Sistema di whistleblowing

Il rispetto delle normative legali è una priorità assoluta per la nostra azienda. Vogliamo assicurarci che il loro rispetto sia garantito anche in futuro. A tal fine, è importante che le violazioni e i comportamenti scorretti ci vengano segnalati. Questo è l'unico modo per correggerli e prevenirli in futuro. Utilizziamo un sistema di whistleblowing per consentire la segnalazione di violazioni e l'emissione di segnalazioni. Questo sistema offre ai nostri dipendenti, fornitori e altri partner o persone collegate all'azienda l'opportunità di segnalare violazioni tramite una piattaforma online sicura. Le segnalazioni dettagliate vengono attentamente controllate e trattate di conseguenza. Ai segnalatori che agiscono in buona fede e cercano di incoraggiare comportamenti corretti e di aiutare a chiarire quelli scorretti, garantiamo la massima protezione possibile. Le segnalazioni possono essere inviate anche in forma anonima. Per le persone interessate, la presunzione di innocenza si applica sempre fino a quando la violazione non può essere dimostrata.

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Il sistema

Per rafforzare la fiducia nella gestione delle segnalazioni allo scopo di scoprire le irregolarità, ci affidiamo alla trasparenza. La piattaforma di whistleblowing che utilizziamo è il sistema di whistleblowing MKM. Questo sistema garantisce che le segnalazioni presentate siano sempre trattate in un ambiente sicuro e, se richiesto dal segnalante, in modo anonimo. Ciò significa che in caso di segnalazioni anonime, nessun indirizzo e-mail, numero di telefono o altri dati che consentano di trarre conclusioni sul segnalante vengono registrati e conservati. I sistemi informatici sono certificati ISO 27001/2 e il trattamento di tutti i dati è conforme alle disposizioni del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR). Tutti i dati e i messaggi sono trasmessi in forma crittografata e archiviati in un database in cui solo le persone nominate dallazienda hanno accesso ai dati. Con il sistema di whistleblowing MKM, le segnalazioni possono essere inviate online 24 ore su 24, sette giorni su sette in tutto il mondo in diverse lingue.

Perché dovrei inviare una segnalazione?

Le violazioni di leggi o codici di condotta danneggiano lazienda e, quindi, tutti i dipendenti. Integrità, rispetto e responsabilità sono valori fondamentali delle aziende che non solo hanno un impatto sul successo economico sostenibile, ma anche sul benessere di ogni individuo del team. Se si rileva in anticipo una cattiva condotta, è possibile intraprendere tempestivamente unazione contro questa. In questo modo, si possono evitare danni allazienda e ai suoi dipendenti. Per questo motivo, le aziende hanno bisogno dellaiuto di ogni persona per evitare tempestivamente i danni.

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Domande frequenti

Chi può inviare una segnalazione?

Ogni dipendente può segnalare una violazione, ma possono inoltrare segnalazioni anche stagisti, liberi professionisti, fornitori, ex dipendenti o candidati. Inoltre, anche le terze parti che sono venute a conoscenza di una violazione durante i contatti commerciali con l'azienda possono inviare una segnalazione.

Quanto è davvero confidenziale la segnalazione?

Trattiamo la tua identità e la violazione segnalata con assoluta riservatezza. Le informazioni vengono condivise allinterno dellazienda solo a scopo di ricerca. Puoi scegliere se rivelare la tua identità o rimanere anonimo. Poiché le informazioni che ci fornisci possono portare a indagini e conseguenze (possibilmente penali) per le persone interessate, devono essere veritiere. False segnalazioni e accuse possono avere gravi conseguenze per il segnalante e possono essere segnalate se necessario. In questo caso, tu come informatore non sei protetto dalla legge. Tuttavia, non dovrai affrontare alcuna conseguenza se fornisci le tue informazioni al meglio delle tue conoscenze e convinzioni e in buona fede, anche se le informazioni in seguito si rivelano errate. Finché sei sincero, la tua motivazione per la segnalazione non ha importanza. Tieni presente che in qualità di segnalante non sei autorizzato a divulgare alcuna informazione se sei legalmente obbligato a un obbligo di segreto professionale, ad esempio in qualità di medico o consulente fiscale. Inoltre, in determinate circostanze, coloro che vengono a conoscenza della segnalazione potrebbero essere tenuti per legge a divulgare integralmente tutte le informazioni segnalate alle agenzie governative. Questo può essere il caso, per esempio, se ci sono vincoli legali per coinvolgere le autorità nelle aree interessate dalle informazioni. Lazienda può anche essere costretta a rivelare informazioni dalle autorità inquirenti (ad esempio nellambito di una perquisizione) o da un tribunale.

