Hinweisgebersystem

Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften hat für unser Unternehmen oberste Priorität. Wir wollen sicherstellen, dass deren Einhaltung auch in Zukunft gewährleistet ist. Hierzu ist es wichtig, dass uns Verstöße und Fehlverhalten gemeldet werden. Nur so können wir diese korrigieren und in Zukunft unterbinden. Um die Meldung von Verstößen und das Erteilen von Hinweisen zu ermöglichen, setzen wir ein Hinweisgebersystem ein. Dieses System bietet unseren Mitarbeitern, Lieferanten und anderen Partnern oder Personen mit Bezug zum Unternehmen die Möglichkeit, über eine gesicherte Onlineplattform Verstöße zu melden. Eingehende Meldungen werden ernsthaft geprüft und entsprechend behandelt. Hinweisgeber, die in gutem Glauben handeln und versuchen, richtiges Verhalten zu fördern und zur Aufklärung von Fehlverhalten beizutragen, gewährleisten wir den größtmöglichen Schutz. Hinweise können auch anonym abgegeben werden. Für alle betroffenen Personen gilt stets die Unschuldsvermutung, bis der Verstoß nachgewiesen werden konnte.

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Das System

Um das Vertrauen in den Umgang mit Hinweisen zur Aufdeckung von Missständen zu stärken, setzen wir auf Transparenz. Bei der von uns eingesetzten Hinweisgeberplattform handelt es sich um das White Sparrow Hinweisgebersystem. Dieses System stellt sicher, dass abgegebene Meldungen stets in einer sicheren Umgebung und - falls vom Hinweisgeber gewünscht - anonym bearbeitet werden. Dies bedeutet, dass bei anonymen Meldungen keine E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder sonstige technische Daten erfasst und gespeichert werden, die Rückschlüsse auf den Hinweisgeber ermöglichten. Die IT-Systeme sind unter anderem ISO 27001/2 zertifiziert und die Verarbeitung aller Daten entspricht den Vorschriften der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Alle Daten und Nachrichten werden verschlüsselt übermittelt und in einer Datenbank gespeichert, in der lediglich die vom Unternehmen benannten Personen Zugriff auf die Daten haben. Mit dem White Sparrow Hinweisgebersystem können rund um die Uhr, sieben Tage die Woche weltweit in mehreren Sprachen online Hinweise abgegeben werden.

Warum sollte ich eine Meldung abgeben?

Verstöße gegen Gesetze oder Wohlverhaltensregelungen schaden dem Unternehmen und damit allen Mitarbeitern. Integrität, Respekt und Verantwortung sind Grundwerte von Unternehmen, die sich nicht nur auf den nachhaltigen wirtschaftlichen Erfolg auswirken, sondern auch auf das Wohlergehen jedes Einzelnen im Team. Wird ein Fehlverhalten frühzeitig erkannt, kann rechtzeitig dagegen vorgegangen werden. So kann Schaden vom Unternehmen und den Mitarbeitern abgewendet werden. Daher brauchen Unternehmen die Mithilfe jedes Einzelnen, um Schaden rechtzeitig abzuwenden.

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Häufig gestellte Fragen

Wer kann eine Meldung abgeben?

Jeder Angestellte kann einen Verstoß melden, aber auch Praktikanten, freie Mitarbeiter, Lieferanten, ehemalige Angestellte oder Bewerber können Meldungen abgeben. Zudem können Dritte, die bei einem geschäftlichen Kontakt mit dem Unternehmen von einem Verstoß erfahren haben, eine Meldung abgeben.

Wie vertraulich ist die Meldung wirklich?

Wir behandeln Ihre Identität und den gemeldeten Verstoß absolut vertraulich. Die Informationen werden innerhalb des Unternehmens nur einer kleinen Gruppe von Personen zum Zwecke der Nachforschung geteilt. Sie können wählen, ob Sie Ihre Identität preisgeben oder anonym bleiben wollen. Da die Informationen, die Sie an uns weitergeben, zu Ermittlungen und (ggf. strafrechtlichen) Konsequenzen für die Betroffenen führen können, müssen die gemeldeten Informationen der Wahrheit entsprechen. Falschmeldungen und falsche Verdächtigungen können schwere Folgen für den Hinweisgeber nach sich ziehen und werden gegebenenfalls zur Anzeige gebracht. In diesem Fall sind Sie als Hinweisgeber nicht durch dsa Gesetz geschützt. Ihnen drohen jedoch keine Konsequenzen, wenn Sie ihre Angaben nach dem besten Wissen und Gewissen und in gutem Glauben machen, auch wenn sich die Informationen später als falsch herausstellen. Auf Ihre Beweggründe der Meldung kommt es, so lange sie wahrheitsgetreu sind, nicht an. Bitte beachten Sie, dass Sie als Hinweisgeber keine Informationen preisgeben dürfen, falls Sie selbst einer gesetzlich angeordneten, beruflichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen, wie z.B. als Arzt oder Steuerberater. Darüber hinaus können diejenigen, die von der Meldung erfahren, unter bestimmten Umständen gesetzlich verpflichtet sein, gemeldete Informationen vollständig an staatliche Stellen herauszugeben. Das kann z.B. der Fall sein, wenn für Bereiche, die von einem Hinweis betroffen sind, rechtliche Zwänge zum Einschalten von Behörden existieren. Ebenfalls kann das Unternehmen durch Ermittlungsbehörden (z.B. im Rahmen einer Durchsuchung) oder ein Gericht gezwungen werden, Informationen preiszugeben.

