Système de dénonciation

Les erreurs et irrégularités légales peuvent être signalées dans ce système de dénonciation. Les informations sur les violations des réglementations légales one une grande priorité et permettent à la direction de l'entreprise de réagir rapidement. C'est la seule façon pour l'entreprise de corriger les irrégularités et de les prévenir a l'avenir. Pour permettre le signalement des violations et l'émission d'avis, l'entreprise utilise un système de dénonciation. Ce système offre aux employés, fournisseurs et à d'autres partenaires ou personnes liées à l'entreprise la possibilité de signaler les violations via une plateforme en ligne sécurisée. Les rapports entrants sont sérieusement enquêtés et traités en conséquence. Lesdénonciateurs qui agissent de bon foi et cherchent à promouvoir un comportement approprié et à résoudre les actes répréhensibles bénéficient d'une protection o d'une confidentialité maximales en vertu de la loi. Les dénonciateurs peuvent également soumettre des informations de manière anonyme. Même en tant que dénonciateurs d'alerte anonyme, la communication avec l'entreprise est garantie. Pour ce faire, après avoir soumis les informations, créez votre propre accès anonyme aux informations avec la possibilité de communiquer avec l'entreprise et d'échanger des données. La présomption d'innocence s'applique toujours à toutes les personnes concernées jusqu'à ce que la violation soit prouvée.

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Système et sécurité

La plateforme de dénonciation que nous utilisons est le système de dénonciation de MKM. Le système garantit que les signalements soumis sont uniquement transportés sous forme cryptée. Ils sont traités dans un environnement hautement sécurisé et, si le dénonciateur le souhaite, de manière anonyme. Cela signifie que dans le cas de rapports anonymes, aucune adresse e-mail, numéro de téléphone ou autre données techniques ne sont enregistrés et stockées qui permettraient de tirer des conclusions sur le dénonciateur. Les metadonnées requises pour la transmission sont ensuite supprimées. Les systèmes informatiques, les serveurs et les centres de données sont certifiés selon DIN ISO 27001/2, ISO 22301 et 27018 , sont situés en Allemagne et sont gérés exclusivement par des entreprises allemandes. Le traitement de toutes les données est conforme aux réglementations du Règlement général sur la protection des données (RGPD). Les données sont stockées dans une base de données où seules les personnes désignées par lentreprise ont accès aux données. Avec le Système de Dénonciation de MKM, les rapports peuvent être soumis en ligne 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, dans le monde entier et en plusieurs langues.

Pourquoi dois-je déposer une plainte?

Les violations des lois ou de codes de conduite nuisent à lentreprise et à tous ses employés. En signalant de telles violations, vous permettez à lentreprise de réagir rapidement et concrètement. Lintégrité, le respect et la responsabilité sont des valeurs fondamentales des entreprises que naffectent pas seulement le succès économique durable, mais aussi le bien-être de chaque individu de léquipe. En utilisant la plateforme de dénonciation, les entreprises respectent la protection des dénonciateurs requise par la loi et créent ainsi un environnement confidentiel et protégé qui accorde au dénonciateur le contrôle et la transparence. Le dénonciateur est informé via la plateforme des mesures prises et peut entrer en échange avec lentreprise - également de manière anonyme.

Déposer une plainte

Foire aux questions

Qui peut déposer une plainte?

En générale, tous les employés d'une entreprise peuvent signaler des violations, y compris les stagiaires ou temporaires. Si l'entreprise ouvre le système á cet effet, les partenaires commerciaux, les fournisseurs, les anciens employés ou les candidats peuvent également soumettre des rapports. Indepéndamment de la position du dénonciateur, tous ces groupes bénéficient de la confidentialité et de la protection prévues pour la loi.

Ma plainte est-elle vraiment confidentielle ?

Nous gardons votre identité ainsi que la violation signalée absolument confidentielles. Les informations ne seront partagées quau sein de lentreprise avec un petit groupe de personnes dans le but de mener lenquête. Vous pouvez choisir de révéler votre identité ou de rester anonyme. Selon la situation légale, les entreprises peuvent ne pas être légalement obligées de traiter les signalements anonymes. Cependant, les signalements sérieux seront généralement toujours pris en compte. Étant donné que les informations que vous nous transmettez peuvent conduire à des enquêtes et à des conséquences (éventuellement criminelles) pour les personnes impliquées, les informations rapportées doivent, à votre avis, être vérifiées. Le signalement de faits intentionnellement faux ou de soupçons infondés peut entraîner des conséquences pénales pour le dénonciateur et peut être signalés à la police. Dans ce cas, vous nêtes pas protégé en tant que dénonciateur. Cependant, vous ne subirez aucune conséquence si vous fournissez vos informations en toute connaissance de cause et de bon foi, même si les informations savèrent fausses par la suite. Vos raisons de signalement sont sans importance tant que vous croyez quils sont vrais. Veuillez noter quen tant que dénonciateur, vous ne pouvez divulguer dinformation si vous êtes vous-même soumis à une obligation professionnelle de confidentialité légalement mandatée, tel quun médecin ou conseiller fiscal. De plus, ceux qui prennent connaissance du signalement peuvent, dans certains circonstances, être légalement tenus de divulguer les informations signalées dans leur intégralité aux organismes gouvernementaux. Cela peut être le cas, par exemple, sil existe des contraintes légales sur limplication des autorités dans les domaines concernés par un signalement. De même, lentreprise peut être contrainte par des autorités denquête (par exemple dans le cadre dune perquisition) ou par un tribunal de divulguer des informations et lidentité du dénonciateur.

