Hinweisgebersystem

In diesem Hinweisgebersystem können rechtliches Fehlverhalten und Missstände gemeldet werden. Hinweise zu Verstößen gegen rechtliche Vorschriften haben eine hohe Priorität und ermöglichen den Verantwortlichen, schnell darauf zu reagieren. Nur so können Missstände korrigiert und für die Zukunft unterbunden werden. Das Hinweisgebersystem bietet Beschäftigten, Lieferanten und anderen Partnern oder Personen mit Bezug zum Unternehmen oder zur öffentlichen Verwaltung die Möglichkeit, über eine gesicherte Onlineplattform Verstöße zu melden. Eingehende Meldungen werden ernsthaft geprüft und entsprechend behandelt. Hinweisgeber, die in gutem Glauben handeln und versuchen, richtiges Verhalten zu fördern und zur Aufklärung von Fehlverhalten beizutragen, gewährleistet das Gesetz einen hohen Schutz und Vertraulichkeit. Hinweise können auch anonym abgegeben werden. Auch als anonymer Hinweisgeber ist eine Kommunikation mit dem Unternehmen sichergestellt. Erstellen Sie sich dafür nach Abgabe des Hinweises einen eigenen, anonymen Zugang zum Hinweis mit der Möglichkeit, mit dem Unternehmen zu kommunizieren und Daten auszutauschen. Für alle betroffenen Personen gilt stets die Unschuldsvermutung, bis der Verstoß nachgewiesen werden konnte.

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System & Sicherheit

Bei der von unserem Unternehmen eingesetzten Hinweisgeberplattform handelt es sich um das White Sparrow Hinweisgebersystem der MKM Compliance GmbH. Das System stellt sicher, dass abgegebene Meldungen ausschließlich verschlüsselt transportiert werden. Sie werden in einer hochsicheren Umgebung und - falls vom Hinweisgeber gewünscht - anonym bearbeitet. Dies bedeutet, dass bei anonymen Meldungen keine E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder sonstige technische Daten erfasst und gespeichert werden, die Rückschlüsse auf den Hinweisgeber ermöglichen. Die für die Übermittlung benötigten Metadaten werden nachträglich gelöscht. Die IT-Systeme, Server und Rechenzentren sind nach DIN ISO 27001/2, ISO 22301 und 27018 zertifiziert, stehen in Deutschland und werden ausschließlich durch deutsche Firmen gepflegt. Die Verarbeitung aller Daten entspricht natürlich den Vorschriften der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Die Daten werden in einer Datenbank gespeichert, in der lediglich die vom Unternehmen benannten Personen Zugriff auf die Daten haben. Mit dem White Sparrow Hinweisgebersystem können rund um die Uhr, sieben Tage die Woche weltweit in mehreren Sprachen online Hinweise abgegeben werden.

Warum sollte ich eine Meldung abgeben?

Verstöße gegen Gesetze oder Wohlverhaltensregelungen schaden dem Unternehmen und allen Mitarbeitenden. Mit der Meldung solcher Missstände ermöglichen Sie es dem Unternehmen, hierauf zeitnah und konkret zu reagieren. Integrität, Respekt und Verantwortung sind Grundwerte von Unternehmen, die sich nicht nur auf den nachhaltigen wirtschaftlichen Erfolg auswirken, sondern auch auf das Wohlergehen jedes Einzelnen im Team. Unternehmen respektieren mit der Nutzung der Hinweisgeberplattform den gesetzlich geforderten Schutz der Hinweisgeber und schaffen so eine vertrauliche und geschützte Umgebung, die dem Hinweisgeber Kontrolle und Transparenz gewährt. Der Hinweisgeber wird über die Plattform zu den ergriffenen Maßnahmen informiert und kann - auch anonym - in den Austausch mit dem Unternehmen treten.

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Häufig gestellte Fragen

Wer kann eine Meldung abgeben?

