System sygnalisty

Zgodność postępowania z przepisami prawnymi stanowi dla naszej firmy najwyższy priorytet. Zapewniamy, iż postępowanie zgodne z obowiązującym prawem jest gwarantowane zarόwno teraz i w przyszłości. Bardzo ważne jest by wszelkie nieprawidłowości i naruszenia prawa zostały naszej firmie zgłoszone. Tylko w ten sposόb możemy je skorygować oraz w przyszłości im zapobiec. Aby umożliwić zgłaszanie nieprawidłowości i naruszeń stosujemy sytsem informowania o nieprawidłowościach. System ten oferuje możliwość zgłaszania wszelkich nieprawidłowości za pośrednictwem bezpiecznej platformy internetowej naszym pracownikom, dostawcom oraz innym partnerom handlowym jak rόwnież osobom wspόłpracującym z naszą firmą. Wszelkie wpływające zgłoszenia zostaną potraktowane poważnie i przeanalizowane. Sygnalistom, ktόrzy działają w dobrej wierze, starają się promować właściwe postępowanie oraz wspomagają wyjaśnienie uchybień zapewniamy możliwie największą ochronę prawną przed konsekwencjami. Zgłoszenia mogą być przekazywane rόwnież w pełni anonimowo. Domniemanie niewinności ma zastosowanie do wszystkich zainteresowanych osόb- do momentu udowodnienia naruszenia prawa.

Dodaj zgłoszenie Zaloguj się

system

By wzmocnić zaufanie do postępowania w sprawie zgłaszania nieprawidłowości, stawiamy na przejrzystość. Platformą whistleblowingową, z której korzystamy, jest system White Sparrow. Nasz system zapewnia wszelkim nadsyłanym do nas zgłoszeniom gwarancję bezpieczeństwa oraz na życzenie pełną anonimowość. To oznacza iż w przypadku anonimowego zgłoszenia nie zostaną zarejstrowane ani przechowywane takie informacje jak: adres e-mail, numer telefonu oraz jakiekolwiek inne informacje umożliwiające identyfikację sygnalisty. Nasze systemy informatyczne posiadają między innymi certyfikat ISO 27001/2, a przetwarzanie danych osobowych odbywa się zawsze zgodnie z obowiązującymi przepisami Ogόlnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO). Wszelkie informacje zostają przekazane w zaszyfrowanej formie oraz są przechowywane w bazie danych, do ktόrej dostęp mają wyłącznie osoby wyznaczone przez podmiot gospodarczy. Platforma White Sparrow dostępna jest sygnalistom online całodobowo, siedem dni w tygodniu, na całym świecie, w wielu językach.

Dlaczego należy złożyć zgłoszenie?

Naruszenie prawa lub kodeksu postępowania szkodzi firmie, a tym samym wszystkim pracownikom. Uczciwość, szacunek i odpowiedzialność to podstawowe wartości korporacyjne, które mają wpływ nie tylko na trwały sukces ekonomiczny, ale także na dobre samopoczucie każdej osoby w zespole. Jeśli nieprawidłowości zostaną wykryte na wczesnym etapie, można podjąć działania przeciwko nim. W ten sposób można uniknąć szkód dla firmy i jej pracowników. Stąd też firmy potrzebują pomocy każdego z osobna, aby w porę zapobiec ewentualnym stratom.

Dodaj zgłoszenie

Najczęściej zadawane pytania

Kto może dodać zgłoszenie-?

Naruszenie przepisów może zgłosić każdy pracownik, ale także stażyści, freelancerzy, dostawcy, byli pracownicy lub osoby ubiegające się o pracę. Ponadto osoby trzecie, które dowiedziały się o naruszeniu przepisów podczas kontaktów biznesowych z firmą również mogą złożyć raport.

Jak bardzo poufne jest to przesłanie?

Zachowujemy Twoją tożsamość i zgłoszone naruszenie w całkowitej poufności. Informacje te będą udostępniane w obrębie firmy tylko niewielkiej grupie osób w celu przeprowadzenia dochodzenia. Możesz ujawnić swoją tożsamość lub pozostać anonimowy. Ponieważ informacje, które nam Państwo przekazują, mogą prowadzić do dochodzeń i (być może karnych) konsekwencji dla osób zainteresowanych, zgłaszane naruszenia muszą być prawdziwe. Fałszywe doniesienia i nieprawdziwe podejrzenia mogą mieć poważne konsekwencje dla osoby zgłaszającej i mogą zostać zgłoszone odpowiednim służbom. W tym przypadku, Ty jako sygnalista nie jesteś chroniony przez prawo. Nie poniesiesz żadnych konsekwencji, w przypadku gdy podasz informacje zgodnie ze swoją najlepszą wiedzą i w dobrej wierze, nawet jeśli później okaże się, że są one fałszywe. Motywy, którymi się kierujesz, nie mają znaczenia, o ile są zgodne z prawdą. Należy pamiętać, że jako sygnalista nie możesz ujawniać żadnych informacji, jeśli sam podlegasz prawnemu obowiązkowi zachowania tajemnicy zawodowej, np. jako lekarz lub doradca podatkowy. Ponadto, osoby, które dowiedziały się o raporcie, mogą w pewnych okolicznościach być prawnie zobowiązane do ujawnienia zgłoszonych informacji organom państwowym prowadzącym postępowanie w sprawie. Może to mieć miejsce na przykład w przypadku ograniczeń prawnych dotyczących zaangażowania władz w obszarach, których dotyczy sprawozdanie. Firma może również zostać zobowiązana do ujawnienia informacji przez organy śledcze (np. w trakcie rewizji) lub przez sąd.

