de protecção até que se prove a sua culpa. Se necessário, o incidente relatado será transmitido às autoridades ou agências governamentais.

Que normas de segurança são cumpridas?

O sistema de denúncia da White Sparrow é fornecido pela empresa MKM Compliance GmbH como parceiro independente. As denúncia são registadas com a ajuda de software originalmente desenvolvido paro o ambiente bancário e assim armazenadas em centros de dados tecnicamente altamente seguros. A informação comunicada é armazenada exclusivamente em servidores em centros de dados certificados em conformidade com DIN ISO 27001/27002, SOC 1, SOC 2 e SOC 3. Nestes servidores, os metadados que são absolutamente necessários para a transmissão, tais como endereços IP ou especificações de rede e dispositivos, só são armazenados durante um período de tempo extremamente curto e depois apagados sem que os clientes ou funcionários da MKM Compliance GmbH tenham acesso. Só um grupo muito limitado de administradores dos desenvolvedores do sistema teria acesso se necessário, mas isto é proibido por razões organizacionais. Além disso, o sistema é estabelecido de tal forma que um endereço IP não pode ser ligado a uma denúncia. Assim, mesmo o acesso aos dados significa que uma atribuição a um caso já não é possível. Você tem de decidir se quer permanecer anónimo ou fornecer informações pessoais. Em qualquer caso, o conteúdo do caso é codificado e transmitido de forma segura.

Que outros canais de denúncia existem?

Uma denúncia pode ser feita nesta plataforma ou por e-mail para incident@mkm-compliance.de. As informações recebidas por e-mail são introduzidas manualmente como um novo relatório no sistema de denúncia por funcionários da MKM Compliance GmbH. Se um empresa permitir outros meios para a apresentação de uma denúncia, estes serão publicados por meios próprios.