Come faccio a segnalare una violazione?

Affinché una segnalazione possa essere verificata ed elaborata correttamente, è importante fornire informazioni specifiche e descrivere la violazione nel modo più preciso possibile. Nella migliore delle ipotesi, rispondi alle domande Chi? - Che cosa? - Dove? - Come? e Quando? Per poter garantire un rapido chiarimento, sarebbe utile se tu fossi disponibile a rispondere a qualsiasi domanda. Puoi decidere tu se per telefono o tramite un indirizzo e-mail. Ovviamente, puoi anche rimanere anonimo e aprire un account anonimo dopo aver inviato la segnalazione (questo ti verrà offerto dopo aver inviato la segnalazione). La comunicazione bidirezionale con l'azienda può quindi avvenire anche tramite questo account. Dovresti anche notare che la segnalazione sarà esaminata da persone che potrebbero non avere esperienza nel tuo campo. Quindi, ti chiediamo di descrivere la questione nel modo più chiaro e concreto possibile. Qualora avessi ulteriori domande sulla procedura o sul sistema di whistleblowing White Sparrow, è possibile inviare un'e-mail con tali domande al team White Sparrow all'indirizzo incident@mkm-compliance.de. Saremo lieti di fornirti informazioni non vincolanti e riservate sul processo di segnalazione.

Come si svolge il processo di segnalazione?

Nelle prossime pagine ti verrà prima chiesto di descriverci la violazione nel modo più dettagliato possibile e di fornirci informazioni importanti. Le informazioni come il tuo nome o la tua posizione non sono obbligatorie. Comunicaci il tuo nome e unopzione di contatto e riceverai una conferma di ricezione da parte nostra entro sette giorni. Ti preghiamo di comprendere che lelaborazione richiede del tempo. Prendiamo sul serio la tua segnalazione e vorremmo esaminarla con la dovuta attenzione. Tuttavia, potremmo avere anche ulteriori domande o necessitare di ulteriori informazioni per indagare sulla violazione segnalata. Una volta ricevuta la tua segnalazione, questa verrà elaborata per vedere se sono necessarie ulteriori indagini. Le persone che hanno commesso una presunta violazione di solito hanno la possibilità di commentare, perché anche loro hanno il diritto di difendersi fino a prova contraria. Se necessario, lincidente segnalato sarà trasmesso alle autorità o alle istituzioni governative.

Quali standard di sicurezza sono soddisfatti?

Il sistema di whistleblowing White Sparrow è fornito da MKM Compliance GmbH come partner indipendente. Le segnalazione vengono registrate con lausilio di un software sviluppato dallambiente bancario e archiviate in data center altamente sicuri. Le informazioni riportate sono archiviate esclusivamente su server in data center certificati secondo DIN ISO 27001/27002, SOC 1, SOC 2 e SOC 3. I metadati assolutamente necessari per la trasmissione, come indirizzi IP o specifiche di rete e dispositivo, vengono memorizzati su questi server solo per un periodo di tempo estremamente breve e in seguito cancellati senza che i clienti MKM o collaboratori di MKM Compliance vi abbiano accesso. Un gruppo molto limitato di amministratori degli sviluppatori di sistema potrebbe avervi accesso, ma questo è proibito da un punto di vista organizzativo. Inoltre, il sistema è configurato in modo tale che un indirizzo IP non possa essere associato a una segnalazione inviata. Anche laccesso ai dati significa che non può più essere assegnato a una segnalazione. Decidi tu stesso se rimanere anonimo o fornire informazioni su di te. In ogni caso, il contenuto del messaggio viene trasmesso in modo sicuro in forma crittografata.

Quali altri canali di segnalazione ci sono?

È possibile effettuare una segnalazione su questa piattaforma di whistleblowing, telefonicamente allo 0800-9908600 o via e-mail all'indirizzo incident@mkm-compliance.de. Le segnalazioni ricevute via e-mail vengono inserite manualmente come una nuova segnalazione nel sistema di whistleblowing dell'azienda interessata dai dipendenti di MKM Compliance GmbH che hanno giurato di mantenere il segreto. Se la società interessata offre altre opzioni per la presentazione di una segnalazione, potrebbe averla pubblicata essa stessa.