Whistleblowing System

Naleving van wettelijke voorschriften is altijd een topprioriteit voor ons bedrijf. Wij willen ervoor zorgen dat in de toekomst de naleving ook gegarandeerd is. Daarom is het belangrijk dat overtredingen en wangedrag aan ons worden gemeld. Alleen op die manier kunnen wij overtredingen rechtzetten en in de toekomst voorkomen. Om het melden van overtredingen en het uitvaardigen van aanmaningen mogelijk te maken, maken wij gebruik van een whistleblower system. Dit systeem geeft onze werknemers, leveranciers en andere partners of personen die aan het bedrijf gerelateerd zijn de mogelijkheid om overtredingen te melden via een beveiligd online platform. Binnenkomende meldingen worden serieus onderzocht en dienovereenkomstig verwerkt. Wij garanderen de hoogst mogelijke bescherming voor whistle blowers die te goeder trouw handelen, correct gedrag proberen te bevorderen en wangedrag helpen ophelderen. Tips kunnen echter ook altijd anoniem worden gemeld. Voor de beschuldigde personen geldt altijd het principe van het vermoeden van onschuld totdat de overtreding kan worden bewezen.

Melding indienen Log in

Het Systeem

Om het vertrouwen in de aanpak van whistleblowing te versterken, vertrouwen wij op transparantie. Het Whistleblowing platform dat wij gebruiken is het White Sparrow Whistleblower System. Ons systeem zorgt ervoor dat ingediende meldingen altijd in een beveiligde omgeving worden gedaan en, indien gewenst, volledig anoniem worden verwerkt. Dit betekent dat bij anonieme meldingen noch e-mailadressen, telefoonnummers of andere identificatiegegevens worden opgeslagen of bewaard. De relevante IT-systemen zijn ISO 27001/2 gecertificeerd en de verwerking van gegevens voldoet aan de voorschriften van de General Data Protection Regulation (GDPR). Alle gegevens en berichten worden gecodeerd verzonden en opgeslagen in een database waar alleen door het bedrijf aangewezen personen toegang hebben tot de gegevens. Wanneer gebruik wordt gemaakt van het White Sparrow whistleblowing systeem, kunnen meldingen 24 uur per dag, zeven dagen per week, wereldwijd in meerdere talen online worden ingediend.

Waarom moet ik een melding indienen?

Overtredingen van wetten, bedrijfsbeleid of gedragscodes schaden ons bedrijf en dus al de werknemers. Integriteit, respect en verantwoordelijkheid zijn kernwaarden van dit bedrijf en hebben niet alleen een impact op duurzaam economisch succes, maar ook op het welzijn van elk individu in het team. Als wangedrag in een vroeg stadia wordt ontdekt, kan er bijtijds actie tegen worden ondernomen. Op die manier kan schade aan de onderneming en de werknemers worden voorkomen. Daarom hebben bedrijven de hulp van ieder individu nodig om schade tijdig af te wenden.

Melding indienen

Veel gestelde vragen

Wie kan een verslag indienen?

Elke werknemer kan een overtreding melden, maar ook stagiairs, freelancers, leveranciers, voormalige werknemers of sollicitanten kunnen gebruik maken van de whistleblower systeem. Bovendien kunnen externe partijen die tijdens een zakelijk contact met het bedrijf kennis hebben gekregen van een overtreding, een melding indienen.

Is mijn rapport echt vertrouwelijk?

Wij zullen uw identiteit en uw verslag absoluut vertrouwelijk behandelen. De informatie zal alleen binnen het bedrijf worden gedeeld voor onderzoek. U kunt kiezen of u uw identiteit bekend wilt maken of anoniem wilt blijven. Aangezien de informatie die u met ons deelt kan leiden tot onderzoeken en (mogelijk strafrechtelijke) gevolgen voor de betrokkenen, moet de gemelde informatie waarheidsgetrouw zijn. Valse meldingen en valse vermoedens kunnen ernstige gevolgen hebben voor de whistleblower en kunnen worden aangegeven bij de politie. In dat geval wordt u als whistleblower niet beschermd door de wet. U zult echter geen gevolgen ondervinden als u uw informatie naar eer en geweten verstrekt, zelfs als de informatie later vals blijkt te zijn. Uw redenen voor de melding zijn daarentegen irrelevant, zolang ze maar naar waarheid zijn. Houd er rekening mee dat u als whistleblower geen informatie bekend mag maken als u onder een wettelijk verplichte beroepsgeheimhoudingsplicht valt, zoals een arts of een belastingadviseur. Daarnaast zijn de personen die uw melding zullen onderzoeken, onder bepaalde omstandigheden wettelijk verplicht om de gemelde informatie aan de overheid of andere autoriteiten te verstrekken. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als er wettelijke verplichtingen zijn om de autoriteiten te betrekken bij de gebieden waarop de informatie betrekking heeft. Het bedrijf kan ook door opsporingsinstanties (bijvoorbeeld in het kader van een huiszoeking) of door een rechtbank gedwongen worden informatie te verstrekken.

