Sistema di whistleblowing

Con questo sistema di whistleblowing è possibile segnalare irregolarità e disservizi. Le segnalazioni di violazione della legge hanno un'alta priorità e consentono ai dirigenti aziendali di intervenire rapidamente. Solo in questo modo l'azienda può correggere i disservizi e prevenirli in futuro. Per consentire la segnalazione delle violazioni e l'emissione di tali segnalazioni, l'azienda utilizza un sistema di whistleblowing. Questo sistema offre a dipendenti, fornitori e altri partner o persone legate all'azienda la possibilità di segnalare violazioni tramite una piattaforma online sicura. Le segnalazioni inoltrate vengono prese in seria considerazione e trattate di conseguenza. Ai segnalanti che agiscono in buona fede e cercano di promuovere comportamenti corretti e contribuire a chiarire eventuali comportamenti scorretti, garantiamo la massima protezione e riservatezza ai sensi della legge. Le segnalazioni possono essere inviate anche in forma anonima. Anche come segnalante anonimo è garantita la comunicazione con l'azienda. A tal fine, dopo aver inviato la segnalazione, crea un accesso anonimo alla segnalazione con la possibilità di comunicare e scambiare dati con l'azienda. Per le persone interessate, la presunzione di innocenza si applica sempre fino a quando la violazione non può essere dimostrata.

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Sistema e sicurezza

La piattaforma di whistleblowing utilizzata dalla nostra azienda è il sistema di whistleblowing White Sparrow di MKM Compliance GmbH. Il sistema garantisce che le segnalazioni inviate vengano inoltrate esclusivamente in forma crittografata. Sono trattate in un ambiente altamente sicuro e, se richiesto dal segnalante, in forma anonima. Ciò significa che, in caso di segnalazione anonima, non vengono raccolti e memorizzati indirizzi e-mail, numeri di telefono o altri dati tecnici che consentano di risalire alla persona segnalante. I metadati necessari per la trasmissione vengono successivamente cancellati. I sistemi IT, i server e i data center sono certificati secondo DIN ISO 27001/2, ISO 22301 e 27018, sono situati in Germania e sono gestiti esclusivamente da aziende tedesche. Naturalmente, il trattamento di tutti i dati è conforme alle disposizioni del regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR). I dati vengono archiviati in un database in cui solo le persone nominate dalla società hanno accesso ai dati. Il sistema di whistleblowing White Sparrow consente di inviare segnalazioni online in più lingue in tutto il mondo, 24 ore su 24, 7 giorni su 7.

Perché dovrei inviare una segnalazione?

Le violazioni di leggi o norme di comportamento danneggiano lazienda e tutti i collaboratori. Con la segnalazione di tali irregolarità, consenti allazienda di intervenire in modo tempestivo e concreto. Integrità, rispetto e responsabilità sono valori fondamentali delle aziende che non solo hanno un impatto sul successo economico sostenibile, ma anche sul benessere di ogni individuo del team. Utilizzando la piattaforma di whistleblowing, le aziende rispettano la protezione dei segnalanti prevista dalla legge, creando così un ambiente riservato e protetto che garantisce il controllo e la trasparenza dei segnalanti. La persona segnalante viene informata tramite la piattaforma delle misure adottate e può interagire con lazienda, anche in forma anonima.

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Domande frequenti

Chi può inviare una segnalazione?

In linea di principio, tutti i dipendenti di un'azienda possono segnalare violazioni, compresi i tirocinanti, i liberi professionisti o i lavoratori assunti a tempo determinato. Se l'azienda apre il sistema a tale scopo, anche partner commerciali, fornitori, ex dipendenti o candidati possono inviare segnalazioni. Indipendentemente dalla posizione ricoperta dalla persona segnalante, tutti questi gruppi beneficiano della riservatezza e della protezione previste dalla legge.

Quanto è davvero confidenziale la segnalazione?

Trattiamo la tua identità e la violazione segnalata in modo completamente confidenziale. Le informazioni vengono condivise allinterno dellazienda solo da un piccolo gruppo di persone a scopo di ricerca. Puoi scegliere se rivelare la tua identità o rimanere anonimo. A seconda della situazione giuridica, le aziende potrebbero non essere legalmente obbligate a trattare informazioni anonime. Tuttavia, di regola si presta sempre attenzione alle segnalazioni serie. Poiché le informazioni che ci fornisci possono portare a indagini e conseguenze (se del caso, penali) per le persone interessate, le informazioni segnalate devono corrispondere alla verità. Lindicazione di fatti o sospetti deliberatamente errati può comportare conseguenze penali per il segnalante e, se del caso, denunce. In questo caso, come informatore, non sei protetto. Tuttavia, non dovrai affrontare alcuna conseguenza se fornisci le tue informazioni al meglio delle tue conoscenze e convinzioni e in buona fede, anche se queste in seguito si rivelano errate. Non contano le motivazioni della segnalazione, purché queste siano veritiere. Tieni presente che in qualità di segnalante non sei autorizzato a divulgare alcuna informazione se sei soggetto a un obbligo di riservatezza professionale imposto dalla legge, ad esempio in qualità di medico o consulente fiscale. Inoltre, in determinate circostanze, coloro che vengono a conoscenza della segnalazione possono essere obbligati per legge a divulgare integralmente le informazioni segnalate alle autorità statali. Ciò può verificarsi, ad esempio, quando esistono vincoli giuridici per lintervento delle autorità in settori interessati da una segnalazione. Allo stesso modo, le autorità investigative (ad esempio, nel corso di una perquisizione) o un tribunale possono obbligare lazienda a rivelare informazioni e lidentità della persona segnalante.

