Système de dénonciation

Le respect des réglementations légales est toujours une priorité absolue pour notre entreprise. Nous voulons nous assurer que le respect est aussi garanti à l'avenir. Par conséquent, il est important que les infractions et les fautes nous soient signalées. C'est l'unique façon pour corriger les infractions et de les empêcher à l'avenir. Afin de permettre le signalement des infractions et l'émission de notifications, nous utilisons un système de dénonciation. Ce système offre à nos employés, nos fournisseurs et autres partenaires ou personnes liées à la société, la possibilité de signaler les infractions via une plateforme en ligne sécurisée. Les signalements qui entrent sont examinés sérieusement et traités en conséquence. Nous garantissons la majeure protection possible aux dénonciateurs qui agissent de bonne foi, essaient de promouvoir un comportement correct et aident à clarifier les fautes. Cependant, les dénonciations peuvent également être déposées de manière anonyme. Pour les personnes accusées, la présomption d'innocence s'applique toujours jusqu'à ce que l'infraction puisse être prouvée.

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Le système

Pour renforcer la confiance dans la gestion des plaintes, nous misons sur la transparence. La plateforme de dénonciation que nous utilisons est le Système de Dénonciation de White Sparrow. Notre système garantit que les signalements soumis sont toujours dans un environnement sécurisé et, si vous le souhaitez, traités de manière totalement anonyme. Cela signifie que dans le cas de plaintes anonymes, ni les adresses e-mail, ni les numéros de téléphone ni aucun autre identifiant ne sont enregistrés ou stockés. Les systèmes informatiques concernés sont certifiés ISO 27001/2 et le traitement des données est conforme aux dispositions du règlement général sur la protection des données (RGPD). Tous les messages et données sont transmis sous forme cryptée et sont stockés dans une base de données où seules les personnes désignées par la société ont accès aux données. Lorsque vous utilisez le Système de Dénonciation de White Sparrow, les notifications peuvent être soumises en ligne 24 heures sur 24, sept jours sur sept, dans le monde entier en plusieurs langues.

Pourquoi dois-je déposer une plainte?

Les violations des lois, de la politique de lentreprise ou des codes de conduite portent atteinte à notre entreprise et donc à tous ses employés. Lintégrité, le respect et la responsabilité sont des valeurs fondamentales de cette entreprise et ont un impact non seulement sur la réussite économique durable, mais aussi sur le bien-être de chaque individu de léquipe. Si une faute est détectée à un stade précoce, des mesures peuvent être prises en temps utile. De cette façon, les dommages causés à lentreprise et à ses employés peuvent être évités. Par conséquent, les entreprises ont besoin de laide de chaque individu pour éviter les dommages en temps opportun.

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Foire aux questions

Qui peut déposer une plainte?

Tout employé peut signaler une infraction, mais les stagiaires, les indépendants, les fournisseurs, les anciens employés ou les candidats peuvent également utiliser le système de dénonciation. De plus, les tiers qui ont eu connaissance d'une infraction lors d'un contact commercial avec l'entreprise peuvent déposer une plainte.

Ma plainte est-elle vraiment confidentielle ?

Nous garderons votre identité et votre plainte absolument confidentielles. Les informations ne seront partagées quau sein de lentreprise à des fins denquête. Vous pouvez choisir de divulguer votre identité ou de rester anonyme. Étant donné que les informations que vous partagez avec nous peuvent conduire à des enquêtes et à des conséquences (éventuellement pénales) pour les personnes impliquées, les informations rapportées doivent être véridiques. Les fausses déclarations et les faux soupçons peuvent avoir de graves conséquences pour le lanceur dalerte et peuvent être signalés à la police. Dans ce cas, en tant que dénonciateur, vous nêtes pas protégé par la loi. Cependant, vous ne subirez aucune conséquence si vous fournissez vos informations au meilleur de vos connaissances et de vos croyances, même si les informations savèrent par la suite fausses. Dautre part, vos raisons pour le rapport ne sont pas pertinentes tant quelles sont véridiques. Veuillez noter quen tant que lanceur dalerte, vous ne pouvez divulguer aucune information si vous êtes vous-même soumis à une obligation professionnelle de confidentialité légalement mandatée, comme les médecins ou les conseillers fiscaux. De plus, les personnes qui examineront votre signalement sont, dans certaines circonstances, légalement obligées de remettre les informations signalées au gouvernement ou à dautres autorités. Cela peut être le cas, par exemple, sil existe des contraintes légales pour impliquer les autorités dans les domaines concernés par linformation. Lentreprise peut également être forcée de divulguer des informations par les autorités chargées de lenquête (par exemple au cours dune perquisition) ou par un tribunal.