Jak zgłosić naruszenie?

Aby zgłoszenie zostało prawidłowo sprawdzone i rozpatrzone, ważne jest, aby podać konkretne informacje i jak najdokładniej opisać naruszenie. Aby to zrobić jak najlepiej odpowiedz na pytania: Kto? - Co? - Gdzie? - Jak? i Kiedy? Aby zapewnić szybkie wyjaśnienie naruszenia, gdyby była Pan i/Pan dostępna/y w celu udzielenia odpowiedzi na wszelkie pytania. To od Ciebie zależy czy zadzwonisz czy wyślesz e-mail. Oczywiście, możesz również pozostać anonimowy i otworzyć anonimowe konto po wysłaniu zgłoszenia (zostanie Ci to zaproponowane po wysłaniu zgłoszenia). Konto to może być również wykorzystywane do dwustronnej komunikacji z firmą. Należy również mieć świadomość, że raport będzie recenzowany przez osoby, które mogą nie posiadać specjalistycznej wiedzy w danej dziedzinie. Proszę więc starać się opisywać fakty w sposób jak najbardziej przejrzysty i rzeczowy. Jeżeli mają Państwo dalsze pytania dotyczące procedury lub systemu informowania o nieprawidłowościach White Sparrow, mogą Państwo wysłać e-mail do zespołu White Sparrow na adres incident@mkm-compliance.de ze swoimi pytaniami. Chętnie udzielimy Państwu niewiążących i poufnych informacji na temat procesu zgłaszania.

Jak działa powiadomienie?

Na kolejnych stronach zostaniesz poproszony o jak najdokładniejsze opisanie naruszenia i przekazanie nam ważnych informacji. Dane osobowe takie jak imię i nazwisko czy stanowisko nie są obowiązkowe. Jeśli podasz nam swoje imię i nazwisko oraz sposób kontaktu, w ciągu siedmiu dni otrzymasz od nas potwierdzenie otrzymania zgłoszenia. Prosimy o zrozumienie, że rozpatrzenie wniosku zajmie trochę czasu. Poważnie traktujemy Państwa zgłoszenie i chcielibyśmy je przeanalizować z należytą starannością. Może się jednak zdarzyć, że będziemy mieli pytania lub będziemy potrzebowali dodatkowych informacji w celu zbadania zgłoszonego naruszenia.Po otrzymaniu zgłoszenia jest ono przetwarzane i sprawdzane, czy konieczne jest dalsze dochodzenie. Osoby, które dopuściły się domniemanego naruszenia, mają zazwyczaj możliwość wypowiedzenia się na ten temat, ponieważ one również zasługują na ochronę do czasu udowodnienia winy. W razie potrzeby zgłoszony incydent jest przekazywany władzom lub instytucjom państwowym.

Jakie normy bezpieczeństwa są spełnione?

System informowania o nieprawidłowościach White Sparrow jest dostarczany przez MKM Compliance GmbH jako niezależnego partnera. Wskazówki są rejestrowane za pomocą oprogramowania opracowanego w środowisku bankowym i przechowywane w technicznie bardzo dobrze zabezpieczonych centrach danych. Zgłoszone informacje są przechowywane wyłącznie na serwerach w centrach danych certyfikowanych zgodnie z normą DIN ISO 27001/27002, SOC 1, SOC 2 i SOC 3. Na serwerach metadane, które są absolutnie niezbędne do transmisji, takie jak adresy IP lub specyfikacje sieci i urządzeń, są przechowywane jedynie przez bardzo krótki okres czasu, a następnie usuwane bez możliwości dostępu do nich przez klientów lub pracowników firmy MKM Compliance. Bardzo ograniczona grupa administratorów/ programistów systemu miałaby do niego dostęp w razie potrzeby, ale jest to zabronione ze względów organizacyjnych. Ponadto system jest skonfigurowany w taki sposób, że adres IP nie może być powiązany z przesłanym zgłoszeniem. W ten sposób nawet dostęp do danych oznacza, że nie jest już możliwe przypisanie ich do raportu. Do Ciebie należy decyzja, czy chcesz pozostać anonimowy, czy podać swoje dane osobowe. W każdym przypadku zawartość raportu jest bezpiecznie zaszyfrowana.

Jakie są pozostałe kanały sprawozdawcze?

Zgłoszenia można dokonać za pośrednictwem platformy informacyjnej lub pocztą elektroniczną na adres incident@mkm-compliance.de. Informacje otrzymane pocztą elektroniczną są wprowadzane ręcznie jako nowe zgłoszenie do systemu informowania o nieprawidłowościach w danej firmie przez pracowników MKM Compliance GmbH, którzy są zobowiązani do zachowania tajemnicy. - Jeśli dana firma umożliwia dalsze opcje zgłaszania nieprawidłowości, prawdopodobnie dodała je sama.