Come faccio a segnalare una violazione?

Affinché la segnalazione possa essere verificata ed elaborata correttamente, è importante fornire informazioni il più possibile specifiche e descrivere la violazione nel modo più preciso possibile. A tale scopo, si consiglia di rispondere alle domande Chi? – Cosa? – Dove? – Come? e Quando? Per poter garantire un rapido chiarimento, sarebbe utile se tu fossi disponibile a rispondere a qualsiasi domanda. Sia direttamente attraverso il sistema di whistleblowing, che per telefono o tramite un indirizzo e-mail da te fornito. Comunicando attraverso il sistema di whistleblowing, si rimane anonimi. A tal fine, crea un account anonimo dopo aver inviato la segnalazione. Verrai automaticamente indirizzato a questo dopo aver inviato la segnalazione. La comunicazione bidirezionale con l'azienda può quindi avvenire tramite questo account. Dovresti anche notare che la segnalazione sarà esaminata da persone che potrebbero non avere esperienza nel tuo campo. Pertanto, ti chiediamo di descrivere la questione nel modo più chiaro e concreto possibile. Nel caso avessi ulteriori domande sulla procedura o sul sistema di whistleblowing White Sparrow, puoi inviare un'e-mail al team White Sparrow all'indirizzo incident@mkm-compliance.de con le tue domande. Saremo lieti di fornirti informazioni non vincolanti e riservate sul processo di segnalazione.

Come si svolge il processo di segnalazione?

1. Nelle prossime pagine, ti verrà prima chiesto di descrivere in un modulo la violazione nel modo più dettagliato possibile e di fornire informazioni importanti. Informazioni come il tuo nome o la tua posizione non sono obbligatorie. 2. Se comunichi il tuo nome e una possibilità di contatto, riceverai entro tre mesi un riscontro sulle misure adottate. 3. Si prega di notare che lelaborazione richiede tempo a seconda della portata della segnalazione. Prendiamo sul serio la tua segnalazione e vorremmo esaminarla con la dovuta attenzione. Tuttavia, potremmo inviarti domande. Queste possono essere indirizzate direttamente a te attraverso il sistema, senza la necessità di rivelare la tua identità. 4. Durante le indagini, le parti interessate saranno coinvolte e invitate a collaborare. A seconda della segnalazione inoltrata, lazienda è obbligata a coinvolgere le autorità statali, come i pubblici ministeri o le autorità di vigilanza. - Se queste dovessero obbligare legalmente lazienda a fornire tutte le informazioni relative alla segnalazione, dovrà anche essere resa pubblica lidentità della persona segnalante. 5. Una volta conclusa lindagine, il segnalante riceve informazioni su come e con quali misure di follow-up è stata conclusa lindagine.

Quali standard di sicurezza sono soddisfatti?

Il sistema di whistleblowing White Sparrow è fornito da MKM Compliance GmbH come partner indipendente. Le segnalazioni vengono acquisite con lausilio di un software sviluppato da un ambiente bancario altamente sicuro e memorizzate in data center tecnicamente sicuri in Germania privi di accesso dallestero. Le informazioni riportate vengono memorizzate esclusivamente su server in data center certificati secondo DIN ISO 27001/27002, ISO 22301 e 27018, SOC 1, SOC 2 e SOC 3. I metadati assolutamente necessari per la trasmissione, come indirizzi IP o specifiche di rete e dispositivo, vengono memorizzati su questi server solo per un periodo di tempo estremamente breve e quindi cancellati senza che lazienda o i collaboratori di MKM Compliance vi abbiano accesso. Inoltre, il sistema è configurato in modo tale che un indirizzo IP non possa essere associato a una segnalazione inviata. Ciò implica che anche laccesso ai dati non può essere ricondotto a una segnalazione. Decidi tu stesso se rimanere anonimo o fornire informazioni su di te. In ogni caso, il contenuto del messaggio viene trasmesso in modo crittografato e sicuro.

Quali altri canali di segnalazione ci sono?

È possibile effettuare una segnalazione su questa piattaforma di whistleblowing, telefonicamente allo 0800-9908600 o via e-mail all'indirizzo incident@mkm-compliance.de. Le segnalazioni ricevute via e-mail vengono inserite manualmente come una nuova segnalazione nel sistema di whistleblowing dell'azienda interessata dai dipendenti di MKM Compliance GmbH che hanno giurato di mantenere il segreto. Se la società interessata offre altre opzioni per la presentazione di una segnalazione, potrebbe averla pubblicata essa stessa.