Comment déposer une réclamation ?

Pour qu'une réclamation soit examinée et traitée correctement, il est important que vous fournissiez des informations spécifiques et que vous décriviez l'infraction aussi précisément que possible. Dans le meilleur des cas, vous devriez répondre aux questions Qui ? - Quoi? - Où? - Comment? et Quand? Afin de pouvoir garantir les clarifications nécessaires, il serait utile que vous soyez disponible pour répondre à des questions. C'est vous qui décidez si via téléphone ou via e-mail. Bien sûr, vous pouvez également rester anonyme et ouvrir un compte anonyme après avoir déposé le signalement (cela vous sera proposé après avoir déposé le signalement). Ce compte peut alors également être utilisé pour une communication bidirectionnelle avec l'entreprise. De plus, vous devez garder à l'esprit que la plainte sera examinée par des personnes qui n'ont peut-être pas d'expertise dans votre domaine. Par conséquent, essayez de décrire le cas de la manière la plus claire et factuelle possible. Si vous avez d'autres questions sur la procédure ou le système de dénonciation de White Sparrow, vous pouvez envoyer un e-mail à l'équipe de White Sparrow à incident@mkm-compliance.de avec vos questions. Nous serons heureux de vous fournir des informations non-contraignantes et confidentielles sur la procédure de réclamation.

Comment fonctionne la procédure de réclamation?

Dans les quelques pages suivantes, il vous sera dabord demandé de nous décrire linfracttion de manière aussi détaillée que possible. Veuillez nous fournir toute information que vous jugez utile. Les informations telles que votre nom ou votre fonction ne sont pas obligatoires. Si vous nous donnez votre nom et un moyen de vous contacter, vous recevrez dans les sept jours une confirmation que votre plainte a été déposée. Merci de bien vouloir comprendre que la gestion de votre plainte peut prendre un certain temps. Nous prenons votre réclamation au sérieux et souhaitons lexaminer avec la diligence requise. Il est possible que nous ayons des questions ou ayons besoin dinformations supplémentaires afin denquêter sur linfraction signalée. Une fois votre plainte déposée, elle sera traitée et examinée afin de déterminer si une enquête plus approfondie est nécessaire. Les personnes qui ont commis une infraction présumée auront normalement la possibilité de la commenter, car elles aussi méritent dêtre protégées jusquà ce que leur culpabilité soit prouvée. Si nécessaire, lincident signalé sera transmis aux autorités.

Quelles sont les normes de sécurité respectées ?

Le Système de Dénonciation de White Sparrow est fourni par MKM Compliance GmbH en tant que partenaire indépendant. Les rapports sont traités avec un logiciel développé hors du secteur financier et sont stockés dans des centres de données techniquement et hautement sécurisés. Les informations signalées sont stockées dans des serveurs dans des centres de données, qui sont certifiés conformément à la norme DIN ISO 27001/27002, SOC 1, SOC 2 et SOC 3. Sur ces serveurs, les métadonnées absolument nécessaires à la transmission, telles que les adresses IP ou les spécifications du réseau et des appareils, ne sont stockées que pendant une durée extrêmement courte, puis supprimées sans que les clients ou les employés de MKM Compliance ny aient accès. Un groupe très limité dadministrateurs des développeurs du système y aurait accès si nécessaire, mais cela est interdit pour des raisons dorganisation. De plus, le système est configuré de manière à ce quune adresse IP ne puisse pas être liée à un signalement déposé. Ainsi, même laccès aux données signifie quune affectation à un signalement nest plus possible. Vous décidez vous-même de rester anonyme ou de fournir des données personnelles. le contenu de votre rapport est transmis de manière sécurisée et cryptée.

Quels sont les autres canaux de réclamation ?

Une réclamation peut être déposée sur cette plateforme ou par e-mail à incident@mkm-compliance.de. Les informations reçues par e-mail sont entrées manuellement en tant que nouveau renseignement dans le système de dénonciation de l'entreprise concernée par les employés de MKM Compliance GmbH qui ont juré de garder le secret. Si l'entreprise concernée autorise d'autres options pour soumettre un signalement, elle peut les avoir elle-même publiées.