Comment déposer une réclamation ?

Pour que le signalement soit correctement vérifié et traité, il est important de fournir des informations aussi précises que possible et de décrire la violation aussi précisément que possible. Pour cela, il est préférable de répondre aux questions suivantes : Qui ? - Quoi ? - Où ? - Comment ? et Quand ? Pour garantir une clarification rapide, il serait utile que vous soyez disponible pour d'autres questions. Il vous appartient de décider si vous souhaitez communiquer directement via le système de signalement ou par téléphone ou e-mail. Lorsque vous communiquez via le système de signalement, vous restez anonyme. Pour ce faire, vous créez vous-même un compte anonyme après avoir soumis le rapport. Vous serez automatiquement invité à le faire après avoir soumis le rapport. Ce compte peut ensuite être utilisé pour une communication à deux sens avec l'entreprise. Vous devez également noter que le rapport sera examiné par des personnes qui peuvent ne pas avoir d'expertise dans votre domaine. Veuillez donc essayer de décrire les faits aussi clairement et factuellement que possible. Si vous avez d'autres questions sur la procédure ou sur le système de signalement White Sparrow, vous pouvez envoyer un e-mail à l'équipe White Sparrow à l'adresse incident@mkm-compliance.de avec vos questions. Nous serons heureux de vous fournir des informations non contraignantes et confidentielles sur le processus de signalement

Comment fonctionne la procédure de réclamation?

1. Sur les pages suivantes, il vous sera dabord invité à décrire la violation aussi en détail que possible et à fournir des informations importantes. Les informations telles que votre nom ou votre fonction ne sont pas obligatoires. 2. Si vous nous donnez votre nom et un moyen de contacte, vous recevrez des commentaires sur les mesures prises dans les trois mois ou plus tard. 3. Veuillez comprendre que le traitement peut prendre du temps, en fonction de la portée des informations. Nous prenons vos préoccupations au sérieux et nous voudrions les examiner avec diligence. Cependant, des questions peuvent également vous être posées au préalable. Elles peuvent vous être adressées directement via le système sans révéler votre identité. 4. Au cours de lenquête, les personnes impliquées qui sont requises seront inviter à apporter leur assistance. Selon les informations signalées, lentreprise peut être tenue de faire intervenir les autorités étatiques telles que les procureurs ou les autorités de surveillance.- Si ces autorités containdre légalement lentreprise à fournir toutes les informations sur le signalement, lidentité du dénonciateur devrait également être divulguée. 5. Le dénonciateur reçoit des informations sur la manière dont lenquête a été menée et les mesures de suivi prises.

Quelles sont les normes de sécurité respectées ?

Le système de signalement White Sparrow est fourni par MKM Compliance GmbH en tant que partenaire indépendant. Les informations sont collectées à laide dun logiciel développé dans un environnement bancaire hautement sécurisé et stockées dans des centres de données techniquement très sécurisés en Allemagne sans accès depuis létranger. Les informations signalées sont exclusivement stockées sur des serveurs dans des centres de données certifiés selon les normes DIN ISO 27001/27002, ISO 22301 et 27018, SOC 1, SOC 2 et SOC 3. Sur ces serveurs, les métadonnées absolument nécessaires à la transmission, telles que les adresses IP ou les spécifications de réseau et dappareil, ne sont stockées que pendant une courte période, puis supprimées sans que les entreprises ou les employés de MKM Compliance y aient accès. De plus, le système est configuré de manière à ce quune adresse IP ne puisse être liée à un rapport soumis. Cela signifie que même laccès aux données signifie quil nest plus possible de les attribuer à un rapport. Il vous appartient de décider si vous souhaitez rester anonyme ou si vous souhaitez fournir des informations personnelles. Dans tous les cas, le contenu du rapport est transmis de manière sécurisée sous forme cryptée.

Quels sont les autres canaux de réclamation ?

Une réclamation peut être déposée sur cette plateforme ou par e-mail à incident@mkm-compliance.de. Les informations reçues par e-mail sont entrées manuellement en tant que nouveau renseignement dans le système de dénonciation de l'entreprise concernée par les employés de MKM Compliance GmbH qui ont juré de garder le secret. Si l'entreprise concernée autorise d'autres options pour soumettre un signalement, elle peut les avoir elle-même publiées.