Wie melde ich einen Verstoß?

Damit ein Hinweis korrekt überprüft und bearbeitet werden kann, ist es wichtig, dass Sie konkrete Angaben machen und den Verstoß so genau wie möglich beschreiben. Hierzu beantworten Sie bestenfalls die Fragen Wer? – Was? – Wo? – Wie? und Wann? Um eine zügige Aufklärung gewährleisten zu können, wäre es hilfreich, wenn Sie für Rückfragen zur Verfügung stünden. Ob telefonisch oder über eine E-Mailadresse ist dabei Ihnen überlassen. Selbstverständlich können Sie jedoch auch anonym bleiben und nach Abgabe des Hinweises einen anonymen Account eröffnen (dies wird Ihnen nach Abgabe des Hinweises angeboten). Über diesen Account kann dann ebenfalls eine Zwei-Wege-Kommunikation mit dem Unternehmen stattfinden. Zudem sollten Sie beachten, dass die Meldung von Personen überprüft wird, die möglicherweise kein Fachwissen auf Ihrem Gebiet besitzen. Bemühen Sie sich somit bitte darum, den Sachverhalt so klar und sachlich wie möglich zu schildern. Haben Sie weitere Fragen zur Vorgehensweise oder dem White Sparrow Hinweisgebersystem, können Sie dem White Sparrow Team unter incident@mkm-compliance.de eine Email mit Ihren Fragen schreiben. Wir informieren Sie gerne unverbindlich und vertraulich über den Ablauf einer Meldung.

Wie läuft eine Meldung ab?

Sie werden auf den nächsten Seiten zunächst gebeten, uns den Verstoß möglichst detailliert zu schildern und uns wichtige Informationen mitzuteilen. Angaben wie Ihren Namen oder Ihre Position sind keine Pflichtangaben. Teilen Sie uns Ihren Namen und eine Kontaktmöglichkeit mit, bekommen Sie innerhalb von sieben Tagen eine Eingangsbestätigung von uns. Bitte haben Sie Verständnis, dass die Bearbeitung etwas Zeit in Anspruch nimmt. Wir nehmen Ihr Anliegen ernst und möchten es mit der gebührenden Sorgfalt prüfen. Es ist aber auch möglich, dass wir Rückfragen haben oder zusätzliche Informationen benötigen, um dem gemeldeten Verstoß nachzugehen . Nachdem Ihr Hinweis eingegangen ist, wird dieser bearbeitet und überprüft, ob weitere Nachforschungen erforderlich sind. Personen, die einen mutmaßlichen Verstoß begangen haben, wird in der Regel die Gelegenheit gegeben, sich dazu zu äußern, denn auch sie sind bis zum Beweis der Schuld schützenswert. Falls erforderlich, wird der gemeldete Vorfall an Behörden oder staatliche Einrichtungen weitergegeben.

Welche Sicherheitsstandards werden erfüllt?

Das Hinweisgebersystem White Sparrow wird von der MKM Compliance GmbH als unabhängigem Partner zur Verfügung gestellt. Die Hinweise werden mit Hilfe einer Software, entwickelt aus dem Banken-Umfeld, erfasst und in technisch hoch gesicherten Rechenzentren gespeichert. Die gemeldeten Informationen werden ausschließlich auf Servern in Rechenzentren gespeichert, die nach DIN ISO 27001/27002, SOC 1, SOC 2 und SOC 3 zertifiziert sind. Auf diesen Servern werden die zur Übermittlung zwingend erforderlichen Metadaten wie IP-Adressen oder Netzwerk- und Gerätespezifikationen nur für äußerst kurze Zeit gespeichert und sodann gelöscht, ohne dass die Kunden oder Mitarbeiter der MKM Compliance hierzu Zugriff haben. Ein sehr eingeschränkter Kreis von Administratoren der Systementwickler hätte ggf. darauf Zugriff, ist aber organisatorisch untersagt. Zudem ist das System so aufgesetzt, dass eine IP-Adresse nicht mit einer eingereichten Meldung in Verbindung gebracht werden kann. So hat selbst ein Zugriff auf die Daten zur Folge, dass eine Zuordnung zu einem Hinweis nicht mehr möglich ist. Sie entscheiden selbst, ob Sie anonym bleiben oder Angaben zu Ihrer Person machen. In jedem Fall werden Meldungsinhalte sicher verschlüsselt übertragen.

Welche anderen Meldekanäle gibt es?

Eine Meldung kann erfolgen auf dieser Hinweisgeberplattform oder als E-Mail unter der Adresse incident@mkm-compliance.de. Per Email eingehende Hinweise werden manuell als neuer Hinweis in das Hinweisgebersystem des betroffenen Unternehmens durch zur Verschwiegenheit verpflichtete Mitarbeiter der MKM Compliance GmbH eingegeben. - Wenn das betroffene Unternehmen weitere Möglichkeiten zur Abgabe eines Hinweises ermöglicht, hat es dies möglicherweise selbst publiziert.