Grundsätzlich können alle Beschäftigten eines Unternehmens Verstöße melden, hierzu gehören auch Praktikanten, freie Mitarbeiter oder in der Arbeitnehmerüberlassung Tätige. Wenn das Unternehmen oder öffentliche Einrichtungen das System hierfür öffnen, können auch Geschäftspartner, Lieferanten, ehemalige Angestellte oder Bewerber Meldungen abgeben. Unabhängig von der Stellung des Hinweisgebers erfahren alle diese Gruppen die Vertraulichkeit und den Schutz, der durch das Gesetz gewährt wird.

Wie vertraulich ist die Meldung wirklich?

Die Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen haben Ihre Identität und den gemeldeten Verstoß vertraulich zu behandeln. Die Informationen werden nur mit einer kleinen Gruppe von Personen zum Zwecke der Nachforschung geteilt. Sie können wählen, ob Sie Ihre Identität preisgeben oder anonym bleiben wollen. Je nach rechtlicher Lage kann es sein, dass anonyme Hinweisen rechtlich nicht bearbeitet werden müssen. Allerdings werden ernsthafte Hinweise in der Regel immer Beachtung finden. Da die Informationen, die Sie preisgeben, zu Ermittlungen und (ggf. strafrechtlichen) Konsequenzen für die Betroffenen führen können, müssen die gemeldeten Informationen Ihrer Überzeugung nach der Wahrheit entsprechen. Das bewusste Angeben falscher Fakten oder falscher Verdächtigungen kann strafrechtliche Folgen für den Hinweisgeber nach sich ziehen. In diesem Fall sind Sie als Hinweisgeber nicht geschützt. Ihnen drohen jedoch keine Konsequenzen, wenn Sie ihre Angaben nach dem besten Wissen und Gewissen und in gutem Glauben machen, auch wenn sich die Informationen später als falsch herausstellen. Auf Ihre Beweggründe der Meldung kommt es, so lange sie nach Ihrere Einschätzung wahrheitsgetreu sind, nicht an. Bitte beachten Sie, dass Sie als Hinweisgeber keine Informationen preisgeben dürfen, falls Sie selbst einer gesetzlich angeordneten, beruflichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen, wie z.B. als Arzt oder Steuerberater. Darüber hinaus können diejenigen, die von der Meldung erfahren, unter bestimmten Umständen gesetzlich verpflichtet sein, gemeldete Informationen vollständig an staatliche Stellen herauszugeben. Das kann z.B. der Fall sein, wenn für Bereiche, die von einem Hinweis betroffen sind, rechtliche Zwänge zum Einschalten von Behörden existieren. Ebenfalls kann das Unternehmen durch Ermittlungsbehörden (z.B. im Rahmen einer Durchsuchung) oder ein Gericht gezwungen werden, Informationen und die Identität des Hinweisgebers preiszugeben.

Wie melde ich einen Verstoß?

Damit ein Hinweis korrekt überprüft und bearbeitet werden kann, ist es wichtig, dass Sie möglichst konkrete Angaben machen und den Verstoß so genau wie möglich beschreiben. Hierzu beantworten Sie am besten die Fragen Wer? – Was? – Wo? – Wie? und Wann? - Um eine zügige Aufklärung gewährleisten zu können, wäre es hilfreich, wenn Sie für Rückfragen zur Verfügung stünden. Ob über das Hinweisgebersystem direkt, oder telefonisch oder über eine E-Mailadresse ist dabei Ihnen überlassen. Bei der Kommunikation über das Hinweisgebersystem bleiben Sie anonym. Dazu erstellen Sie sich selbst nach Abgabe des Hinweises einen anonymen Account. Sie werden automatisch dazu angeleitet nach der Abgabe des Hinweises. Über diesen Account kann dann eine Zwei-Wege-Kommunikation mit dem Unternehmen stattfinden. Zudem sollten Sie beachten, dass Ihr Hinweis von Personen überprüft wird, die möglicherweise kein Fachwissen auf Ihrem Gebiet besitzen. Bemühen Sie sich somit bitte darum, den Sachverhalt so klar und sachlich wie möglich zu schildern. Haben Sie weitere Fragen zur Vorgehensweise oder dem White Sparrow Hinweisgebersystem, können Sie dem White Sparrow Team unter incident@mkm-compliance.de eine Email mit Ihren Fragen schreiben. Wir informieren Sie gerne unverbindlich und vertraulich über den Ablauf einer Meldung.