Hoe dien ik een verslag in?

Voor een correcte beoordeling en verwerking van een melding is het van belang dat u specifieke informatie opgeeft en de overtreding zo nauwkeurig mogelijk omschrijft. In het gunstigste geval moet u antwoord geven op de vragen Wie? - Wat? - Waar? - Hoe? en Wanneer? Om een grondige toelichting te kunnen geven, zou het nuttig zijn indien u beschikbaar bent om eventuele vragen te beantwoorden. Het is aan u of u dit telefonisch of per e-mail doet. U kunt natuurlijk ook anoniem blijven en na het indienen van de melding een anoniem account openen (deze wordt u na het indienen van de melding ter beschikking gesteld). Dit account kan dan ook worden gebruikt voor tweezijdige communicatie met het bedrijf. Daarnaast moet u er rekening mee houden dat de melding zal worden beoordeeld door personen die wellicht niet deskundig zijn op uw vakgebied. Probeer daarom de zaak zo duidelijk en feitelijk mogelijk te beschrijven. Mocht u nog vragen hebben over de procedure of het White Sparrow-klokkenluidersysteem, dan kunt u uw vragen mailen naar het White Sparrow-team op incident@mkm-compliance.de. Wij geven u graag vrijblijvende en vertrouwelijke informatie over de meldingsprocedure.

Hoe werkt de verslaglegging?

Op de volgende bladzijden zal u eerst worden gevraagd de overtreding zo gedetailleerd mogelijk te beschrijven. Geef ons alle informatie waarvan u denkt dat nuttig kan zijn. Informatie zoals uw naam of functie is niet verplicht. Als u ons uw naam en een manier om contact met u op te nemen meedeelt, zult u binnen zeven dagen een bevestiging ontvangen dat uw melding is ingediend. Wij vragen uw begrip voor het feit dat het enige tijd kan duren om uw melding te verwerken. Wij nemen uw melding serieus en willen deze met de nodige zorgvuldigheid onderzoeken. Het is mogelijk dat wij vragen hebben of aanvullende informatie nodig hebben om de gemelde overtreding te onderzoeken. Nadat uw melding is ingediend, zal deze worden verwerkt en beoordeeld om te bepalen of verder onderzoek nodig is. De personen die een beweerde overtreding hebben begaan, worden meestal in de gelegenheid gesteld hierop te reageren, aangezien ook zij bescherming verdienen totdat hun schuld is bewezen. Indien nodig wordt het gemelde incident doorgegeven aan de autoriteiten.

Aan welke veiligheidseisen wordt voldaan?

Het White Sparrow Whistleblowing System wordt door MKM Compliance GmbH als onafhankelijke partner aangeboden. De meldingen worden verwerkt met een software die is ontwikkeld vanuit de financiële sector en opgeslagen in technisch hoogbeveiligde datacenters. De gemelde informatie wordt opgeslagen op servers in datacenters, die gecertificeerd zijn volgens DIN ISO 27001/27002, SOC 1, SOC 2 en SOC 3. Op deze servers worden de metadata die absoluut noodzakelijk zijn voor de transmissie, zoals IP-adressen of netwerk- en apparaatspecificaties, uitsluitend gedurende een uiterst korte periode opgeslagen en vervolgens verwijderd zonder dat klanten of medewerkers van MKM Compliance hier toegang toe hebben. Een zeer beperkte groep beheerders van de systeemontwikkelaars zou hier indien nodig toegang toe hebben, maar dit is om organisatorische redenen verboden. Bovendien is het systeem zo ingericht dat een IP-adres niet aan een ingediende melding kan worden gekoppeld. Zelfs toegang tot de gegevens betekent dus dat een koppeling met een melding niet meer mogelijk is. U beslist zelf of u anoniem wilt blijven of persoonlijke gegevens wilt vermelden. De inhoud van uw melding wordt veilig en gecodeerd verzonden.

Welke andere rapportagekanalen zijn er?

Een melding kan worden ingediend op dit platform of via e-mail op incident@mkm-compliance.de. De per e-mail ontvangen informatie wordt door medewerkers van MKM Compliance GmbH, die een geheimhoudingsplicht hebben, handmatig als nieuwe tip in het whistleblowingsysteem van het desbetreffende bedrijf ingevoerd. Indien het betrokken bedrijf verdere mogelijkheden voor het indienen van een melding mogelijk maakt, kan het dit zelf hebben gepubliceerd.