Sistema de denuncia de irregularidades

Cumplir con las normas legales siempre es una prioridad para nuestra empresa. Asimismo, queremos asegurarnos de garantizar el cumplimiento en el futuro. Por lo tanto, es importante que se nos comuniquen las infracciones y la mala conducta. Es la única manera de que podamos corregir dichas infracciones y prevenirlas en el futuro. Para permitir la denuncia de las infracciones y la emisión de avisos, utilizamos un sistema de denuncia de irregularidades. Este sistema ofrece a nuestros empleados, proveedores y otros socios relacionados con la empresa, la oportunidad de denunciar infracciones a través de una plataforma digital segura. Las denuncias recibidas se comprueban en detalle y se procesan en consecuencia. Garantizamos la mayor protección posible para los denunciantes que actúan de buena fe, procuran promocionar un comportamiento correcto y contribuyen a aclarar la mala conducta. Sin embargo, se pueden presentar avisos de forma anónima. En cuanto a las personas acusadas, siempre se aplica la presunción de inocencia hasta que se pueda demostrar la infracción.

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Sistema y Seguridad

La plataforma de denuncia que utiliza nuestra empresa es el sistema de denuncia White Sparrow de MKM Compliance GmbH. El sistema garantiza que los informes presentados sean transportados solo en forma encriptada. Son procesados en un entorno altamente seguro y, si lo desea el denunciante, de forma anónima. Esto significa que, en el caso de informes anónimos, no se registra ni almacena ninguna dirección de correo electrónico, número de teléfono u otro dato técnico que permita sacar conclusiones sobre el denunciante. Los metadatos necesarios para la transmisión son eliminados posteriormente. Los sistemas informáticos, servidores y centros de datos están certificados según DIN ISO 27001/2, ISO 22301 y 27018, se encuentran en Alemania y son mantenidos exclusivamente por empresas alemanas. El procesamiento de todos los datos cumple con las regulaciones del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Los datos se almacenan en una base de datos a la que solo tienen acceso las personas designadas por la empresa. Con el sistema de denuncia White Sparrow, los informes pueden presentarse en línea las 24 horas del día, los siete días de la semana, en todo el mundo y en varios idiomas

¿Por qué debería presentar una denuncia?

Las violaciones de leyes o códigos de conducta dañan a la empresa y a todos los empleados. Al informar de tales violaciones, permites que la empresa reaccione de manera rápida y concreta. La integridad, el respeto y la responsabilidad son valores fundamentales de las empresas que no solo afectan al éxito económico sostenible, sino también al bienestar de cada individuo en el equipo. Al utilizar la plataforma de denuncia, las empresas respetan la protección legal requerida para los denunciantes y, por lo tanto, crean un entorno confidencial y protegido que otorga al denunciante control y transparencia. El denunciante es informado a través de la plataforma sobre las medidas tomadas y puede establecer un intercambio con la empresa, también de manera anónima

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FAQs ( Preguntas frecuentes)

¿Quién puede presentar una denuncia?

En general, todos los empleados de una empresa pueden denunciar infracciones, incluidos los becarios, autónomos o trabajadores temporales. Si la empresa abre el sistema para este fin, los socios comerciales, proveedores, ex empleados o solicitantes de empleo también pueden enviar informes. Independientemente de la posición del denunciante, todos estos grupos cuentan con la confidencialidad y la protección que brinda la ley.

¿Mi denuncia realmente es confidencial?

Mantenemos su identidad y la violación denunciada absolutamente confidenciales. La información solo se compartirá dentro de la empresa con un pequeño grupo de personas para los fines de investigación. Puede optar por revelar su identidad o permanecer en el anonimato. Dependiendo de la situación legal, es posible que las empresas no estén legalmente obligadas a procesar informes anónimos, sin embargo, los informes serios generalmente siempre serán considerados. Dado que la información que nos transmite puede dar lugar a investigaciones y consecuencias (posiblemente penales) para las personas involucradas, la información que proporcione debe, en su opinión, ser verdadera. La denuncia de hechos intencionadamente falsos o de falsas sospechas puede tener consecuencias penales para el denunciante y puede denunciarse a la policía. En este caso, no está protegido como denunciante. Sin embargo, no enfrentará ninguna consecuencia si proporciona su información a su leal saber y entender y de buena fe, incluso si la información luego resulta ser falsa. Sus motivos para informar son irrelevantes siempre que crea que son ciertos. Tenga en cuenta que, como denunciante, no puede divulgar información si usted mismo está sujeto a un deber profesional de confidencialidad exigido legalmente, como un médico o un asesor fiscal. Además, aquellos que se enteran del informe pueden, bajo ciertas circunstancias, estar legalmente obligados a divulgar la información reportada en su totalidad a las agencias gubernamentales. Este puede ser el caso, por ejemplo, si existen restricciones legales sobre la participación de las autoridades en las áreas afectadas por un informe. Asimismo, la empresa puede verse obligada por las autoridades investigadoras (por ejemplo, en el curso de un registro) o por un tribunal a revelar información y la identidad del denunciante

¿Cómo presento una denuncia?