Wie läuft eine Meldung ab?

1. Sie werden auf den nächsten Seiten in einem Formular zunächst gebeten, den Verstoß möglichst detailliert zu schildern und wichtige Informationen mitzuteilen. Angaben wie Ihren Namen oder Ihre Position sind keine Pflichtangaben. 2. Teilen Sie Ihren Namen und eine Kontaktmöglichkeit mit, bekommen Sie innerhalb von spätestens drei Monaten eine Rückmeldung zu ergriffenen Folgemaßnahmen. 3. Bitte haben Sie Verständnis, dass die Bearbeitung je nach Umfang des Hinweises Zeit in Anspruch nimmt. Wir nehmen Ihr Anliegen ernst und möchten es mit der gebührenden Sorgfalt prüfen. Schon vorher können aber auch Rückfragen an Sie gerichtet werden. Diese können direkt über das System an Sie gerichtet werden, ohne das eine Preisgabe Ihrer Identität erforderlich ist. 4. Während der Ermittlungen werden die Beteiligten, die erforderlich sind, eingebunden und um Mithilfe gebeten. Je nach gemeldetem Hinweis ist das Unternehmen verpflichtet, staatliche Behörden wie z.B. Staatsanwaltschaften oder Aufsichtsbehörden einzuschalten. - Sollten diese das Unternehmen rechtlich zwingen, alle Informationen zu dem Hinweis vorzulegen, würde dabei auch die Indentität des Hinweisgebers offen gelegt werden müssen. 5. Der Hinweisgeber erhält nach Abschluss der Ermittlungen eine Information darüber, wie und mit welchen Folgemaßnahmen die Ermittlungen abgeschlossen wurden.

Welche Sicherheitsstandards werden erfüllt?

Das Hinweisgebersystem White Sparrow wird von der MKM Compliance GmbH als unabhängigem Partner zur Verfügung gestellt. Die Hinweise werden mit Hilfe einer Software, entwickelt aus einem hochsicheren Banken-Umfeld, erfasst und in technisch starkt gesicherten Rechenzentren in Deutschland ohne Zugriff aus dem Ausland gespeichert. Die gemeldeten Informationen werden ausschließlich auf Servern in Rechenzentren gespeichert, die nach DIN ISO 27001/27002, ISO 22301 und 27018, SOC 1, SOC 2 und SOC 3 zertifiziert sind. Auf diesen Servern werden die zur Übermittlung zwingend erforderlichen Metadaten wie IP-Adressen oder Netzwerk- und Gerätespezifikationen nur für kurze Zeit gespeichert und sodann gelöscht, ohne dass die Unternehmen oder Mitarbeiter der MKM Compliance hierzu Zugriff haben. Zudem ist das System so aufgesetzt, dass eine IP-Adresse nicht mit einer eingereichten Meldung in Verbindung gebracht werden kann. So hat selbst ein Zugriff auf die Daten zur Folge, dass eine Zuordnung zu einem Hinweis nicht mehr möglich ist. Sie entscheiden selbst, ob Sie anonym bleiben oder Angaben zu Ihrer Person machen. In jedem Fall werden Meldungsinhalte sicher verschlüsselt übertragen.

Welche anderen Meldekanäle gibt es?

Eine Meldung kann in Textform hier im Hinweisgebersystem erfolgen. Wenn das Unternehmen oder die öffentliche Einrichtung es eingerichtet haben, können Hinweise auch via E-Mail oder Sprache unter einer telefonischen Mailbox abgegeben werden. Besuchen Sie dazu ggf. die Internetseiten des betroffenen Unternehmens. Alle eingehenden Hinweise werden in dieses Hinweisgebersystem eingepflegt und dort in der geschützten Umgebung bearbeitet. - Wenn das betroffene Unternehmen weitere Möglichkeiten zur Abgabe eines Hinweises ermöglicht, hat es dies möglicherweise selbst publiziert.