Sistema de denúncias

O cumprimento dos regulamentos legais é uma prioridade máxima para a nossa empresa. Queremos assegurar que o cumprimento seja garantido no futuro. Para este fim, é importante que infracções e comportamento incorrecto nos sejam comunicados. Esta é a única forma de o podermos corrigir e prevenir no futuro. Para permitir a denúncia de infracções e comportamente incorrecto, utilizamos um sistema de denúncias. Este sistema oferece aos nossos empregados, fornecedores e outros parceiros ou pessoas relacionadas com a empresa, a oportunidade de denunciar de forma segura infracções através de uma plataforma online. Os casos recebidos são investigados e tratados em concordância. A denunciantes que tentam promover comportamento correcto e actuam em boa fé, garantimos a maior protecção possível. As denúncias também podem ser apresentadas de forma anónima. Mesmo enquanto denunciante anónimo, a comunicação com a empresa é assegurada. Depois de apresentar a denúncia, crie o seu acesso anónimo para ter a possibilidade de comunicar com a empresa. A presunção de inocência aplica-se sempre a todas as pessoas envolvidas até que a infração tenha sido provada.

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Sistema & Segurança

A plataforma de denúncia utilizada pela nossa empresa é o sistema de denúncia White Sparrow da MKM Compliance GmbH. O sistema garante que as denúncias apresentadas são transportadas apenas de forma encriptada. Estas são processadas num ambiente altamente seguro e - se o denunciante assim o desejar - de forma anónima. Isto significa que, no caso de denúncias anónimas, não é registado e armazenado qualquer endereço de correio electrónico, número de telefone ou outros dados técnicos que permitam tirar conclusões sobre o denunciante. Os metadados necessários para a transmissão são posteriormente eliminados. Os sistemas, servidores e centros de dados estão certificados de acordo com as normas DIN ISO 27001/2, ISO 22301 e 27018, estão localizados na Alemanha e são mantidos exclusivamente por empresas alemãs. O processamento de todos os dados está naturalmente em conformidade com os regulamentos do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD). Os dados são armazenados numa base de dados onde apenas as pessoas designadas pela empresa têm acesso aos dados. Com o sistema de denúncia da White Sparrow, os relatórios podem ser submetidos online 24 horas por dia, sete dias por semana, em todo o mundo, em várias línguas.

Porque devo fazer uma denúncia?

As violações das leis ou dos códigos de conduta prejudicam a empresa e todos os trabalhadores. Ao comunicar estas queixas, permite que a empresa reaja de forma rápida e concreta. Integridade, respeito e responsabilidade são valores fundamentais das empresas que afectam não só o sucesso económico sustentável, mas também o bem-estar de cada indivíduo da equipa. Ao utilizar a plataforma de denúncia de irregularidades, as empresas respeitam a protecção legalmente exigida aos denunciantes e criam assim um ambiente confidencial e protegido que concede ao denunciante controlo e transparência. O denunciante é informado através da plataforma sobre as medidas tomadas e pode entrar em contacto com a empresa - também de forma anónima.

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Perguntas mais frequentes

Quem pode fazer uma denúncia?

Em princípio, todos os trabalhadores de uma empresa podem denunciar infracções, incluindo estagiários, freelancers ou trabalhadores temporários. Se a empresa abrir o sistema para este efeito, os parceiros comerciais, fornecedores, antigos empregados ou candidatos a emprego também podem apresentar denúncias. Independentemente da posição do denunciante, todos estes grupos beneficiam da confidencialidade e da protecção prevista na lei.

Será que a denúncia é realmente confidencial?

Mantemos a sua identidade e a violação comunicada absolutamente confidenciais. A informação é partilhada dentro da empresa apenas com um pequeno grupo de pessoas para efeitos de investigação. Pode optar por revelar a sua identidade ou permanecer anónimo. Dependendo da situação jurídica, as empresas podem não ser legalmente obrigadas a processar as denúncias anónimas. No entanto, as denúncias sérias serão sempre tomadas em devida atenção. Uma vez que as informações que nos transmite podem dar origem a investigações e consequências (eventualmente penais) para as pessoas em causa, deve estar convicto de que as informações comunicadas são verdadeiras. A comunicação de factos intencionalmente falsos ou de falsas suspeitas pode ter consequências penais para o denunciante e pode ser denunciada à polícia. Neste caso, não está protegido como denunciante. No entanto, não sofrerá quaisquer consequências se fornecer as suas informações de acordo com os seus conhecimentos e de boa fé, mesmo que mais tarde se venha a verificar que as informações são falsas. Os seus motivos para denunciar são irrelevantes, desde que os considere verdadeiros. Tenha em atenção que, como denunciante, não pode divulgar informações se estiver sujeito a um dever de confidencialidade profissional imposto por lei, como pode ser o caso de um médico ou de um contabilista. Além disso, as pessoas que tomam conhecimento da denúncia podem, em determinadas circunstâncias, ser legalmente obrigadas a divulgar as informações comunicadas na sua totalidade a entidades públicas. Este pode ser o caso, por exemplo, se existirem restrições legais ao envolvimento das autoridades em áreas afectadas por um relatório. Do mesmo modo, a empresa pode ser obrigada pelas autoridades de investigação (por exemplo, no decurso de uma investigação) ou por um tribunal a divulgar informações e a identidade do autor da denúncia.