Para que un aviso se verifique y procese correctamente, es importante que proporcione la información más específica posible y describa la infracción con la mayor precisión posible. Para ello, lo mejor es responder a las preguntas ¿Quién? - ¿Qué? - ¿Dónde? - ¿Cómo? ¿y cuándo? Para garantizar una aclaración rápida, sería útil que estuviera disponible para más preguntas. Depende de usted si se comunica directamente a través del sistema de denuncias o por teléfono o correo electrónico. Al comunicarse a través del sistema de denuncias, permanece en el anonimato. Para hacer esto, usted mismo crea una cuenta anónima después de enviar el informe. Se le indicará automáticamente que lo haga después de enviar el informe. Esta cuenta se puede utilizar para la comunicación bidireccional con la empresa. También debe tener en cuenta que el informe será revisado por personas que pueden no tener experiencia en su campo. Por lo tanto, trate de describir los hechos de la manera más clara y factual posible. Si tiene más preguntas sobre el procedimiento o el sistema de denuncia de White Sparrow, puede enviar un correo electrónico al equipo de White Sparrow a incident@mkm-compliance.de con sus preguntas. Estaremos encantados de proporcionarle información no vinculante y confidencial sobre el proceso de denuncia.

¿Cómo funciona el proceso de la denuncia?

1. En las próximas páginas, primero se le pedirá que describa la violación con el mayor detalle posible y que proporcione información importante. La información como su nombre o cargo no es obligatoria. 2. Si proporciona su nombre y un medio de contacto, recibirá comentarios sobre las medidas de seguimiento tomadas en un plazo máximo de tres meses. 3. Por favor comprenda que el procesamiento puede tomar tiempo, dependiendo del alcance de la información. Nos tomamos en serio sus inquietudes y nos gustaría examinarlas con la debida diligencia. Sin embargo, las consultas también pueden dirigirse a usted de antemano. Estas pueden ser dirigidas a usted directamente a través del sistema sin revelar su identidad. 4. Durante la investigación se solicitará la asistencia de los implicados que sean requeridos. Dependiendo de la información reportada, la empresa puede verse obligada a involucrar a las autoridades estatales, como los fiscales o las autoridades de control. - Si estas autoridades obligan legalmente a la empresa a proporcionar toda la información sobre el informe, también se tendría que revelar la identidad del denunciante. 5. El denunciante recibe información sobre cómo y con qué medidas de seguimiento se concluyó la investigación

¿Qué normas de seguridad se cumplen?

El sistema de denuncia de White Sparrow es proporcionado por MKM Compliance GmbH como socio independiente. La información se recopila con la ayuda de un software desarrollado en un entorno bancario altamente seguro y se almacena en centros de datos técnicamente altamente seguros en Alemania sin acceso desde el extranjero. La información reportada se almacena exclusivamente en servidores en centros de datos que están certificados según DIN ISO 27001/27002, ISO 22301 y 27018, SOC 1, SOC 2 y SOC 3. En estos servidores, los metadatos que son absolutamente necesarios para la transmisión, como como direcciones IP o especificaciones de red y dispositivos, solo se almacena durante un breve período de tiempo y luego se elimina sin que las empresas o los empleados de Cumplimiento de MKM tengan acceso a ella. Además, el sistema está configurado de tal manera que una dirección IP no se puede vincular a un informe enviado. Esto significa que incluso el acceso a los datos significa que ya no es posible asignarlos a un informe. Depende de usted decidir si permanecerá en el anonimato o si proporcionará información personal. En cualquier caso, el contenido del informe se transmite de forma segura y encriptada.

¿Qué otros canales de denuncia hay?

Se puede presentar una denuncia en esta plataforma o por correo electrónico a incident@mkm-compliance.de. La información que se recibe por correo electrónico se introduce manualmente, como un nuevo aviso, en el sistema de denuncia de irregularidades de la empresa en cuestión, mediante los empleados de MKM Compliance GmbH, quienes han jurado observar la confidencialidad. Si la empresa en cuestión habilita más opciones para la presentación de una denuncia, puede que las haya publicado ella misma.