Como faço uma denúncia?

Para que uma denúncia seja correctamente verificada e processada, é importante que forneça informações específicas e descreva a infracção com a maior precisão possível. Para o efeito, é importante responder às perguntas "Quem?", "O quê?", "Onde?", "Como?" e "Quando? A fim de garantir um esclarecimento rápido, seria útil que estivesse disponível para mais perguntas. É da sua escolha comunicar directamente através do sistema de denúncia ou por telefone ou correio electrónico. Ao comunicar através do sistema de denúncia, permanece anónimo. Para o efeito, é necessário criar uma conta anónima após a apresentação da denúncia. Receberá automaticamente instruções para o fazer após a apresentação da denúncia. Esta conta pode então ser utilizada para uma comunicação com a empresa. Deve também ter em conta que a denúncia será analisada por pessoas que poderão não ter conhecimentos especializados na sua área. Por isso, tente descrever os factos da forma clara e factual. Se tiver outras questões sobre o procedimento ou o sistema de denúncia da White Sparrow, pode enviar um e-mail à equipa da White Sparrow para incident@mkm-compliance.de com as suas questões. Iremos sempre responder ás suas perguntas de forma confidencial.

Qual é o procedimento de uma denúncia?

1. Nas páginas seguintes, ser-lhe-á pedido que descreva a infracção o mais pormenorizadamente possível e que forneça informações importantes. Informações como o seu nome ou cargo não são obrigatórias. 2. Se fornecer o seu nome e um meio de contacto, receberá informações sobre as medidas de acompanhamento tomadas no prazo máximo de três meses. 3. Por favor, tenha em atenção que o processamento pode demorar algum tempo, dependendo do âmbito da informação. Levamos as suas preocupações a sério e gostaríamos de as examinar com a devida diligência. No entanto, também é possível colocar-lhe questões previamente. Estas podem ser-lhe colocadas directamente através do sistema, sem que seja necessário revelar a sua identidade. 4. Durante o processo de investigação, as pessoas necessárias serão envolvidas e ser-lhes-á solicitada ajuda. Dependendo das informações comunicadas, a empresa pode ser obrigada a envolver autoridades estatais, como o Ministério Público. Se estas autoridades obrigarem legalmente a empresa a fornecer todas as informações sobre a denúncia, a identidade do denunciante também terá de ser revelada. 5. O denunciante receberá informações sobre como e com que medidas tomadas investigação foi concluída.

Que normas de segurança são cumpridas?

O sistema de denúncia White Sparrow é fornecido pela MKM Compliance GmbH. As informações são recolhidas com a ajuda de um software, desenvolvido num ambiente bancário altamente seguro, e armazenadas em centros de dados na Alemanha, sem acesso a partir do estrangeiro. As informações comunicadas são armazenadas exclusivamente em servidores de centros de dados certificados de acordo com as normas DIN ISO 27001/27002, ISO 22301 e 27018, SOC 1, SOC 2 e SOC 3. Nestes servidores, os metadados que são absolutamente necessários para a transmissão, como os endereços IP ou as especificações da rede e do dispositivo, são armazenados apenas durante um curto período de tempo e depois eliminados sem que as empresas ou os funcionários da MKM Compliance tenham acesso aos mesmos. Além disso, o sistema está configurado de tal forma que um endereço IP não pode ser associado a um relatório apresentado. Isto significa que mesmo o acesso aos dados significa que já não é possível atribuí-los a um relatório. No entanto é sempro o utilizador que decide se pretende permanecer anónimo ou fornecer informações pessoais. Em qualquer caso, o conteúdo da denúncia é transmitido de forma encriptada.

Que outros canais de denúncia existem?

Uma denúncia pode ser feita nesta plataforma ou por e-mail para incident@mkm-compliance.de. As informações recebidas por e-mail são introduzidas manualmente como um novo relatório no sistema de denúncia por funcionários da MKM Compliance GmbH. Se um empresa permitir outros meios para a apresentação de uma denúncia, estes serão publicados por meios próprios.